《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.4文件歸檔要求

文件歸檔時(shí)，對(duì)歸檔文件的質(zhì)量和數(shù)量都有一定的要求。

7.3.4.1企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔賁任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。

企業(yè)各職能部門、項(xiàng)目承辦部門在履行相關(guān)職責(zé)或完成某項(xiàng)工作的同時(shí)，應(yīng)注意履行有關(guān)檔案工作職責(zé)：首先，應(yīng)注意文件材料的形成;第二，應(yīng)注意文件材料的收集和積累;第三，應(yīng)按單位確定的文件整理辦法進(jìn)行預(yù)整理;第四，應(yīng)注意將預(yù)整理后的文件材料及時(shí)移交歸檔。

7.3.4.2歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。

歸檔文件的制作和書寫材料應(yīng)當(dāng)有益于長(zhǎng)久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙等，如是復(fù)寫紙或熱敏紙，應(yīng)復(fù)印后一并保存;完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是保證檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的檔案，其價(jià)值不僅會(huì)大打折扣，而且在許多情況下，會(huì)影響其依據(jù)憑證作用的發(fā)揮，有時(shí)甚至?xí)鹣喾吹淖饔?，給工作造成損失。所以，歸檔文件必須高度重視完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性;由于使用久遠(yuǎn)導(dǎo)致設(shè)備老化等原因，會(huì)造成打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備形成的文件質(zhì)量下降，不利于文件材料的長(zhǎng)久保存，為此，采用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備形成的圖文字跡應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)稱的質(zhì)量要求。

7.3.4.3歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。

檔案有兩個(gè)基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。一般情況下，文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原件文件只具備參考借鑒作用，而往往不具備依據(jù)憑證作用，因此，歸檔文件應(yīng)為原件。在實(shí)際工作中，由于各種原因而沒(méi)有文件原件，在這種特殊情況下，應(yīng)考慮采取一定的方法，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔，同時(shí)標(biāo)明原件的去向。

7.3.4.4非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

為便于保管和利用，音像、電子等載體形態(tài)的文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文（或少數(shù)民族文字）材料若有譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的材料至少應(yīng)譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

7.3.4.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

原則上，材料歸檔在數(shù)量方面的要求是一式一份，特殊情況下，可以適當(dāng)增加份數(shù)，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導(dǎo)致?lián)p毀。為此，立檔單位可根據(jù)本單位實(shí)際情況（重要的、利用頻繁的和有專門需要的），確定需要增加份數(shù)的文件材料的范圍。

7.3.4.6兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

當(dāng)兩個(gè)以上單位合作完成某個(gè)項(xiàng)目或活動(dòng)時(shí)，文件材料的形成單位并不是唯一的，相關(guān)單位應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

7.3.4.7文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。

各立檔單位應(yīng)重視文件材料的歸檔程序，即文件材料歸檔時(shí)，文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》，，重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)，應(yīng)由項(xiàng)目管理部門就項(xiàng)目概況、項(xiàng)目檔案管理情況等方面編寫歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。交接雙方根據(jù)《檔案交接登記表》進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案交接登記表》上簽字，交接雙方各保留一份。

（此部分未完待續(xù)）