水文工程檔案管理存在的問題及對(duì)策

于 鵬

（煙臺(tái)市水文局，山東 煙臺(tái) 264000）

煙臺(tái)市水文局從2009年開始，進(jìn)入了水文工程建設(shè)的高速發(fā)展時(shí)期，先后進(jìn)行了17座大、中型水庫除險(xiǎn)加固水文設(shè)施工程，以及2011年度、2012年度、2013—2014年度三個(gè)階段的中小河流水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)工程建設(shè)，共建設(shè)完成水庫水文設(shè)施17處、雨量站195處、水位站10處、改造水文站7處、巡測(cè)水文站26處、中心水文站6處、巡測(cè)基地1處，現(xiàn)已全部投入運(yùn)行使用。本人作為檔案負(fù)責(zé)人參加了全部的工程建設(shè)，現(xiàn)就水文工程檔案管理過程存在的問題進(jìn)行分析，對(duì)如何提高水文工程檔案質(zhì)量進(jìn)行探討。

1 水文工程檔案管理存在的問題

1.1 傳統(tǒng)重建設(shè)輕檔案思想普遍存在

由于水文行業(yè)相對(duì)比較封閉，與外界單位聯(lián)系不密切，對(duì)新事物敏感度不高，所以，在水文工程施工建設(shè)過程，從上到下普遍存在重視工程的施工建設(shè)，忽視工程檔案的收集、整理的現(xiàn)象。由于施工過程中缺失對(duì)檔案資料的監(jiān)管，導(dǎo)致大多數(shù)工程都先施工后整檔案，工程建設(shè)與檔案管理脫節(jié)，造成很多有時(shí)效性的檔案資料消失，無法歸檔，嚴(yán)重影響工程檔案的質(zhì)量。

1.2 水文行業(yè)現(xiàn)狀與檔案管理需求人員的矛盾

隨著水文行業(yè)整體的快速發(fā)展，水文職能的不斷擴(kuò)大，日益繁重的工作量與現(xiàn)有編制不增加的矛盾越來越突出?，F(xiàn)有的水文骨干力量基本都身兼數(shù)職，而檔案管理工作對(duì)人員素質(zhì)要求較高，需要細(xì)心、責(zé)任心強(qiáng)、有良好的學(xué)習(xí)能力的人員擔(dān)任，這樣的人員往往是單位的骨干力量，在人員緊缺的情況下，不可能專職負(fù)責(zé)水文工程檔案工作，這就形成了人員工作安排上的矛盾。

1.3 水文現(xiàn)有人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)

受行業(yè)特性限制，水文從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)較單一，基本不存在具有相關(guān)檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才。想要?jiǎng)偃芜@項(xiàng)工作必須是邊干邊學(xué)，注定要耗費(fèi)大量精力在專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)上，在繁重的工作壓力下，很多人都是應(yīng)付了事，這也是造成水文檔案質(zhì)量不高的一個(gè)主要原因。

1.4 工程施工中檔案資料監(jiān)督手段缺乏

水文工程的特點(diǎn)是點(diǎn)多面廣，規(guī)模較小，投資不大，周期較短，位置偏遠(yuǎn)。很多檔案人員在施工過程中，對(duì)工程檔案情況不聞不問，只有在整個(gè)工程完工后，才對(duì)工程的檔案資料進(jìn)行審核。這就造成了工程施工過程中容易發(fā)現(xiàn)的小問題變成了大問題，應(yīng)該保留下來的資料沒有保留下來。這不僅給后期的檔案歸檔和整改工作帶麻煩，有時(shí)甚至影響到整個(gè)單位工程的驗(yàn)收。

1.5 缺乏對(duì)水文工程檔案系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)

各市水文局，作為省水文局在各市的現(xiàn)場(chǎng)建管單位，很多檔案工作人員對(duì)水文工程整體應(yīng)該有哪些檔案還不了解。水文工程檔案包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等各個(gè)方面，因?yàn)橛行n案工作人員在實(shí)際工作中，有的只對(duì)施工單位的檔案進(jìn)行檢查、管理，忽略了設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位的檔案資料，造成了各個(gè)單位的工程檔案資料的一致性、系統(tǒng)性存在問題。

2 提高水文工程檔案質(zhì)量的措施

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好水文工程檔案工作的重要前提。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，往往決定了這項(xiàng)工作的最終質(zhì)量。煙臺(tái)市水文局從工程建設(shè)初期就非常重視這項(xiàng)工程，專門成立了煙臺(tái)建設(shè)管理處下設(shè)工程部、檔案部、財(cái)務(wù)部、安全部等各個(gè)部門，制定了各個(gè)部門的規(guī)章制度以及每個(gè)工作崗位的崗位職責(zé)，并專門開會(huì)部署，要求以全局之力完成好水文工程建設(shè)工作。為整個(gè)水文工程的順利進(jìn)行，以及水文工程檔案的規(guī)范管理，提供了強(qiáng)有力的保障。

2.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化其專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)至關(guān)重要。只有具備了相關(guān)專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，才能管理出優(yōu)秀的水文工程檔案。山東省水文局為了完成好水文工程檔案管理工作，先后舉辦了“水庫除險(xiǎn)加固水文工程檔案培訓(xùn)”、“中小河流水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)班”等多次檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并印發(fā)了《山東省中小河流水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)工程驗(yàn)收管理手冊(cè)》，極大提高了各局檔案管理人員的檔案管理水平，并統(tǒng)一了各市局水文工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、格式。

2.3 落實(shí)人員，強(qiáng)化責(zé)任

根據(jù)水文行業(yè)工作現(xiàn)狀，安排2～3人對(duì)工程檔案進(jìn)行“兼管”是較好的選擇。這些人員在保證完成自己日常工作的同時(shí)負(fù)責(zé)工程檔案管理工作。在工程檔案工作繁忙時(shí)，以工程檔案工作為主，其它工作為檔案工作讓路。

多人參與這項(xiàng)工作，首先必須分工明確，避免推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生。其次要保證參與人員都具有一定相關(guān)專業(yè)水平，這樣才能在工作中達(dá)到查缺補(bǔ)漏。檔案工作人員一定要盡可能的固定，不要開展工作后隨意的進(jìn)行更換，以避免造成檔案管理工作斷層，或在檔案管理過程中發(fā)生責(zé)任推諉現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。

2.4 檔案管理人員必須“走出去”

水文工程檔案管理工作貫穿于整個(gè)水文工程建設(shè)過程，很多檔案管理人員認(rèn)為，檔案管理就是最后檢查一下每個(gè)單位的檔案資料，對(duì)照要求看看齊全不齊全就行了，整個(gè)施工過程甚至沒去過一次工程現(xiàn)場(chǎng)。自己對(duì)整個(gè)工程沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，那檔案管理工作只能是“應(yīng)付了事”、“形同虛設(shè)”?！白叱鋈ァ边€指水文工程檔案管理人員要定期配合其他現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)工程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，主要對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、檔案資料進(jìn)行合理把控，做好檢查記錄，做到心中有數(shù)。只有加大檢查力度，才能達(dá)到水文工程檔案與水文施工建設(shè)“同建設(shè)，同完工”的要求。

水文工程建設(shè)規(guī)模雖小，但具有較強(qiáng)的行業(yè)專業(yè)性，很多工程設(shè)施都有嚴(yán)格的規(guī)范要求。只有多跑現(xiàn)場(chǎng)，多與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位交流，才能盡可能避免工程完工后，達(dá)不到最終的使用目標(biāo)，而發(fā)生整改、重建現(xiàn)象。

2.5 做好監(jiān)理的“文章”

在水文工程建設(shè)中，監(jiān)理單位作為具有專業(yè)技術(shù)的工程參建第三方，很多檔案管理人員不知道加以管理、利用，往往容易做出很多出力不討好的事情。監(jiān)理的專業(yè)知識(shí)無疑比大部分的檔案管理人員要高，調(diào)動(dòng)監(jiān)理的積極性，使他們?yōu)樗臋n案管理把好關(guān)、服好務(wù)，是提高水文檔案質(zhì)量的有效手段。

煙臺(tái)市水文局通過成立工程督導(dǎo)小組，組織監(jiān)理與督導(dǎo)小組一起對(duì)在建工程的進(jìn)度、質(zhì)量、檔案進(jìn)行聯(lián)合檢查。在水文工程檔案匯總階段，通過組織水文局檔案管理人員、監(jiān)理、施工單位資料員聯(lián)合辦公手段，使整個(gè)工程檔案順利歸檔，極大提高了水文工程檔案的質(zhì)量。

3 結(jié)語

在水庫除險(xiǎn)加固工程和中小河流水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)工程建設(shè)中，煙臺(tái)市水文局經(jīng)歷了檔案管理工作無從下手的陣痛，也積累了如何把水文檔案資料收集好、管理好、保存好的寶貴經(jīng)驗(yàn)。作為水文工程建設(shè)的重要“痕跡”，水文工程檔案管理工作意義重大，相信檔案管理對(duì)今后的工程審計(jì)、資料查詢方面會(huì)發(fā)揮更加重大的作用。