思路創(chuàng)新 技術(shù)納新
——試論國(guó)有企業(yè)“兩辦”工作如何適應(yīng)新時(shí)代、新任務(wù)

黃 海

(中國(guó)水利水電第七工程局有限公司，四川 成都 610081)

1 概 述

國(guó)有企業(yè)“兩辦”即黨委辦公室和(董事長(zhǎng))行政辦公室系統(tǒng)的工作是國(guó)有企業(yè)的兩個(gè)最主要辦事中心。較長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，國(guó)有企業(yè)黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定實(shí)行“交叉任職”——董事長(zhǎng)兼任黨委書記、總經(jīng)理兼任黨委副書記。這樣的核心層布局以及國(guó)有企業(yè)普遍倡導(dǎo)的“齊抓共管”的內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制，直接決定了“兩辦”之間的工作關(guān)系不可能用一條杠杠撇清，也直接促使了“兩辦”工作的相互穿插與交融。筆者所屬企業(yè)的二級(jí)單位(或派出機(jī)構(gòu))縮減管理層級(jí)，提升管理效率，將“兩辦”合二而一，稱之為“辦公室”。

筆者重點(diǎn)從貫徹落實(shí)層面探討了“辦公室”如何與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)新要求、取得新進(jìn)展。

2 傳統(tǒng)的工作內(nèi)容與形式需要有所收縮

收縮之一：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子成員的綜合保障要求降低。工作保障。先以文秘為例，過(guò)去，領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加會(huì)議、檢查工作，多數(shù)時(shí)候需要辦公室提供講話稿，這種現(xiàn)象當(dāng)時(shí)也許有其特殊性和合理性，但從當(dāng)下而言，實(shí)為多此一舉了?，F(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)班子成員基本上清一色的科班出身，而且大多數(shù)經(jīng)歷過(guò)生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨建工作的任職，甚至是交叉任職歷練，特別是他們通過(guò)多種渠道獲得的信息達(dá)到了“比較全面”的程度。所以，由領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)揮，不但不會(huì)顧此失彼，而且還會(huì)更加有親和力、更加有針對(duì)性。當(dāng)然，擔(dān)負(fù)“參謀”職責(zé)的辦公室也必須有預(yù)案，腹有詩(shī)書，遇變不驚；再言公務(wù)接待。曾經(jīng)一度，公務(wù)接待被視為企業(yè)的“重頭戲”“面子工程”“對(duì)外聯(lián)絡(luò)的關(guān)鍵”，于是，辦公室必須花大量的時(shí)間處理與之相關(guān)的信息、資源。在該過(guò)程中每一個(gè)細(xì)節(jié)都要安排妥當(dāng)，務(wù)求萬(wàn)無(wú)一失。這種不得不精心應(yīng)付的繁文縟節(jié)往往伴隨一些令人糾結(jié)的負(fù)能量。所幸的是，這種現(xiàn)象已經(jīng)被“中央八項(xiàng)規(guī)定”一舉蕩滌，公務(wù)接待工作變得簡(jiǎn)單明了、有章可尋，與主題無(wú)關(guān)的附加活動(dòng)由于糾風(fēng)的常態(tài)化高壓態(tài)勢(shì)而全面收斂。

收縮之二：辦文辦會(huì)。辦文，就是各類公文的處理，從中央到基層，多個(gè)層級(jí)和文件提示要求減少各類不必要的文件發(fā)放，杜絕文件“套”文件，層層轉(zhuǎn)發(fā)的現(xiàn)象出現(xiàn)；辦會(huì)，就是對(duì)各種會(huì)務(wù)的統(tǒng)籌安排。十八大以來(lái)，集團(tuán)公司、上級(jí)公司多次文件要求嚴(yán)格控制各類會(huì)議活動(dòng)，能不開的堅(jiān)決不開，能合并的堅(jiān)決合并；嚴(yán)格控制各類會(huì)議的規(guī)模，控制各類評(píng)比表彰活動(dòng)和參會(huì)人員數(shù)量。雖然會(huì)議減少了，但涉及的會(huì)議文件準(zhǔn)備、議程安排、會(huì)務(wù)接待哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，會(huì)議就不會(huì)圓滿。而一旦出現(xiàn)敗筆，無(wú)論具體責(zé)任歸誰(shuí)，作為辦會(huì)的責(zé)任主體，辦公室都難辭其咎。

收縮之三：參謀議事職能。為領(lǐng)導(dǎo)出好謀，劃好策是衡量一個(gè)辦公室主任水平高低的主要指標(biāo)。過(guò)去的主要領(lǐng)導(dǎo)更多地是某個(gè)領(lǐng)域的專家或“帶頭人”，對(duì)一個(gè)單位或企業(yè)內(nèi)部的日常事務(wù)沒有過(guò)多的關(guān)注，在處理 “雞毛蒜皮”的瑣事時(shí)感覺有些無(wú)法下手，無(wú)所適從。此時(shí)，辦公室主任就要發(fā)揮他的特殊作用。有一次，單位一個(gè)部門要提拔一名部門主任，有兩個(gè)人選，一名是大學(xué)畢業(yè)就從事專業(yè)的技術(shù)骨干，業(yè)務(wù)突出，按章辦事；一名是學(xué)歷較低，業(yè)務(wù)較強(qiáng)，協(xié)調(diào)管理能力高的優(yōu)秀員工。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此事左右為難，不好決策。辦公室主任了解情況后，建議讓兩個(gè)人選分別主持1個(gè)月的部門工作，根據(jù)業(yè)績(jī)由相關(guān)人員投票決定哪個(gè)人能夠勝任。而現(xiàn)在要解決此類問(wèn)題，則為專業(yè)部門對(duì)符合條件的人員進(jìn)行篩選，通過(guò)公開競(jìng)聘，誰(shuí)的綜合得分最高誰(shuí)就當(dāng)選。過(guò)去由小范圍了解、言談舉止判斷、個(gè)別人員建議來(lái)決策的時(shí)期已不復(fù)返。

3 拓展新的工作形式，選擇新內(nèi)容，管理性質(zhì)從“松散型”逐漸步入“實(shí)質(zhì)型”

毫無(wú)疑問(wèn)，傳統(tǒng)辦公室工作的多個(gè)領(lǐng)域都在收縮。但是，這些收縮不但不會(huì)讓辦公室人員、無(wú)所事事，反而會(huì)倒逼辦公室工作與時(shí)俱進(jìn)、轉(zhuǎn)變思路、提質(zhì)飛躍，彰顯技術(shù)含量、時(shí)代特征。

從“倒逼”走向主動(dòng)，從而用“倒逼”之“苦”換來(lái)發(fā)展之“甜”的主張。其實(shí)，辦公室工作的許多“收縮”本質(zhì)上就是時(shí)代和發(fā)展因素的“倒逼”，也就是“破”除舊的一套已經(jīng)與現(xiàn)實(shí)工作需要不相適應(yīng)的部分，該推倒的推倒，該改進(jìn)的改進(jìn)；如果我們?cè)凇笆湛s”的倒逼中不能“拓展”，那么，就會(huì)在“破字當(dāng)頭”的客觀壓力下不能做到“立也就在其中”。 所以，拓展就成為我們唯一的選擇。沒有拓展，辦公室工作的“合理存在”就會(huì)被擠壓到極其狹窄的空間里。

拓展之一。承擔(dān)企業(yè)重大決策的“督辦”任務(wù)，實(shí)現(xiàn)從“一般程序性管理”到“實(shí)質(zhì)性管理”的飛躍。具體而言，就是根據(jù)黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)形成的決議，對(duì)二級(jí)單位等責(zé)任主體實(shí)行效能監(jiān)察、過(guò)程控制。包括兩項(xiàng)主要職能：一是對(duì)任務(wù)節(jié)點(diǎn)實(shí)施階段性提醒，并且及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋困點(diǎn)、難點(diǎn)；二是受黨政領(lǐng)導(dǎo)委托進(jìn)行問(wèn)責(zé)，并且對(duì)限期整改、甚至責(zé)任追究提出建議。

今年7月，為配合上級(jí)單位對(duì)突發(fā)重大事故的應(yīng)急管理，辦公室與安全部門配合模擬了一次項(xiàng)目部突發(fā)安全事故，要求各單位按照文件要求的程序、內(nèi)容、種類，定時(shí)、定點(diǎn)、定人報(bào)告上級(jí)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。在建18個(gè)項(xiàng)目在接到短信通知后，有15個(gè)項(xiàng)目按要求和程序完成了演練，地鐵、火車北站、小微園項(xiàng)目因故未上報(bào)。事后，辦公室根據(jù)問(wèn)責(zé)條例對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行了問(wèn)責(zé)處罰。

拓展之二。著力推進(jìn)信息收集與反饋方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)指令和信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)的信息收集反饋職能以發(fā)信息通報(bào)、資料和口頭轉(zhuǎn)達(dá)、口頭匯報(bào)為主，效率低、過(guò)程長(zhǎng)。對(duì)于工程戰(zhàn)線動(dòng)輒上千公里、項(xiàng)目動(dòng)輒幾十個(gè)、產(chǎn)值目標(biāo)動(dòng)輒幾十億、上百億的管理，其信息傳輸?shù)臅r(shí)效性和廣泛性都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求。為此，辦公室就主動(dòng)牽頭，著手構(gòu)建“遠(yuǎn)程視頻集控平臺(tái)”“視頻會(huì)議系統(tǒng)”“微信工作交流群”，秉持網(wǎng)絡(luò)化、集成化、智能化的理念，集成了視頻監(jiān)控系統(tǒng)、語(yǔ)音對(duì)話、圖片展示、數(shù)據(jù)收集、系統(tǒng)備份等，實(shí)現(xiàn)各單位之間信息共享、互聯(lián)互通、業(yè)務(wù)融合等功能。

拓展之三。著力推進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化和流程化建設(shè)，用OA辦公系統(tǒng)取代傳統(tǒng)辦公流程。按照傳統(tǒng)“公文處理”管理流程，一個(gè)決策性、規(guī)定性的管理文件從會(huì)簽到發(fā)放非常耗費(fèi)時(shí)間，如果遇到主要參與人員出差，往往就會(huì)拖到這位參與者回來(lái)；如果外出國(guó)際項(xiàng)目部處理問(wèn)題，就更不知道要拖到“猴年馬月”。2015年，公司總部有一個(gè)關(guān)于項(xiàng)目開發(fā)的重要會(huì)議，文件要求單位主要領(lǐng)導(dǎo)及分管市場(chǎng)開發(fā)的副職參加。因辦公室文秘的失誤，沒有及時(shí)電話通知在外出差的領(lǐng)導(dǎo)處理文件，造成相關(guān)人員未參加會(huì)議，一個(gè)5億元的市政項(xiàng)目“雞飛蛋打”，給企業(yè)造成很大損失。

拓展之四。采購(gòu)平臺(tái)的推廣使用。為規(guī)范辦公用品采購(gòu)，節(jié)約成本，防控風(fēng)險(xiǎn)，辦公室與相關(guān)部門與國(guó)內(nèi)知名的電商平臺(tái)洽談，搭建了專為本單位服務(wù)的通用商品采購(gòu)平臺(tái)。通過(guò)該平臺(tái)，對(duì)辦公用品、勞保用品、機(jī)票火車票等商品集中采購(gòu)，統(tǒng)一付款。單位所屬的全國(guó)各地的工程項(xiàng)目利用電商平臺(tái)的價(jià)格、物流、多種選擇的優(yōu)勢(shì)，以“公開、公平、公正、科學(xué)擇優(yōu)”的原則統(tǒng)一商品的采購(gòu)，極大地為企業(yè)節(jié)約了成本。以單位所屬四川藏區(qū)的雙江口水電站項(xiàng)目為例，該項(xiàng)目要購(gòu)買一批聯(lián)想辦公用電腦。辦公室會(huì)派一名采購(gòu)人員，申請(qǐng)一輛公務(wù)用車，到380 km外的成都購(gòu)買。需要花費(fèi)的成本是：采購(gòu)人、駕駛員工資及補(bǔ)貼、公務(wù)用車費(fèi)用、3 d時(shí)間、安全風(fēng)險(xiǎn)。而使用電商平臺(tái)，只需要一名采購(gòu)員在辦公室電腦上對(duì)多家電商平臺(tái)比價(jià)，擇優(yōu)選擇所需要的品牌型號(hào)，下單后由財(cái)務(wù)統(tǒng)一付款，3 d左右由電商物流將商品送到工地辦公場(chǎng)所，所節(jié)約的人力、物力、財(cái)力一目了然。

最后特別強(qiáng)調(diào)的是：辦公室工作無(wú)論怎樣“收縮”、無(wú)論怎樣“拓展”，其“服務(wù)功能”不能有一絲一毫的削減；反之，還要做得針對(duì)性更強(qiáng)、細(xì)節(jié)更加優(yōu)化、以人為本的作用更加能夠充分體現(xiàn)。所以，認(rèn)真研究和精心應(yīng)對(duì)新時(shí)代的企業(yè)服務(wù)工作是一個(gè)至關(guān)重要的課題，需要“智商”“情商”的全面協(xié)調(diào)。

4 結(jié) 語(yǔ)

追根溯源，無(wú)論時(shí)代變化、任務(wù)變遷，做好辦公室工作都離不開思路創(chuàng)新，技術(shù)納新。利用信息化的手段創(chuàng)新辦公室的工作方法，提升辦公業(yè)務(wù)的管理效率。該收縮的，就讓它收縮，這是大勢(shì)所趨，但要在收縮過(guò)程中保留其中的合理要核，并且在技術(shù)提升中加以轉(zhuǎn)換。該拓展的一定要拓展，這是職責(zé)所在、擔(dān)當(dāng)所需。不失時(shí)機(jī)地采納新技術(shù)，對(duì)辦公室工作進(jìn)行從理念到實(shí)踐的全面提升，最大限度地保留嚴(yán)肅性，最大可能地打造高效快捷，這就是與時(shí)俱進(jìn)。