淺談水土保持檔案規(guī)范化管理必要性及對策

(遼寧省彰武縣水利技術(shù)推廣中心站，遼寧 阜新 123200)

水土保持工作的開展對保證水資源合理利用具有重要意義。而在水土保持工作開展中，對水土保持過程中所形成的檔案進(jìn)行合理管理，將對實(shí)現(xiàn)水土保持工作的合理開展及為后期維護(hù)與保養(yǎng)提供參考[1]。水土保持檔案主要指留有保存價值的文字、土質(zhì)及聲像等文件資料，是水土保持工程實(shí)施工作的重要反映；做好檔案管理對實(shí)現(xiàn)對工程項目的全面鑒定及事故調(diào)查具有重要意義。隨我國水土保持建設(shè)投資與建設(shè)力度的增大，水土保持工作檔案管理涉及內(nèi)容廣泛且難度加大[2]。因此，如何實(shí)施對水土保持檔案管理及解決現(xiàn)有檔案管理混亂的局面對促進(jìn)水土保持工作質(zhì)量的提高具有重要意義。

1 水土保持檔案特點(diǎn)及其功能分析

1.1 水土保持檔案特點(diǎn)分析

綜合來講，水土保持檔案具有以下特點(diǎn)，具體如下：(1)水土保持工程涉及范圍廣及內(nèi)容豐富，如包含勘察、測繪、評估、施工等，且還包括水利、氣象等信息，故涉及面廣及綜合性強(qiáng)是主要特點(diǎn)。(2)水土保持屬于實(shí)踐活動，具有季節(jié)性及涉及區(qū)域廣等特點(diǎn)，故水土保持過程所形成的文件及檔案須包含汛期多變氣候數(shù)據(jù)及地質(zhì)災(zāi)害預(yù)測等，數(shù)據(jù)的收集國過于分散且影響性強(qiáng)。(3)檔案形成的周期性也是主要特點(diǎn)，即部分水土保持工程項目艱巨，且受地質(zhì)及地理環(huán)境影響大，工程項目實(shí)施周期長(長達(dá)多年)；而部分項目屬于小型工程，施工周期短(2-3個月基本完工)，使得水土保持檔案管理存在周期性差異，常由于人員、環(huán)境等因素導(dǎo)致檔案管理不及時及出現(xiàn)差異。

1.2 水土保持檔案功能分析

做好檔案管理，有利于相關(guān)人員分析水土保持相關(guān)數(shù)據(jù)及為科學(xué)研究與項目實(shí)施提供技術(shù)參考。綜合來講，水土保持檔案管理可為以下工作的實(shí)施提供根據(jù)，具體如下：(1)水土保持檔案可作為工程項目檢查驗收的依據(jù)；如工程項目驗收主要包括技術(shù)資料、資金落實(shí)等內(nèi)容；檔案驗收作為工程項目驗收的主要資料，有利于工程項目驗收的順利進(jìn)行。(2)水土保持檔案涉及范圍廣，如生態(tài)建設(shè)情況、監(jiān)督管理情況及環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)等，政府及相關(guān)單位在對水利工程項目實(shí)施建設(shè)中必須參考水土保持相關(guān)檔案，以便為項目決策提供科學(xué)及有效性。(3)水土保持檔案中包含大量信息，檔案管理工作的有效實(shí)施保證了檔案的完整性，可促進(jìn)相關(guān)單位及人員之間的信息交流與合作，有利于水土保持工程的發(fā)展[3]。

2 水土保持檔案管理存在問題分析

2.1 部分區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理重視程度不足

遼河流域?qū)儆谖覈叽罅饔蛑?，橫跨遼寧省，并流經(jīng)多個區(qū)縣，水土保持工作管理分散，難度大，做好檔案管理尤為重要。而結(jié)合實(shí)際情況，雖然該省市區(qū)域檔案管理工作取得了較大的成績，檔案管理的完整性及有效性得以顯著的提升，但部分區(qū)域管轄領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的不重視導(dǎo)致檔案管理存在較多漏洞；如部分區(qū)縣水土保持管理部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理可有可無導(dǎo)致及管理經(jīng)費(fèi)不足等，導(dǎo)致檔案管理存在較多問題，如資料保存不完整及保存中由于外界因素影響而造成損壞等，影響保存及使用。

2.2 檔案管理相關(guān)制度不健全

基于管理學(xué)理論，以法治理及以制度辦事是基本原則，而現(xiàn)有檔案管理中常由于缺乏必要的管理制度而影響檔案的管理；以此同時，部分區(qū)域雖然建立了檔案管理制度，明確了檔案管理的基本理念及方法，但管理辦法可行性低、實(shí)施效果差等導(dǎo)致檔案管理工作存在較多漏洞，如檔案文件管理中原始文件丟失及損壞情況嚴(yán)重，影響檔案功能的發(fā)揮及使用。

2.3 檔案管理不規(guī)范及利用率低

檔案應(yīng)能夠及時、準(zhǔn)確的收集及完整、系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存是基本原則。故在檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)檔案類型分類、分冊、分區(qū)域存放，建立目錄并裝訂成卷宗，以便后查。而目前水土保持檔案雖然按照項目類型實(shí)施了分類管理，但未按照要求建立目錄及實(shí)施統(tǒng)一編碼管理，故在后期檔案調(diào)閱中增加了檔案查詢難度，不僅不利于檔案的歸檔與保存，且對檔案調(diào)閱與查詢帶了不便。

2.4 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差

雖然各政府及單位加強(qiáng)了對水土保持檔案的管理，部分單位由于缺乏必要的資金投入及未設(shè)置專門或兼職的檔案管理人員實(shí)施對檔案的管理，常造成檔案管理中存在較多問題。如部分單位未設(shè)置“專人專室專柜”對檔案實(shí)施管理，導(dǎo)致檔案管理過程存在隨意化及檔案無地存放等，致使檔案遺漏、損壞、丟失他人隨意亂動的情況經(jīng)常發(fā)生，對水土保持工作的開展及其不利。

2.5 檔案管理專業(yè)技術(shù)人員及技術(shù)缺乏

近些年，我國在大力推進(jìn)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使得檔案管理工作及能力得以顯著提升。但人員問題及技能問題導(dǎo)致檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理存在難度。(1)檔案管理專業(yè)化人才缺乏，雖然各高校加大了對檔案管理專業(yè)專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，但由于相關(guān)單位對檔案管理工作的重視程度低，擇業(yè)困難，導(dǎo)致專業(yè)技術(shù)人才缺乏；(2)技術(shù)缺乏也是主要問題，先進(jìn)信息化管理手段未能得以使用導(dǎo)致檔案管理智能化水平差。

3 水土保持檔案管理應(yīng)對措施分析與討論

3.1 相關(guān)單位管理人員提高檔案管理意識及實(shí)施統(tǒng)籌管理

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案管理管理引起高度重視，并對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)。(1)相關(guān)單位應(yīng)對檔案管理工作引起足夠的重視，并組織相關(guān)培訓(xùn)等，加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員的思維意識，提高其對檔案管理的認(rèn)識程度；(2)相關(guān)單位應(yīng)建立單位領(lǐng)導(dǎo)為主導(dǎo)的的檔案管理小組負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行部署與協(xié)調(diào)，減少檔案管理工作中的盲目性；(3)在日常管理中，單位應(yīng)提供有效機(jī)會，創(chuàng)造機(jī)會，強(qiáng)化與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的交流與協(xié)作，引入先進(jìn)檔案管理理念，為水土保持檔案管理工作的開展提供保證。

3.2 建立健全規(guī)章制度及規(guī)范并有效落實(shí)

針對檔案管理規(guī)范不健全及落實(shí)不到位的問題，應(yīng)從以下兩方面抓起：(1)建立健全檔案管理制度；國家及地方政府根據(jù)所管轄區(qū)域特點(diǎn)，明確檔案管理的基本思路及方式，為地方部門制定檔案管理制度提供依據(jù)與綱領(lǐng)。地方單位應(yīng)結(jié)合上級政府對檔案管理的綱領(lǐng)性文件，制定符合自身的檔案管理制度，以保證其可操作性；(2)相關(guān)單位應(yīng)建立檔案管理記錄，對歸檔及借閱情況進(jìn)行記錄，并加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督與考核，定期對檔案的收集與歸檔情況進(jìn)行核查，以確保檔案管理工作的落實(shí)。

3.3 統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與方法

檔案管理工作屬于嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致性工作，建立合理的管理標(biāo)準(zhǔn)并落實(shí)將對管理工作的開展起到積極作用。做好對檔案文件的分類，以水土保持檔案特殊性考慮，可將該類檔案分為，文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、電子檔案、聲像檔案和特殊載體檔案等7大類。根據(jù)以上分類，對其分類進(jìn)行細(xì)化，如業(yè)務(wù)檔案又分為:小流域綜合治理規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)項目水土保持方案、坡耕地治理實(shí)施方案、水土保持監(jiān)測等。在以上分類基礎(chǔ)上，按照不同年份進(jìn)行統(tǒng)一編號與歸類，制作檔案管理目錄，并放入指定檔案盒進(jìn)行管理，對于保證檔案的可查性及實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理具有一定參考價值。

3.4 落實(shí)專人專室管理及全員參與的管理方式

水土保持工作所涉及的檔案文件繁多，且數(shù)量大，實(shí)現(xiàn)有序安全管理，必須投入足夠經(jīng)費(fèi)實(shí)施專人專室管理，確保其安全。首先，相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理相關(guān)要求設(shè)立專門的檔案存放室或存放柜，上鎖管理與保存，以減免遺失等情況發(fā)生。其次，專人管理對于保證檔案管理責(zé)任制的落實(shí)及提高管理效果具有重要意義，企業(yè)應(yīng)引入專業(yè)人員從事該項工作，確保該項工作有序開展。再者，檔案管理工作應(yīng)在專人負(fù)責(zé)為主導(dǎo)上，各相關(guān)部分及科室應(yīng)指定專人或兼職收集、分類相關(guān)信息，及時歸檔及提交，實(shí)現(xiàn)全員參與，人人有責(zé)的目的。此外，對于電子檔案的管理，應(yīng)設(shè)定密碼及專人保存，嚴(yán)禁其他人員復(fù)制及使用。

3.5 加強(qiáng)人員培訓(xùn)及先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理工作屬于專業(yè)性工作，專業(yè)化程度高及責(zé)任重大，檔案管理人員應(yīng)具有專業(yè)的技能及責(zé)任意識。首先，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，采取適當(dāng)激勵措施提高管理人員技能水平。其次，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理系信息技術(shù)的應(yīng)用，利用當(dāng)前自動信息化相關(guān)技術(shù)，完善信息數(shù)據(jù)收集手段及流程，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并設(shè)定供具有權(quán)限人員查詢的端口等，實(shí)現(xiàn)對檔案收集歸檔及查詢的電子化服務(wù)，提高檔案管理效率。再者，加大對檔案室相關(guān)防護(hù)措施的投入及做好監(jiān)督，如完善檔案室存儲條件，安設(shè)空調(diào)、溫濕度監(jiān)控儀、滅火器等設(shè)施，改善檔案室硬件條件，對實(shí)現(xiàn)檔案完好存儲提供必要保證。

4 結(jié)語

以管理學(xué)角度來講，適應(yīng)的環(huán)境、專業(yè)的人員、健全的設(shè)施及完善的規(guī)章制度對于保障有效管理及促進(jìn)工作開展具有重要意義。水土保持相關(guān)檔案種類繁多、數(shù)量巨大且重要程度偏高，日常對其進(jìn)行管理中應(yīng)采取有效措施進(jìn)行處理，以保證檔案管理工作的有效開展。筆者結(jié)合實(shí)際情況，就水土保持檔案及其管理的重要性進(jìn)行了分析，并對當(dāng)前我國相關(guān)單位檔案管理過程中所存在的問題進(jìn)行了分析，同時，結(jié)合實(shí)際情況，制定了提高檔案管理有效性及安全性的措施，以便為我國相關(guān)單位完善檔案管理體系及確保檔案管理工作的有效開展提供參考依據(jù)。

[1]王振穎,蔡景平,張中凱.遼寧省水土流失現(xiàn)狀、動態(tài)變化及防治對策[J].水土保持應(yīng)用技術(shù).2002.(05)：32-36.

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