張枝青

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 在辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的管理與控制，制定完善的工作方案，針對(duì)各方面內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)，整合現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理資源，明確具體工作的重要性，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 辦公室文書(shū)檔案 收集與歸檔 管理措施

目前，部分辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理中存在問(wèn)題，不能保證管理工作效果，難以對(duì)其進(jìn)行綜合性的控制。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)明確具體的管理目標(biāo)與內(nèi)容，創(chuàng)新實(shí)際工作形式，達(dá)到預(yù)期的管理目的。

一、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理重要性分析

對(duì)于辦公室文書(shū)檔案而言，是機(jī)關(guān)單位中的重點(diǎn)內(nèi)容，只有加大收集與歸檔管理力度，才能保證機(jī)關(guān)單位提升自身工作效率，合理開(kāi)發(fā)與利用檔案內(nèi)容，提高工作效果。在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集與歸檔期間，應(yīng)針對(duì)機(jī)關(guān)單位的歷史資料進(jìn)行記載，將生產(chǎn)與實(shí)踐活動(dòng)中重要資料融入其中，增強(qiáng)各方面管理與控制效果，對(duì)材料進(jìn)行優(yōu)化整合，保證各方面工作的規(guī)范性與合理性。另外，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集與歸檔，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位考核評(píng)定等工作提供準(zhǔn)確依據(jù)，建立現(xiàn)代化的管理機(jī)制。由此可見(jiàn)，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作較為重要，相關(guān)部門(mén)應(yīng)予以足夠重視，利用現(xiàn)代管理方式對(duì)其處理，滿(mǎn)足當(dāng)前的發(fā)展需求。

二、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理問(wèn)題分析

目前，一些部門(mén)在辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔期間，還存在管理方面的問(wèn)題，不能保證工作效果，難以對(duì)其進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)與控制，難以滿(mǎn)足實(shí)際發(fā)展方面的需求。首先，相關(guān)部門(mén)未能樹(shù)立正確觀念，沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，難以采取科學(xué)的方式對(duì)其進(jìn)行協(xié)調(diào)與控制，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作受到抑制性影響。其次，相關(guān)部門(mén)未能建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，沒(méi)有聘用專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，也不能對(duì)其進(jìn)行階段性專(zhuān)業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案收集與歸檔工作效率降低，嚴(yán)重影響其長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步。最后，相關(guān)部門(mén)不能保證檔案儲(chǔ)存環(huán)境的規(guī)范性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)灰塵或是潮濕的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響文書(shū)檔案的壽命，不能保證其使用效果。

三、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理措施

相關(guān)部門(mén)在管理文書(shū)檔案收集與歸檔工作期間，應(yīng)制定完善的控制方案，明確各方面管理措施的積極作用，針對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行合理的分析，掌握工作內(nèi)容，營(yíng)造良好的發(fā)展氛圍。具體措施為：

（一）建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

對(duì)于檔案管理人員而言，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與工作能力直接決定管理工作效果，因此，工作人員需樹(shù)立正確觀念，掌握文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能，提升工作效果。相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行階段性專(zhuān)業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，使其能夠在自身工作中養(yǎng)成良好的習(xí)慣，合理使用先進(jìn)的檔案管理方式，促進(jìn)收集與歸檔工作的良好實(shí)施，在提升工作人員綜合素養(yǎng)的情況下，保證文書(shū)檔案收集與歸檔工作質(zhì)量。

（二）完善管理制度

文書(shū)檔案管理部門(mén)在制定工作制度的過(guò)程中，需明確文書(shū)檔案的收集時(shí)間與規(guī)范，統(tǒng)一管理期限，要求檔案管理人員注意工作事項(xiàng)與問(wèn)題，提升收集管理工作效果。一方面，需根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際發(fā)展要求，遵循法律法規(guī)制定責(zé)任制度，將檔案收集與歸檔管理工作劃分成為幾個(gè)責(zé)任區(qū)域，及時(shí)發(fā)現(xiàn)區(qū)域中檔案管理問(wèn)題，并針對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，同理，在區(qū)域檔案收集與歸檔工作效率高的情況下，要對(duì)區(qū)域負(fù)責(zé)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以此提升其積極性。另一方面，應(yīng)完善規(guī)范化的文書(shū)檔案管理方案，增強(qiáng)管理工作效果，對(duì)其進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)與控制，達(dá)到預(yù)期的工作目的。

（三）創(chuàng)新工作模式

在傳統(tǒng)文書(shū)檔案收集與歸檔期間，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資源遺漏的現(xiàn)象，不能保證管理效果。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)針對(duì)傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作觀念，積極主動(dòng)的開(kāi)展新服務(wù)活動(dòng)。一方面，需加大各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系力度，定期開(kāi)展資料收集與歸檔工作，要求各個(gè)部門(mén)主動(dòng)傳遞相關(guān)資料，保證其連續(xù)性，避免出現(xiàn)資料遺漏的現(xiàn)象。另一方面，需及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書(shū)檔案收集與歸檔問(wèn)題，采取合理的措施應(yīng)對(duì)問(wèn)題，創(chuàng)建現(xiàn)代化的管理機(jī)制，提升自身服務(wù)效果。

（四）規(guī)范管理工作行為

在辦公室文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，需針對(duì)管理行為進(jìn)行規(guī)范，遵循科學(xué)性的指導(dǎo)原則，創(chuàng)新管理形式。為了更好的對(duì)檔案進(jìn)行收集，需對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，明確隸屬關(guān)系，并針對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行合理的分析，保證人事、行政與運(yùn)營(yíng)等檔案內(nèi)容的完善性，創(chuàng)建現(xiàn)代化的管理機(jī)制。同時(shí)，還要合理使用掃描儀器設(shè)備與計(jì)算機(jī)設(shè)備，確保工作效果[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

在辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔期間，相關(guān)部門(mén)應(yīng)針對(duì)各方面內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的管理與控制，協(xié)調(diào)相關(guān)工作之間的關(guān)系，創(chuàng)建現(xiàn)代化的管理機(jī)制，保證在實(shí)際工作中規(guī)范管理工作行為，制定完善的控制制度。

參考文獻(xiàn)：

[1] 瞿榮榮.淺析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（22）：70.

[2] 吳曉梅.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）：194.

[3] 劉子晗.探索辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].黑龍江科技信息，2016（25）：196.