別再迷信電話會(huì)議

斯卡平克

讓每個(gè)人都站起來(lái)。按議程走。別讓人沒(méi)完沒(méi)了地說(shuō)話。關(guān)于如何主持會(huì)議才能不浪費(fèi)時(shí)間，人們有足夠多的建議。

對(duì)更大的時(shí)間浪費(fèi)：多方參與的電話會(huì)議，人們卻關(guān)注更少。

你知道整個(gè)程序。邀請(qǐng)郵件送達(dá)你的收件箱，上面有日期、時(shí)間、與會(huì)者名單、不同國(guó)家的撥入號(hào)，還有一個(gè)登陸碼（以井號(hào)結(jié)尾）。

我收到過(guò)十多封這類電話會(huì)議的邀請(qǐng)，尤其是那些為了討論即將舉辦的小組討論和活動(dòng)的會(huì)議。這些電話對(duì)最終的活動(dòng)都沒(méi)有太多貢獻(xiàn)。我之所以知道，是因?yàn)槲业慕巧侵鞒肿罱K的那項(xiàng)活動(dòng)。

這是電話會(huì)議和面對(duì)面會(huì)議之間的第一個(gè)區(qū)別：面對(duì)面會(huì)議由誰(shuí)主持很明顯，而電話會(huì)議由誰(shuí)主持卻很少有人清楚。在電話會(huì)議中，通常有人被列為組織者，他們有自己的（以井號(hào)結(jié)尾的）登錄碼，但他們往往不是電話會(huì)議的最資深與會(huì)者。依據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我可以說(shuō)，組織者很少會(huì)主持計(jì)劃中的活動(dòng)。通常，他們是組織電話會(huì)議的人。那可能是一個(gè)高級(jí)人物；也可能是他們的個(gè)人助理。

電話會(huì)議的組織者也許會(huì)在電話會(huì)議上起牽頭作用。這很難說(shuō)，因?yàn)椋ǔ悄銈円郧罢者^(guò)幾次面）很難知道某個(gè)時(shí)間是誰(shuí)在說(shuō)話。與面對(duì)面會(huì)議不同，你無(wú)法看到人們的面孔。

當(dāng)與會(huì)者“抵達(dá)”電話會(huì)議時(shí)，他們通常會(huì)說(shuō)：“嗨，這是黛安?！被蛘呦?9世紀(jì)的舞會(huì)宣布入場(chǎng)者那樣，由錄音宣布：“西蒙 · 茨加入了電話會(huì)議?！?——但之后你就必須積極去傾聽(tīng)任何語(yǔ)音標(biāo)識(shí)（口音、嗓音之類），幫助你識(shí)別誰(shuí)在說(shuō)話。

前提是你首先得能記住有誰(shuí)參加了電話會(huì)議。你可以在電腦屏幕上顯示一份與會(huì)者名單，如果你是在辦公桌前通話，這么做會(huì)更容易些。

坐在屏幕前還有其他優(yōu)勢(shì)：例如，您可以在與會(huì)者名單和新收到的電子郵件或Twitter消息之間切換。

你可能不在辦公桌旁。電話會(huì)議的一個(gè)公認(rèn)優(yōu)勢(shì)是沒(méi)有人知道你在哪里。你可能躺在床上；你可能在同一時(shí)間做其他更有成效的事情。如果那項(xiàng)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生噪音，記得按下您的靜音鍵。

我記得在一次電話會(huì)議中，大家都能聽(tīng)到某人的電話線上有叮叮當(dāng)當(dāng)?shù)穆曇?。最后，一名比較機(jī)靈的與會(huì)者問(wèn)道：“馬克斯，你是在清空洗碗機(jī)嗎？”

靜音鍵是你的好朋友，即便你不在做開(kāi)會(huì)以外的事情。你可以在需要說(shuō)話的時(shí)候取消靜音。你可以選擇完全不靜音。這是電話會(huì)議的另一個(gè)特點(diǎn)。有些人一聲不吭，而不同于面對(duì)面的會(huì)議，其他人很少會(huì)留意到。

最終，電話會(huì)議往往不了了之。有人可能會(huì)試著總結(jié)一下。通常大家都巴不得趕快掛斷電話。不可避免的是，電話會(huì)議談不成什么事情。

電話會(huì)議有哪些替代方案？有人會(huì)說(shuō)是視頻會(huì)議。當(dāng)然，技術(shù)是存在的，不僅在我們的手機(jī)和電腦上，還有超級(jí)復(fù)雜的視頻套件，讓世界另一端的人看起來(lái)就像是在同一個(gè)房間里。

當(dāng)只涉及兩個(gè)地點(diǎn)時(shí)，視頻會(huì)議通話可以奏效。超過(guò)這個(gè)數(shù)量，通常就會(huì)挫敗在場(chǎng)的每個(gè)人。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的前半個(gè)小時(shí)都用于尋找IT人員，然后等著他們擺弄鍵盤，輸入更多（以井號(hào)結(jié)尾的）代碼，之后才能讓每個(gè)人的面孔出現(xiàn)。

聯(lián)系多個(gè)參與者的最佳方式是交換電子郵件。你可能不看它們，而且這些電子郵件抄送的對(duì)象人數(shù)總是超過(guò)必要，但至少當(dāng)你開(kāi)始做這些電子郵件所說(shuō)的事情時(shí)，你有一個(gè)記錄。

我就不信有人能記住電話會(huì)議上談的內(nèi)容。