國際文獻(xiàn)交換實踐探析
——以河北省圖書館為例

丁若虹

(河北省圖書館，河北石家莊 050011)

圖書館的國際圖書交換工作，是一種比較特殊的圖書館文獻(xiàn)管理活動，它具有多種不同的實際功能。有效的、合理的圖書交換，能夠積極配合圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)與圖書館的社會服務(wù)活動。同時，通過超越國家界限的文獻(xiàn)交換活動，可以獲得更豐富、更有效的文獻(xiàn)資源，并最終獲取更大的交換利益[1]。改革開放以來，順應(yīng)信息全球化發(fā)展趨勢，作為獲取國外各類圖書情報資料最便捷、最有效的手段之一，大多數(shù)省級公共圖書館將國際文獻(xiàn)交換作為本館文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要組成部分[2]。河北省圖書館與日本鳥取縣立圖書館間文獻(xiàn)交換20余年的實踐證明，長期穩(wěn)定的館藏書刊互換與交流，可實現(xiàn)豐富外文文獻(xiàn)，成就特色館藏，進(jìn)而帶動了其他業(yè)務(wù)延展，推動和加深國際間文化交流與合作，成為讓世界了解中國的一個窗口。

1 文獻(xiàn)交換基本情況

上世紀(jì)八十年代末，河北省與日本鳥取縣結(jié)成友好省縣，兩省縣文化交流不斷活躍和深入，由單純的高層互訪和貿(mào)易往來，逐步擴(kuò)展到農(nóng)林、環(huán)保、旅游、文教等多個領(lǐng)域的交流與合作，實現(xiàn)了互利共贏[3]。

1.1 達(dá)成初步意向

隨著兩省縣交流合作不斷深入與延展，鳥取縣立圖書館以“收集有關(guān)河北省資料，以供廣大縣民利用為目的”致函河北省圖書館，提出在“縣立圖書館開設(shè)河北省角，由兩館建立直接的交流，進(jìn)行資料交換與收集”的建議。河北省圖書館就兩館建立地方文獻(xiàn)交換提出初步合作意向，擬定交換原則、范圍及有關(guān)事項。1994年兩館開始以互贈文獻(xiàn)的方式嘗試圖書交換。

1.2 互訪并簽訂協(xié)議

1995年，以兩省縣締結(jié)友好關(guān)系10周年為契機(jī)，鳥取縣立圖書館一行首次來河北訪問，就一年分兩次寄贈交換文獻(xiàn)、適當(dāng)增加兩地地方文獻(xiàn)達(dá)成共識。至1996年4月，雙方交換的圖書已達(dá)70冊。同年6月，河北省圖書館一行赴鳥取縣立圖書館進(jìn)行訪問，簽訂《書刊交換協(xié)議書》，標(biāo)志著兩館文獻(xiàn)交換關(guān)系正式建立。2003年河北代表團(tuán)再次訪問鳥取圖書館期間，雙方對圖書交換協(xié)議進(jìn)行了修訂，調(diào)整交換文獻(xiàn)內(nèi)容。至2017年10月兩館實現(xiàn)了4次互派代表團(tuán)訪問交流，相互學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式與服務(wù)特色，取長補(bǔ)短。

1.3 內(nèi)容與范圍

基于1996年簽訂的《書刊交換協(xié)議書》，兩館交換文獻(xiàn)的范圍包括：地理、歷史、文化教育、科學(xué)技術(shù)、工業(yè)技術(shù)等五大方面，交換的數(shù)量為每年圖書60冊。2003年交換文獻(xiàn)的范圍進(jìn)行了細(xì)化，如文化教育類細(xì)分了“圖書館學(xué)”和“信息學(xué)”等方面的書刊，并增加了文學(xué)、統(tǒng)計、兒童書刊、制藥、醫(yī)藥衛(wèi)生、食品、建筑建材、農(nóng)業(yè)技術(shù)等。2017年10月，鳥取縣立圖書館到河北訪問期間，除書刊文獻(xiàn)交換以外，在協(xié)議中擬補(bǔ)充增加人員互派和數(shù)字資源合作內(nèi)容，以適應(yīng)新技術(shù)和數(shù)字化的發(fā)展趨勢。

2 具體做法

20余年的文獻(xiàn)交換工作的實踐證明，建立適應(yīng)長期穩(wěn)定合作的工作機(jī)制，規(guī)范的交換程序，以及館領(lǐng)導(dǎo)在推動合作與資金投入方面給予高度的支持與參與，都對穩(wěn)定和提高文獻(xiàn)交換發(fā)揮著積極而重要的作用。

2.1 商定交換原則，簽訂和修訂協(xié)議書

1991年8月，河北省圖書館就與鳥取縣立圖書館建立地方文獻(xiàn)交換關(guān)系提出兩條交換原則：①所有交換文獻(xiàn)都應(yīng)是正式公開出版發(fā)行的；②對等交換，互利互惠。這里指的對等交換即：圖書交換是一本對一本，雜志對雜志、書對書。1994年，兩館進(jìn)行了首次書刊贈送，期間就交換規(guī)則、范圍等進(jìn)行了充分討論，并達(dá)成共識。并在互換書刊資料有實質(zhì)性進(jìn)展的基礎(chǔ)上，充分考慮兩館地方文獻(xiàn)的收藏職能和民眾利用傾向，經(jīng)友好協(xié)商，1996年兩館正式簽訂《書刊交換協(xié)議書》共計5項12條。本著“對等交換的原則交換書刊”，并在協(xié)議中具體規(guī)定了書刊交換的內(nèi)容應(yīng)為“國內(nèi)優(yōu)秀出版物”，有關(guān)事項如“基于誠意選定交換書刊”，“所交換的書刊在做好保存的同時，使其能廣泛為兩省縣人民利用”等都寫進(jìn)了協(xié)議。協(xié)議文本由漢語、日語做成相同文本各兩份，經(jīng)雙方館長簽字后生效。2003年10月，兩館對《書刊交換協(xié)議書》進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，修訂后的協(xié)議共計5項14條。在原有協(xié)議的基礎(chǔ)上，書刊交換的內(nèi)容修訂為“國內(nèi)出版物”，擴(kuò)大了交換范圍。

2.2 規(guī)范交換程序

兩館嘗試進(jìn)行書刊交換時，書目只列書名、出版社和總冊數(shù)。后為確保交換的文獻(xiàn)能夠切實為當(dāng)?shù)鼐用窭茫尚枨箴^提出所需文獻(xiàn)的類別。1995年開始由對方提供交換的備選書目，比例為2∶1。書目一般詳列ISBN(ISSN)號、書(刊)名、作者、出版社、出版年月、定價、內(nèi)容提要等。對方從備選書目中按照協(xié)議或信函中約定數(shù)目選定所需文獻(xiàn)書目，然后將被選文獻(xiàn)、選定書目一起寄送給需求館。為節(jié)省郵資，采取分包的方法，一般采用海運(yùn)寄送形式。這在當(dāng)時省去了外國書商、中國圖書進(jìn)出口總公司、外文書店等多道中間環(huán)節(jié)，使獲取文獻(xiàn)的周期比正規(guī)貿(mào)易途徑訂購縮短半年左右。后隨互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，2009年交換文獻(xiàn)書目改由更為便捷的電子郵箱傳遞，書刊仍采用寄送方式。

2.3 建立館長信箱機(jī)制

自1991年開始，兩館歷任館長每年都有信件往來，約定并建立了長期穩(wěn)定的館長信箱機(jī)制，并通過商定交換事宜和交流工作，也建立了良好的個人友誼關(guān)系。兩館館長之間信函往來機(jī)制的建立，以及由此形成的良好的關(guān)系，避免了由于更換館長的因素影響或限制到交換工作的順利進(jìn)行和進(jìn)一步拓展。館長信箱重點(diǎn)是對每年交換文獻(xiàn)工作進(jìn)行商洽，交流兩館的特色工作以及獲得的成績和榮譽(yù)，通報兩國、兩省縣發(fā)生的重大事件。同時，歷任館長在信函中多次表達(dá)了：“促進(jìn)圖書館業(yè)務(wù)開展、加深兩館間的友好關(guān)系，使兩館間共同培育的‘文化之樹’從幼苗茁壯成長為參天大樹。通過‘書’這一橋梁，架起兩館的友誼之路，共同為中日文化交流做出積極的、應(yīng)有的貢獻(xiàn)”的良好意愿。2012年，日本鳥取縣立圖書館新上任館長高喬紀(jì)子在給河北省圖書館李春來館長的信中說到：“今年是日中邦交正常化40周年，我們一定繼續(xù)做好兩館圖書交換工作，并以此為日中關(guān)系的友好紐帶，為日中友好進(jìn)一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。”并為此加倍付諸了努力。

3 交換文獻(xiàn)的管理與利用

3.1 河北省圖書館

一是建立專題書目數(shù)據(jù)庫。與鳥取縣立圖書館交換的文獻(xiàn)，河北省圖書館按照中圖分類法進(jìn)行題名、責(zé)任者、ISBN號、出版社、分類號標(biāo)注，建立了專題書目數(shù)據(jù)庫，并附有書本式目錄、卡片式目錄和機(jī)讀目錄。二是設(shè)專架及專區(qū)開展讀者服務(wù)。在閱覽室、外文書庫均設(shè)立鳥取縣立圖書館交換文獻(xiàn)專架，書目數(shù)據(jù)庫和各類型目錄為讀者提供檢索、查詢和借閱服務(wù)。一般每年9-10月定期舉辦鳥取圖書館交換書刊展覽。2011年省圖書館完成舊館改造重新開放后，專門在外文文獻(xiàn)閱覽區(qū)開辟中日國際交流文獻(xiàn)區(qū)，向讀者展示推薦與日本鳥取縣立圖書館交換的圖書、期刊，為讀者了解日本文化、查閱相關(guān)資料提供了便利。三是開展專題服務(wù)。鳥取縣立圖書館提供的本國地震和防災(zāi)方面的研究性資料，為河北省內(nèi)有關(guān)部門和用戶在參考、研究和預(yù)防地震災(zāi)害方面提供了有效幫助。

3.2 鳥取縣立圖書館

鳥取縣立圖書館在館內(nèi)開設(shè)河北省角，將交換文獻(xiàn)進(jìn)行集中展示，向縣民提供有關(guān)河北省的漢語資料借閱服務(wù)。一是在讀者服務(wù)方面，開設(shè)的河北省角，一方面向本地日本縣民提供有關(guān)河北省的漢語資料，并提供了解相關(guān)的社會概況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展與文學(xué)作品等書刊借閱服務(wù)。一方面為在鳥取縣居住的華人提供中文書刊借閱服務(wù)，其中交換的日語學(xué)習(xí)用書在華人讀者群體中得到了充分利用，受到當(dāng)?shù)鼐用窈腿A人的歡迎。二是利用一切機(jī)會向縣民宣傳介紹與河北省圖書館的交流。如：利用鳥取縣立博物館舉辦“萬里長城寫真集”的機(jī)會展出與河北省圖書館交流的與“河北省、長城”相關(guān)的圖書，在“第12屆東北亞地區(qū)國際交流政府合作高層會議”上展出與河北省圖書館交換的圖書、期刊，為兩國文化的交流做出了不懈的努力。

4 實踐意義

4.1 豐富館藏文獻(xiàn)

通過與鳥取縣立圖書館進(jìn)行書刊交換20余年的實踐，交換(含贈送)的書刊達(dá)3000余冊。其中河北省內(nèi)出版社、雜志社出版的地方文獻(xiàn)，以及圖書館學(xué)術(shù)期刊作為交換主體，頗受鳥取縣立圖書館的歡迎。河北省圖書館則根據(jù)本省經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展，入藏了日本醫(yī)藥衛(wèi)生、食品、建筑(設(shè)計)、農(nóng)業(yè)技術(shù)、環(huán)境保護(hù)、年鑒、風(fēng)俗習(xí)慣、文學(xué)、廣告、語言、觀光旅游、日本鳥取出版物、動漫、地震等十多個專題文獻(xiàn)，各自豐富了中、日文書籍的入藏，同時交換文獻(xiàn)多利用復(fù)本，實現(xiàn)國際范圍內(nèi)的文獻(xiàn)資源再分配，節(jié)省了購書經(jīng)費(fèi)。實踐證明：建立長期穩(wěn)定的國際文獻(xiàn)交換關(guān)系是收集國外文獻(xiàn)既經(jīng)濟(jì)又有效的輔助手段，在豐富圖書館館藏方面發(fā)揮著積極的作用。

4.2 成就特色館藏

基于協(xié)議規(guī)定，兩館交換的文獻(xiàn)范圍相對固定。一是地方文獻(xiàn)、連續(xù)出版物、年鑒等書刊交換成就了兩館獨(dú)具特色的館藏。其中，交換的鳥取縣地方出版物占總數(shù)的10%，自2006年起連續(xù)交換日本動漫類、旅游觀光類書刊，交換到動漫作品33種179冊，契合了河北省與鳥取縣在動漫和旅游領(lǐng)域開展的合作，形成了河北省圖書館獨(dú)具特色的鳥取文獻(xiàn)和動漫作品專藏。二是形成專題文獻(xiàn)。兩館根據(jù)當(dāng)?shù)匚墨I(xiàn)特色與需求，隨時增加專題文獻(xiàn)的交換。如2008年四川汶川地震、2010年青海玉樹地震和2011年日本地震之后，兩館特別為對方提供了地震、防災(zāi)等方面的書刊資料。三是交換種類服從于讀者借閱需求。在實際交換工作中，為適應(yīng)社會發(fā)展和各自讀者需求變化，兩館會根據(jù)交換文獻(xiàn)利用效果與兩省縣居民需求進(jìn)行調(diào)整。通過文獻(xiàn)分析可看出兩館文學(xué)圖書交換占的比重最大，其次是反映兩國社會生活的圖書為兩館所重視；鳥取縣立圖書館對我國青少年教育和兒童讀物的需求逐年增長，河北省圖書館則對日本農(nóng)業(yè)、工業(yè)技術(shù)的文獻(xiàn)需求逐年減少。河北省圖書館交換文獻(xiàn)種類從多至少依次為：文學(xué)、中國社會現(xiàn)狀與研究、兒童讀物、日本研究、河北地方文獻(xiàn)、青少年教育與文化、東亞研究、經(jīng)濟(jì)、中日交流、生活用書、環(huán)境、傳記、日漢語學(xué)習(xí)、體育、造紙、旅游；鳥取縣立圖書館交換文獻(xiàn)種類從多至少依次為：文學(xué)、東亞研究、動漫、年鑒、鳥取地方文獻(xiàn)、環(huán)境建筑、經(jīng)濟(jì)、衛(wèi)生健康藥學(xué)、旅游與設(shè)計、食品、語言、IT、圖書情報、地震災(zāi)害防御、青少年教育問題、農(nóng)業(yè)。

4.3 帶動業(yè)務(wù)延展

在互換文獻(xiàn)、加強(qiáng)交流的基礎(chǔ)上，河北省圖書館和鳥取縣圖書館多次互派代表團(tuán)訪問參觀、交流業(yè)務(wù)與學(xué)術(shù)。分別于1995年、1996年、2003年、2017年四次互派代表團(tuán)進(jìn)行了訪問?；ピL過程中，雙方面對面溝通修訂了文獻(xiàn)交換協(xié)議，交流兩館的業(yè)務(wù)工作、特色服務(wù)，互通有無，取長補(bǔ)短，相互介紹和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和服務(wù)方式。如鳥取縣立圖書館職員公開招聘、流動圖書車、成立圖書館協(xié)議委員會采購圖書及細(xì)微服務(wù)舉措；倉吉市圖書館重點(diǎn)對嬰幼兒、未成年人、老人、視障讀者細(xì)致入微的服務(wù)措施；關(guān)西圖書館遠(yuǎn)程服務(wù)、電子圖書館、亞洲信息服務(wù)等特色[4]，這些先進(jìn)的管理與服務(wù)理念給河北省圖書館舊館改造很大啟發(fā)。

在互訪參觀各自圖書館、進(jìn)行工作交流的同時，順訪該國家及地方的圖書館、博物館。如2003年河北代表團(tuán)順訪了倉吉市圖書館、日本國立圖書館關(guān)西分館和燕趙園，2017年鳥取代表團(tuán)順訪了故宮、保定蓮池直隸圖書館舊址、石家莊市圖書館和滄州圖書館，搭建起更加深入了解、交流與溝通平臺。

4.4 推動和深化國際間文化交流與合作

河北省圖書館與日本鳥取縣立圖書館締結(jié)友好互換關(guān)系以來，雙方以書為載體，為本地區(qū)人民準(zhǔn)確、及時地提供了內(nèi)容豐富、范圍廣泛、極具參考價值的文獻(xiàn)信息。同時，圖書交流范圍日益廣泛，交換圖書的內(nèi)容愈來愈能適合對方讀者需求，交流的圖書資料越來越受到兩國讀者的喜愛，兩館間的相互了解和友誼不斷加深，也得到了兩地媒體的關(guān)注，并推動與其他河北締結(jié)友好縣的圖書贈送工作。如1996年兩館首次簽訂《書刊交換協(xié)議書》時，日本《讀賣新聞》《產(chǎn)經(jīng)新聞》《日本海新聞》進(jìn)行了圖文報道。1999年2月，長野縣贈送河北省圖書館圖書233冊，包括關(guān)于日語、長野縣專門書籍。20余年來兩館以書為媒，建立起兄弟般的友好館際關(guān)系，進(jìn)一步促進(jìn)了圖書館間的國際文化交流與合作。

長期以來，河北省圖書館與鳥取縣立圖書館從建立文獻(xiàn)交換關(guān)系入手，共同促進(jìn)了兩館及兩省縣圖書館事業(yè)的發(fā)展與繁榮。隨著信息化服務(wù)水平的不斷提升，兩館還將在總結(jié)兩館交流經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，積極拓展各種文獻(xiàn)載體和數(shù)字資源交換，建立強(qiáng)有力的交換信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺，通過互聯(lián)網(wǎng)縮短交換周期，節(jié)省交換成本[5]。并在總結(jié)實踐經(jīng)驗的同時，擴(kuò)大與其它國家館際間的交流與合作，拓展合作內(nèi)容，創(chuàng)新合作形式，促進(jìn)國際文化的深度交融，成為讓世界了解中國、了解河北的一個窗口。