（湖南財政經(jīng)濟學(xué)院 湖南 長沙 410205）

0.引言

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代社會已全面進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時代。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為人們提供了全新的溝通平臺，打破時間與空間的限制，拓展了人們接受信息的渠道，從根本上實現(xiàn)了信息的及時共享與傳遞。而高校由于不斷的擴招生源，致使辦學(xué)規(guī)模逐漸擴大，檔案信息數(shù)量日益增多，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理工作模式已無法適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展形勢，檔案管理部門的價值也不再是通過檔案的數(shù)量來決定，管理工作的效率及質(zhì)量才是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，衡量高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響作用下，高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)積極進(jìn)行革新，打破傳統(tǒng)管理模式、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，建設(shè)現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理機制，從根本上提高管理工作的能效，突顯其重要價值。

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對高校教學(xué)檔案管理的作用

1.1 教學(xué)檔案載體多樣

高校教學(xué)檔案管理，在以往工作過程中，主要的載體是紙張，所謂變化也只是改變紙張的規(guī)格，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的保存的載體、傳播的方式正在不斷的更新與發(fā)展，檔案部門中的儲存不在單純以紙張為載體，會出現(xiàn)多種形式的非印刷類的檔案，例如CD、磁盤、視頻資料、壓縮資料等檔案，并且還會相繼產(chǎn)生更多難以預(yù)料的先進(jìn)技術(shù)載體，呈現(xiàn)出檔案載體的多樣化。

1.2 檔案管理范圍拓展

在傳統(tǒng)的具體檔案管理基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境讓更多的信息庫及系統(tǒng)也逐漸變得智能化、現(xiàn)代化，網(wǎng)上出現(xiàn)的信息類別也多種多樣，信息數(shù)量變得越發(fā)龐大，而在這其中，檔案管理中的信息將實現(xiàn)數(shù)字化管理。用戶可以根據(jù)自己實際需求，查找閱覽相關(guān)檔案信息，并且在網(wǎng)絡(luò)的支持下，用戶不用特意到固定的場所查看檔案，可以隨時隨地的通過校園網(wǎng)絡(luò)及移動設(shè)備，或是在能夠上網(wǎng)的場所瀏覽檔案網(wǎng)頁，及時獲得相應(yīng)的信息服務(wù)。因此，現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理不僅可以管理傳統(tǒng)實體文件，還可以利用大量的網(wǎng)絡(luò)虛擬文件，并對其進(jìn)行管理。

1.3 管理方式更加便捷

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為用戶提供了更快的搜索及閱覽檔案的平臺，高校教學(xué)檔案管理工作將徹底打破傳統(tǒng)的人工的搜索模式，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人們展示了最新的文本、媒體閱覽及自動化高效檢索，檔案的歸類、立卷、編制、收藏等工作在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件設(shè)施的推動下，實現(xiàn)了大規(guī)模的智能化作業(yè)，有效提高了工作效率。傳統(tǒng)的檔案文件中的知識及內(nèi)容只能夠按照具體的線性規(guī)律進(jìn)行排序，嚴(yán)重影響了閱覽及搜索的速度，但通過網(wǎng)絡(luò)閱讀相關(guān)檔案信息，能讓原本抽象性的文字轉(zhuǎn)變成由圖像、視頻、聲音等具象化的形式，為使用者提供了諸多便利條件，為用戶的閱讀及使用帶來許多方便，可以更高效、更便利的得到想要檔案的信息。當(dāng)管理者需要翻閱檔案的原始文件時，可以再到校園檔案室或是部門中查找，這樣的模式，充分降低了檔案管理人員翻閱原始文件的頻率，不僅能夠長期保存檔案，又能提高其使用效率。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理的困境

2.1 檔案保存時間較短

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對高校教學(xué)檔案管理工作提出了全新要求，要將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案全部轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案文件，也就是所謂的電子文檔，這種基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新型檔案，不僅體積小，同時儲存空間較大、保存方便，并且可以隨時隨地進(jìn)行復(fù)制粘貼以及信息共享，而這一轉(zhuǎn)變也讓原本檔案管理工作中的原始性、安全性等特點變得不穩(wěn)定，容易出現(xiàn)信息丟失、重要信息泄露或是被盜取等危險問題，與其相對應(yīng)的法律效力也將受到不良影響。在現(xiàn)代化信息不斷大量被傳播過程中，檔案已成為現(xiàn)代社會多種信息資源中的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，數(shù)量也會逐漸增長，其內(nèi)容將更為豐富，而檔案的載體類型也會更多，因此，在未來的長時間內(nèi)，高校教學(xué)檔案與網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案會并存。

2.2 立卷制度急需改革

立卷制度已經(jīng)推行了幾十年的時間，但受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，以往的卷級管理正在逐漸向文件管理靠攏，希望能以此滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的的全新要求。高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展形勢、技術(shù)特點以及具體要求，對傳統(tǒng)管理工作模式進(jìn)行革新，這樣才能在眾多高校中脫穎而出，長期生存下去。因此，高校應(yīng)打破傳統(tǒng)立卷制度為其工作帶來的諸多瓶頸，但由于目前沒有具體的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，在這樣的摸索使其，各高校應(yīng)做好自身本職工作，并且加快制定出檔案保存、統(tǒng)籌、整理等方面的工作標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 管理人員素養(yǎng)較低

高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化模式，需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支持。比如標(biāo)引的自動化處理、磁盤的保存、多媒體技術(shù)、人工智能化、網(wǎng)絡(luò)檔案管理、信息安全工作等都是教學(xué)檔案管理工作將來常用的高新技術(shù)。因此，就要求高校教學(xué)檔案管理人員應(yīng)具備熟練的計算機操作能力、扎實的理論知識，懂得隨機應(yīng)變，并且要掌握一定程度的英語，只有成為這樣綜合應(yīng)用型人才，才能夠更加適應(yīng)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的發(fā)展形勢，才能更加的面對當(dāng)前社會的新格局。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理有效策略

3.1 提高對檔案管理認(rèn)識及工作領(lǐng)導(dǎo)

高校應(yīng)全面貫徹并落實國家對檔案工作提出的全新指導(dǎo)方針與政策，充分明確檔案管理工作是保護(hù)黨及國家最為真實面貌的根本性事業(yè)，是發(fā)展建設(shè)國家各項事業(yè)中無法替代的領(lǐng)導(dǎo)精神，要用建設(shè)性眼光與現(xiàn)代化的工作理念，正確認(rèn)識、對待檔案管理工作的重要意義與積極影響，進(jìn)加強對其工作的領(lǐng)導(dǎo)。而對于高校教學(xué)檔案管理工作來說，在院校工作中占據(jù)重要地位，是管理工作中主要構(gòu)成部分，其工作所包含的范圍較廣、工作任務(wù)多，高校應(yīng)將納入到院校未來的發(fā)展建設(shè)中，將其提上日程，逐漸提高工作環(huán)境，讓教學(xué)檔案管理工作能夠與院校中其他各項工作保持協(xié)調(diào)發(fā)展關(guān)系。同時，高校還應(yīng)將檔案管理的工作的信息化建設(shè)一并納入到學(xué)校一體化規(guī)劃當(dāng)中，將該項工作中各類文件內(nèi)容的歸檔整理工作實行崗位責(zé)任制度，劃分到教學(xué)、科研項目以及各部門管理者的職責(zé)范疇中。加大關(guān)于網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案的工作宣傳力度，讓校內(nèi)職工人員深刻意識到檔案管理工作的重要意義，因而全面支持該項工作，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。此外，高校應(yīng)提高教學(xué)檔案管理工作的服務(wù)意識，對于校內(nèi)的工作職能及所承接的業(yè)務(wù)范圍，結(jié)合相關(guān)市場中的知識經(jīng)濟對信息的需求，靈活多變、更貼近使用者的實際要求的方式為學(xué)校、社會提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)。將管理工作中的重要方向由以往的整理向信息的重構(gòu)及創(chuàng)新方向靠攏，為院校各系領(lǐng)導(dǎo)、廣大教師、科研團隊以及管理者們提供更加有力的文獻(xiàn)綜述、重要事記、章程匯編、研究成果、主題目錄、精彩論文以及目錄檢索等，將傳統(tǒng)被動、低端的服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動、高端、先進(jìn)的知識服務(wù)。

3.2 加快現(xiàn)代化教學(xué)檔案資源庫建設(shè)

高校教學(xué)檔案管理工作的信息化建設(shè)的核心應(yīng)是資源的建設(shè)，將信息網(wǎng)絡(luò)作為建設(shè)工作的重要前提，有序開展各項工作，主要內(nèi)容有：（1）高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)，開發(fā)與高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的綜合性管理軟件，該軟件具有收納、整理、分類、歸檔、保存、統(tǒng)計、搜索、編制、使用等功能，能夠充分的對教學(xué)檔案進(jìn)行管理與把控，制定出標(biāo)準(zhǔn)化的制度體系，充分實現(xiàn)檔案管理的智能化。（2）加強信息資源庫建設(shè)，是檔案信息資源能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的保存于傳輸，高校教學(xué)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化主要是由管理部門中資源的網(wǎng)絡(luò)化及新生資源網(wǎng)絡(luò)化兩部分構(gòu)成的。（3）加大對教學(xué)檔案的開發(fā)與利用力度，儲存檔案的最終目的是能夠?qū)ζ溆行Ю?，高校教學(xué)檔案管理部門想要最大化體現(xiàn)出檔案的重要價值，就應(yīng)編訂好各類別檔案的卷宗目錄、按照類別制作卡片，以及開發(fā)更為便捷的搜索工具。應(yīng)全面了解檔案使用時的具體規(guī)律，分析用戶的實際需求，加強對主題的跟蹤搜集，研制出教學(xué)檔案中的服務(wù)信息項目，比如可以制定具體章程，干部評選、職位評定、碩士論文等資料的信息庫，團隊共同編寫出科研項目等方面的材料，便于使用者隨時上網(wǎng)查詢。

3.3 強化教學(xué)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人才是提升高校教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，信息化的檔案管理模式需要對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用熟練的現(xiàn)代化人才，若綜合素養(yǎng)欠缺，將難以勝任當(dāng)前教學(xué)檔案管理中的各項工作，也無法真正的讓其發(fā)揮出重要價值。因此，高校教學(xué)檔案管理人才的綜合素養(yǎng)，決定著管理工作整體的質(zhì)量及信息化建設(shè)水平。因此，首先高校應(yīng)樹立先進(jìn)的服務(wù)觀念，在網(wǎng)絡(luò)時代，觀念的落后將會成為最大的落后，先進(jìn)的技術(shù)需要創(chuàng)新的理念及思想支持，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校教學(xué)檔案管理工作需要先進(jìn)的服務(wù)觀念，檔案管理者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)以檔案數(shù)量、藏館面積等來衡量管理工作的服務(wù)水平觀念，應(yīng)建立以為用戶提供高質(zhì)量的信息以及優(yōu)質(zhì)服務(wù)為管理水平標(biāo)準(zhǔn)的觀念，打破以往被動、封閉式的服務(wù)模式，全面實行開放化、主動性的檔案信息服務(wù)。其次，高校應(yīng)加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，應(yīng)對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行再教育，強化他們的職業(yè)精神及熱愛崗位的意識，加強他們的思想能力，進(jìn)一步讓管理者明確自身的工作責(zé)任。同時，還要對他們進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，積極參與各類檔案的研討大會，與檔案界的工作同仁進(jìn)行具體的探討、交流，相互分享工作經(jīng)驗，學(xué)習(xí)別人先進(jìn)的管理觀念及工作模式，以此來拓展管理人員的視野，實現(xiàn)共同進(jìn)步。此外，還應(yīng)加強管理人員的計算機實際操作能力，讓他們掌握具體操作流程，注意事項、日常維護(hù)等方面的知識與能力，從根本上讓他們意識到網(wǎng)絡(luò)管理模式的優(yōu)勢，提高對其的重視程度，從而建立全面的工作觀念，進(jìn)一步促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)及發(fā)展。

4.結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們的思想、日常生活、工作方式等都發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，高校的教學(xué)檔案管理工作也因而面臨了諸多困境。因此，高校應(yīng)立足于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代，把握住寶貴的機遇、積極轉(zhuǎn)變工作觀念、正確定位工作方向、全面創(chuàng)新管理模式、明確檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢，就完全能夠開啟高校教學(xué)檔案管理工作的新篇章，迎來事業(yè)的新輝煌。

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