事業(yè)單位科學(xué)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀和改進(jìn)措施

柴欣

摘 要：日常工作中，基層事業(yè)單位檔案人員通過對(duì)工作日常情況、相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和存檔等可形成不同形式的記錄，這些記錄就是科學(xué)技術(shù)檔案，供以后工作鑒定、資料提供使用。對(duì)于基層事業(yè)單位而言，這類檔案都具有很大的參考價(jià)值，有利于優(yōu)化檔案管理模式，讓其更數(shù)據(jù)化、信息化，意義重大。筆者將對(duì)基層事業(yè)單位科學(xué)技術(shù)檔案管理情況進(jìn)行分析，列舉現(xiàn)階段所存在的問題，提出一定的優(yōu)化建議，以期讓檔案發(fā)揮出更高的價(jià)值，提高檔案管理水平，促進(jìn)基層事業(yè)單位工作更好地推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 科學(xué)技術(shù) 檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）11（c）-0167-02

1 現(xiàn)階段基層事業(yè)單位科學(xué)技術(shù)檔案管理的問題

1.1 檔案意識(shí)不足，檔案管理缺乏規(guī)章統(tǒng)一性

財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、經(jīng)歷以及科技檔案等事件都?xì)w類于基層事業(yè)單位檔案。不過，很多基層事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)多側(cè)重于財(cái)務(wù)檔案和人事檔案，未能意識(shí)到技術(shù)檔案的重要性，出現(xiàn)重要事件記錄缺失，檔案不及時(shí)從職工手中回收等問題，如果檔案管理人員工作變動(dòng)，很容易因?yàn)榻唤硬贿^詳細(xì)或者不交接而發(fā)生檔案信息無法正確核對(duì)的情況，這不僅不利于事業(yè)單位的發(fā)展還會(huì)讓國(guó)家遭受損失。

1.2 未能對(duì)檔案管理提起足夠的重視

日常工作中，檔案管理是一項(xiàng)成績(jī)效果不明顯的工作，再加上基層科學(xué)技術(shù)檔案分類多、工作量大、人員不足以及管理繁雜等問題，該項(xiàng)工作一直被忽視，大多時(shí)候由其他工作人員兼職完成。此外，有些領(lǐng)導(dǎo)人員存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，覺得保管檔案就是檔案工作的本質(zhì)工作，只需做到資料完全，數(shù)據(jù)不外漏，符合查檔標(biāo)注即可。

進(jìn)入21世紀(jì)以后，我國(guó)各經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展創(chuàng)新，對(duì)于企業(yè)而言，將信息技術(shù)應(yīng)用與管理工作當(dāng)中有利于自身的長(zhǎng)久發(fā)展。事業(yè)單位也是如此，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用能夠極大的提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。不過，還有少數(shù)事業(yè)單位管理人員對(duì)信息化檔案管理認(rèn)識(shí)不足，工作依舊沿襲以往形式，工作效率低下。再者，某些領(lǐng)導(dǎo)人員覺得建設(shè)信息化檔案管理將要消耗大量的資金、人力和物力，這種偏差性的認(rèn)知讓其他部門人員幾乎都以觀望的態(tài)度看待檔案管理建設(shè)，而這在很大程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)甚至是事業(yè)單位健康長(zhǎng)久的發(fā)展。雖然有的事業(yè)單位在規(guī)劃?rùn)n案管理未來發(fā)展的過程中將信息化建設(shè)列為重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容，然而真正建設(shè)當(dāng)中并沒有真正、完全的了解信息化建設(shè)的核心與理念，將信息技術(shù)融入管理工作當(dāng)中。

1.3 檔案管理人員工作能力低、缺乏管理意識(shí)與管理策略

基層事業(yè)單位的工作量很大而工作人員不足，且在科技技術(shù)檔案管理方面的培訓(xùn)也不足，導(dǎo)致相關(guān)工作人員不熟悉歸檔流程、檔案材料收集等內(nèi)容，工作過于被動(dòng)性，歸檔材料精確度和真實(shí)度都比較低。此外，檔案管理人員還存在鑒別能力不足的問題，管理策略效率低下，使得科學(xué)技術(shù)檔案管理只是個(gè)表面形式，沒有什么實(shí)際效用。

1.4 科學(xué)技術(shù)檔案硬件設(shè)施不足，檔案利用率低下

現(xiàn)今，檔案管理設(shè)施基本就是檔案柜和檔案袋，檔案保存也就是將檔案整理按一定順序放好，可見硬件設(shè)置很落后。當(dāng)然，也有事業(yè)單位在檔案管理中采取軟件，不過無論是信息查詢、動(dòng)態(tài)跟蹤還是資料價(jià)值方面都存在明顯不足。

機(jī)械設(shè)備是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一，事業(yè)單位想要完成檔案管理信息化、科技化建設(shè)就要提高技術(shù)設(shè)備的投入力度，為檔案管理信息化建設(shè)奠定條件。可以說，沒有相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備，檔案管理信息化建設(shè)就沒有實(shí)際意義，自然也就沒有效果?，F(xiàn)今，我們可以發(fā)現(xiàn)，影響事業(yè)單位檔案管理日常工作處理效率的原因幾乎都是檔案管理設(shè)備，這些傳統(tǒng)設(shè)備已經(jīng)無法滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)其的要求，而且老化且已經(jīng)趨于淘汰或者已經(jīng)被淘汰的設(shè)備在工作過程中會(huì)時(shí)常出現(xiàn)問題，不僅影響檔案管理工作的推進(jìn)，還會(huì)耗費(fèi)一定的財(cái)力和人力對(duì)其維修、保養(yǎng)。哪怕事業(yè)單位定期對(duì)老化的檔案管理設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，但這無法真正解決設(shè)備故障所帶來的問題，無法讓檔案信息保證相應(yīng)的正確性、安心性和有效性。再者，在資金投入方面，事業(yè)單位會(huì)有相應(yīng)的限制，因此老舊設(shè)備的更新不及時(shí)，從而對(duì)檔案管理工作效率造成一定的影響。

科學(xué)技術(shù)檔案工作想要保證其有序性、單位協(xié)調(diào)性和高效性，就要先做到機(jī)密性、政策性和專業(yè)性。現(xiàn)階段，基層事業(yè)單位科學(xué)技術(shù)檔案管理的優(yōu)化要從觀念入手，采取一定策略，改變領(lǐng)導(dǎo)層和工作人員的思想，正確認(rèn)知科學(xué)信息技術(shù)的價(jià)值與意義，通過各種優(yōu)化策略讓檔案管理發(fā)揮出更大的作用，促進(jìn)基層事業(yè)單位的發(fā)展，為社會(huì)主義現(xiàn)代化添一分力。

1.5 科學(xué)技術(shù)檔案管理不規(guī)范，管理機(jī)構(gòu)不明確

缺乏專職人員，檔案種類多，工作量大是基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，日常工作處理時(shí)都是其他人員兼職完成，根本沒有相應(yīng)的整體性。在這種制度不明確甚至是無制度管理的情況下，檔案信息的管理與交接都建立在員工自覺性上，再加上交接程序缺乏規(guī)范性，責(zé)任獎(jiǎng)懲不明確等問題，檔案缺失時(shí)有發(fā)生，影響基層事業(yè)單位的發(fā)展。

2 有關(guān)基層事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)措施

2.1 健全檔案管理制度，提高科學(xué)技術(shù)檔案管理意識(shí)，制定檔案管理人員科學(xué)培新計(jì)劃

制定并健全檔案管理制度，優(yōu)化流程，改進(jìn)檔案收集不全面的問題，并對(duì)員工進(jìn)行意識(shí)培養(yǎng)，提高檔案歸檔的自覺性，讓檔案管理工作更為有效、實(shí)用且科學(xué)性。合格的科學(xué)技術(shù)檔案工作人員理應(yīng)參加各種針對(duì)性培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的管理理念與管理模式，改變意識(shí)與心態(tài)，在具備相應(yīng)地政治素養(yǎng)同時(shí)能夠堅(jiān)持科學(xué)的管理策略與原則，讓自身綜合水平得到進(jìn)一步提高，為基層事業(yè)單位乃至社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

2.2 樹立良好觀念，提高對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案管理工作的重視

事業(yè)單位檔案管理與發(fā)展是以工作人員能夠意識(shí)到科學(xué)技術(shù)檔案管理工作的重要性與意義為基礎(chǔ)的。對(duì)于基層事業(yè)單位而言，想要查詢過去數(shù)據(jù)或者歷史情況都要通過科學(xué)技術(shù)檔案來完成。對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案管理進(jìn)行完善與規(guī)范不但能夠讓事業(yè)單位管理水平得到提高，還能豐富國(guó)家檔案領(lǐng)域的數(shù)據(jù)，為結(jié)構(gòu)改革提供借鑒數(shù)據(jù)，讓社會(huì)公眾查詢更具法律性。endprint

2.3 規(guī)范管理制度，強(qiáng)化技術(shù)檔案收集力度

規(guī)范科學(xué)技術(shù)檔案管理制度并對(duì)其進(jìn)行完善，根據(jù)工作需要明確崗位責(zé)任，實(shí)施獎(jiǎng)懲策略，保障聲像、文字、實(shí)物、圖片等檔案類信息第一時(shí)間收回。同時(shí)，基層事業(yè)單位還要采取一定措施來提高職工的檔案意識(shí)，例如課程培訓(xùn)、宣傳講座等，重點(diǎn)宣傳大事件資料以及業(yè)務(wù)技術(shù)資料檔案歸檔的意義，而且這也有利于提高當(dāng)事人歸檔意識(shí)和主動(dòng)性，避免因時(shí)間過長(zhǎng)而發(fā)生信息不全等情況。倘若有人違反規(guī)章制度，基層事業(yè)單位可依據(jù)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》給予處罰。

2.4 健全檔案管理硬件設(shè)施，提高檔案管理價(jià)值

根據(jù)相關(guān)文件，提高資金投入，優(yōu)化檔案管理硬件設(shè)施，購(gòu)置全套的辦公設(shè)備，改善員工工作環(huán)境，做到“三室”分開“六防”到位。開展并堅(jiān)持信息化管理模式，讓科學(xué)技術(shù)檔案發(fā)揮其擁有價(jià)值。

2.5 讓檔案管理向信息化發(fā)展

無論是是時(shí)代發(fā)展還是管理工作要求，檔案管理勢(shì)必要向信息化發(fā)展?，F(xiàn)階段，檔案管理不再是簡(jiǎn)單的文檔分類、資料收集，而是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，具備存儲(chǔ)檢索功能、單子檔案?jìng)浞莺退袡n案“即辦即歸”功能，讓基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案處理時(shí)能及時(shí)獲取檔案信息，提高檔案歸檔和查閱效率。

3 結(jié)語

綜上所述，在新的會(huì)發(fā)展環(huán)境與要求下，事業(yè)單位首要工作就是跟上社會(huì)的不翻，開展檔案管理信息化建設(shè)工作。對(duì)此，事業(yè)單位不僅要扭轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員對(duì)信息技術(shù)以及檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知，還要學(xué)習(xí)當(dāng)今最為先進(jìn)的管理模式，爭(zhēng)取在面對(duì)諸多檔案管理問題時(shí)能用檔案管理信息化建設(shè)中的策略解決，這對(duì)社會(huì)和諧發(fā)展也是有一定注意的。誠(chéng)然，事業(yè)單位檔案管理工作依舊有很多問題尚未解決，不過只要采取相應(yīng)的策略，一段時(shí)間后，工作情況就會(huì)好轉(zhuǎn)，既為將來的管理工作提供參考又促進(jìn)事業(yè)單位部門之間的和諧，讓事業(yè)單位更為長(zhǎng)久的發(fā)展。

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