黃新榮 何曉東

[摘要]文章對(duì)文件生命周期理論的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了進(jìn)一步探討，提出：電子文件的運(yùn)動(dòng)以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程是單向線性的，無(wú)論是實(shí)踐中，還是邏輯上都不存在“逆向運(yùn)動(dòng)”；電子文件與紙質(zhì)文件在本質(zhì)上都是一樣的，即代表業(yè)務(wù)活動(dòng)的法定權(quán)威，針對(duì)個(gè)體文件，強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)整體性與階段性統(tǒng)一的文件生命周期理論在電子文件時(shí)代依舊適用；在具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)共同支撐著文件生命周期理論的實(shí)踐與應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]文件生命周期電子文件文件運(yùn)動(dòng)

[分類號(hào)]G270

Reconsider the Applicability of Theory of Records Life Cycle in the Era of Electronic Records

Huang Xinrong， He Xiaodong

（School of Public Management of Northwest University， Xian， Shanxi， 710127）

Abstract： This paper discusses the related issues of the theory of records life cycle，and points out that the movement of electronic records is based on the business process.The whole process of motion is unidirectional and linearity， whether it is in practically or logically. Electronic records and paper documents are same in nature， and both of them represent the legal authority of business activities and emphasize the unification of the integrity and stage of the movement of records， so the theory of records life cycle is still applicable in the era of electronic records.In specific business activities， the office automation system and the record management system support the practice and application of the theory of records life cycle together.

Keywords： Records Life Cycle； Electronic Records； Movement of Electronic Records

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代到來(lái)，電子文件替代紙質(zhì)文件成為主要的辦公和信息傳輸形式，以數(shù)字形式為主的管理模式成為未來(lái)文檔管理的主要趨勢(shì)似乎也已經(jīng)明朗化。美國(guó)、澳大利亞等國(guó)家均已確立了“國(guó)家電子文件管理”的戰(zhàn)略地位，我國(guó)上海自貿(mào)區(qū)依托其政策優(yōu)勢(shì)，也展開(kāi)了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”的管理模式探索[1]。文件生命周期理論是文件運(yùn)動(dòng)的基本理論，關(guān)于其對(duì)電子文件管理適用性的探討依舊存有分歧，而且存在許多曲解文件生命周期理論的言論，這些爭(zhēng)論影響著實(shí)踐部門的工作。本人與學(xué)生封瑋的文章《電子文件會(huì)作“逆向運(yùn)動(dòng)”嗎——兼論文件生命周期理論對(duì)電子文件的適用性》發(fā)表后，屈潔瑩同學(xué)發(fā)表了《電子文件運(yùn)動(dòng)若干問(wèn)題探討——與黃新榮教授等商榷》，肯定了本人文章中一些基本觀點(diǎn)，同時(shí)也指出了其中的不足，讓本人深受啟發(fā)。本人與學(xué)生在課堂上就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了討論，覺(jué)得還有必要通過(guò)闡釋文件生命周期理論的真正內(nèi)涵，分析電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與特點(diǎn)，以正確認(rèn)識(shí)文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的地位與作用。

1電子文件運(yùn)動(dòng)及其“逆向運(yùn)動(dòng)”與“跳躍運(yùn)動(dòng)”

1.1文件運(yùn)動(dòng)

文件作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中具體業(yè)務(wù)工作的副產(chǎn)品，其作用與價(jià)值的發(fā)揮依賴于組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。在描述文件運(yùn)動(dòng)時(shí)，是否將其與具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)聯(lián)系起來(lái)會(huì)形成對(duì)“文件運(yùn)動(dòng)”的兩種完全不同的理解：其一，將文件運(yùn)動(dòng)從其具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中抽象出來(lái)的概念性運(yùn)動(dòng)，即文件生命周期理論所描述的“文件運(yùn)動(dòng)”，由文件內(nèi)在的價(jià)值變化驅(qū)動(dòng)文件的運(yùn)動(dòng)，文件在不同的運(yùn)動(dòng)階段呈現(xiàn)出不同的價(jià)值表現(xiàn)；其二，將文件運(yùn)動(dòng)與具體業(yè)務(wù)活動(dòng)聯(lián)系來(lái)描述的“文件運(yùn)動(dòng)”，其典型的觀點(diǎn)如“文件的橫向運(yùn)動(dòng)”，即“文件在橫跨兩個(gè)先后開(kāi)展的、不同且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間所能發(fā)生的運(yùn)動(dòng)情形。”[2]

文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的研究所要揭示的應(yīng)當(dāng)是各種文件運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象所表現(xiàn)出的具有一般性、普遍性的規(guī)律，對(duì)于文件運(yùn)動(dòng)的理解顯然應(yīng)該從抽象的、概念的層面去思考。如果將文件運(yùn)動(dòng)放在具體的社會(huì)實(shí)踐或業(yè)務(wù)活動(dòng)中去闡述，以文檔管理與應(yīng)用中的實(shí)例揭示文件運(yùn)動(dòng)內(nèi)涵，很容易將其限定在具體的活動(dòng)范圍之內(nèi)而使其缺乏普遍的適用性與解釋力，因此，對(duì)于“文件運(yùn)動(dòng)”的內(nèi)涵應(yīng)該從其內(nèi)在價(jià)值變化規(guī)律性的角度去理解。

1.2電子文件“逆向運(yùn)動(dòng)”與“跳躍運(yùn)動(dòng)”的思考

國(guó)內(nèi)大部分學(xué)者持有文件生命周期理論在電子文件時(shí)代不再適用的觀點(diǎn)，其基本論據(jù)都是基于電子文件與紙質(zhì)文件的特性不同，而其中最重要的兩個(gè)觀點(diǎn)，一是電子文件存在“逆向運(yùn)動(dòng)”，二是電子文件存在“跳躍運(yùn)動(dòng)”，顛覆了文件生命周期理論所描述的線性運(yùn)動(dòng)。然而，電子文件存在“逆向運(yùn)動(dòng)”與“跳躍運(yùn)動(dòng)”的論斷是否真的能站得住腳呢？

（1）基于實(shí)踐的思考。根據(jù)文件生命周期理論所劃分的文件管理環(huán)節(jié)，電子文件將在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)中依次流轉(zhuǎn)[3]。在實(shí)際活動(dòng)中，由于電子文件的可復(fù)制性，往往多點(diǎn)保存，即業(yè)務(wù)部門在將電子文件歸檔之后，依舊保存著電子文件的復(fù)件，因此在其產(chǎn)生利用該電子文件的需求時(shí)，可以直接在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中獲取并利用該電子文件，但該電子文件的業(yè)務(wù)流程并沒(méi)有發(fā)生變化，業(yè)務(wù)部門利用該電子文件，要么是以該文件中的內(nèi)容作為處理事務(wù)的參考，要么是在該文件的基礎(chǔ)上形成一份新的電子文件，發(fā)起一個(gè)新的電子文件業(yè)務(wù)流程，如圖1所示。

在日常工作中，由于前一份電子文件對(duì)業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的作用與價(jià)值而致使這一電子文件利用過(guò)程往往被誤認(rèn)為是其“逆向運(yùn)動(dòng)”。事實(shí)上，前一份電子文件完成歸檔流程，即意味著文件的控制權(quán)、管理權(quán)向檔案管理部門移交[4]。歸檔之后，業(yè)務(wù)部門再次利用該電子文件，要么是屬于檔案利用行為，電子文件發(fā)揮其參考、憑證價(jià)值；要么是在新的實(shí)踐活動(dòng)或業(yè)務(wù)活動(dòng)中，由業(yè)務(wù)活動(dòng)賦予新的職能或價(jià)值而開(kāi)始一個(gè)新的業(yè)務(wù)流程，形成新的電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程，即使兩個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容、流程完全一樣，但由于時(shí)間的原因，這兩個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)也是兩個(gè)完整而獨(dú)立的過(guò)程。其前后所產(chǎn)生的兩份電子文件所反映的是兩個(gè)過(guò)程，不能因?yàn)楹笠环菸募褂昧饲耙环菸募膬?nèi)容就論斷電子文件存在“逆向運(yùn)動(dòng)”。

電子文件存在信息易更改性、信息與特定載體的可分離性等特性，在電子文件的管理中，要求進(jìn)行全程管理與前端控制以保證電子文件的連續(xù)性與真實(shí)性，對(duì)于重要的電子文件會(huì)采取提前歸檔、備份等措施。對(duì)于將原本處于文件管理流程后端的歸檔行為提前到文件管理前端的做法，并不意味著電子文件運(yùn)動(dòng)發(fā)生“跳躍”，電子文件的運(yùn)動(dòng)階段并不等同于電子文件管理階段，提前歸檔僅僅是管理形式上的提前，其目的是為了保證有重要價(jià)值的電子文件不會(huì)因其他因素而導(dǎo)致丟失，但提前歸檔并沒(méi)有改變電子文件運(yùn)動(dòng)，因?yàn)殡娮游募\(yùn)動(dòng)是由電子文件內(nèi)在的價(jià)值驅(qū)動(dòng)的，而非由具體的保管形式、管理環(huán)節(jié)決定。

（2）基于邏輯的思考。電子文件的產(chǎn)生和紙質(zhì)文件一樣，是由其所反映的具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)所決定的。作為業(yè)務(wù)工作的副產(chǎn)品，它記錄了業(yè)務(wù)過(guò)程和活動(dòng)經(jīng)歷，其內(nèi)在的價(jià)值亦是由業(yè)務(wù)流程決定，業(yè)務(wù)流程的改變必然引起電子文件內(nèi)在價(jià)值的變化，進(jìn)而影響電子文件的運(yùn)動(dòng)。業(yè)務(wù)流程實(shí)質(zhì)上決定了電子文件內(nèi)在價(jià)值變化的邏輯狀況，而其價(jià)值變化呈現(xiàn)在電子文件運(yùn)動(dòng)中即運(yùn)動(dòng)的階段性。因此，業(yè)務(wù)流程是電子文件運(yùn)動(dòng)的基礎(chǔ)。

在具體的業(yè)務(wù)工作中，業(yè)務(wù)的流程是不可逆的，已經(jīng)完成的工作不可能重來(lái)，記錄工作活動(dòng)的文件也無(wú)法撤銷[5]。而由業(yè)務(wù)流程所決定的電子文件，作為一種法定權(quán)威的代表，必然和業(yè)務(wù)流程一樣，都要向前運(yùn)動(dòng)，而不會(huì)發(fā)生所謂的“逆向運(yùn)動(dòng)”。

1.3電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程與電子文件管理過(guò)程的區(qū)分

如前文所述，電子文件的運(yùn)動(dòng)階段并不等同于電子文件管理階段。對(duì)于這兩個(gè)概念的混淆往往導(dǎo)致人們將電子文件管理中具體管理過(guò)程或階段當(dāng)作客觀的電子文件運(yùn)動(dòng)進(jìn)行分析與研究。盡管電子文件運(yùn)動(dòng)與電子文件管理階段存在著一定程度的聯(lián)系，但二者的區(qū)別是明確且顯著的。電子文件的運(yùn)動(dòng)是由其內(nèi)在的價(jià)值變化而導(dǎo)致的客觀運(yùn)動(dòng)[6]，其運(yùn)動(dòng)階段反映的是其不同的內(nèi)在價(jià)值；而電子文件管理過(guò)程所反映的，或者說(shuō)處理的是電子文件的保管、安全性、連續(xù)性等問(wèn)題。電子文件的運(yùn)動(dòng)不會(huì)因電子文件管理階段的變化而改變，相反，理想的電子文件管理模式下，電子文件管理階段的劃分應(yīng)遵循電子文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，以保證電子文件管理的合理性。

2對(duì)文件生命周期理論內(nèi)容的理解

2.1文件生命周期理論針對(duì)個(gè)體文件的運(yùn)動(dòng)

文件生命周期理論所描述的文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程呈現(xiàn)出單向線性運(yùn)動(dòng)，其揭示的是個(gè)體（單份）文件從產(chǎn)生到永久歸檔保存或銷毀這一完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，考量的是個(gè)體文件在時(shí)間軸上運(yùn)動(dòng)變化的特點(diǎn)。對(duì)于一系列文件所構(gòu)成的整體文件的運(yùn)動(dòng)規(guī)律及文件間的相互聯(lián)系等并不屬于文件生命周期理論所揭示的內(nèi)容范圍。對(duì)于文件價(jià)值與其形成者、形成活動(dòng)、保管過(guò)程之間的有機(jī)聯(lián)系，以及這些要素在時(shí)空變化過(guò)程中的多維聯(lián)系的揭示是由文件連續(xù)體理論完成的。文件連續(xù)體理論關(guān)注的是文件之間的有機(jī)聯(lián)系以及作為整體的系列文件的價(jià)值，而文件生命周期理論關(guān)注的是個(gè)體文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。兩者之間有很大的差異，各自站在不同的層面審視文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程及其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

概念層面的個(gè)體文件的運(yùn)動(dòng)，具體到實(shí)際工作中，則與業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密相連，由一個(gè)個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生了一份份文件，因而文件生命周期理論所描述的文件運(yùn)動(dòng)對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的依賴使得文件生命周期理論具有很強(qiáng)的應(yīng)用理論色彩。

2.2文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)整體性與階段性的統(tǒng)一

整體性指文件（狹義）與檔案是一體的，兩者的運(yùn)動(dòng)過(guò)程是連續(xù)的，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，二者共同構(gòu)成了文件（廣義的文件，即大文件）的外延，從文件（狹義）形成到其歸檔保管或銷毀是一個(gè)完整的線性過(guò)程，如同生命的歷程一樣。而對(duì)于文檔的管理應(yīng)建立在“大文件”觀的基礎(chǔ)上，將文件（狹義）與檔案的管理結(jié)合在一起，對(duì)其整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程進(jìn)行全程管理。階段性指文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程可以根據(jù)其內(nèi)在價(jià)值劃分為若干個(gè)階段，如同人的一生可以劃分為青年、中年、老年一樣，其在管理過(guò)程中的具體階段劃分因劃分標(biāo)準(zhǔn)不同而有所區(qū)別，如同對(duì)人的成熟與否的劃分既可以年齡為標(biāo)準(zhǔn)，也可以心理成熟度為標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程進(jìn)行階段劃分的目的是方便管理，提高管理效率，因此階段劃分的不同可能影響具體的管理流程，但對(duì)于文件生命周期理論的指導(dǎo)作用而言并無(wú)大的影響與阻礙。

然而在實(shí)際的文檔管理工作中，強(qiáng)調(diào)整體性與階段性相統(tǒng)一的文件生命周期理論因與實(shí)際工作緊密聯(lián)系，在不同階段由不同機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，而不同的機(jī)構(gòu)之間權(quán)責(zé)關(guān)系、職權(quán)界限并不足夠清晰明確，在這樣的背景下，文件生命周期理論中有關(guān)整體性的論述在實(shí)際工作中逐漸被忽略，而表現(xiàn)出強(qiáng)調(diào)階段性與管理方式、管理機(jī)構(gòu)相對(duì)應(yīng)的狀態(tài)[7]。

3文件生命周期對(duì)電子文件的適用性

3.1電子文件與紙質(zhì)文件并無(wú)本質(zhì)區(qū)別

在電子文件時(shí)代，由于電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)中多點(diǎn)保存現(xiàn)象的存在，以及電子文件管理對(duì)于系統(tǒng)的依賴性（各個(gè)系統(tǒng)有集成、一體化的趨向），部分學(xué)者認(rèn)為文件生命周期理論在電子文件時(shí)代需要修正以適應(yīng)電子文件運(yùn)動(dòng)及電子文件管理。事實(shí)上，電子文件與紙質(zhì)文件并沒(méi)有本質(zhì)區(qū)別，二者都是業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄，都代表了業(yè)務(wù)活動(dòng)的法定權(quán)威，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供憑證，電子文件的運(yùn)動(dòng)也和紙質(zhì)文件一樣是線性的、一維的。作為文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的抽象表述，文件生命周期理論有關(guān)整體性與階段性，以及價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對(duì)象的對(duì)應(yīng)關(guān)系依舊適用于電子文件運(yùn)動(dòng)。

我們應(yīng)當(dāng)明白，電子文件與紙質(zhì)文件的關(guān)系并非二元對(duì)立的，在業(yè)務(wù)工作中，二者共同支撐著業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展。過(guò)多地強(qiáng)調(diào)其形式上的不同，將局限我們對(duì)于電子文件及其運(yùn)動(dòng)的理解。

3.2電子文件的生命周期和電子文件管理系統(tǒng)的生命周期不同

國(guó)際檔案理事會(huì)電子委員會(huì)在1997年制定的《電子文件管理指南》中將電子文件的生命周期劃分為概念設(shè)計(jì)、創(chuàng)建運(yùn)行和維護(hù)三個(gè)階段[8]。其對(duì)于電子文件運(yùn)動(dòng)階段的劃分不再著眼于文件本身，而是電子文件管理系統(tǒng)；其劃分依據(jù)不再是電子文件內(nèi)在價(jià)值形態(tài)的變化，而是電子文件管理活動(dòng)的先后流程。這種劃分方法顯然混淆了電子文件的生命周期與電子文件管理系統(tǒng)的生命周期，但由于電子文件對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)的依賴性，使得在描述電子文件及其運(yùn)動(dòng)時(shí)，很難將二者割裂開(kāi)來(lái)，從這個(gè)角度而言，將電子文件管理系統(tǒng)的生命周期劃分為概念設(shè)計(jì)階段、創(chuàng)建運(yùn)行階段、維護(hù)階段是可以理解的。

3.3 OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)共同支撐文件生命周期理論的實(shí)踐

在實(shí)際工作中，產(chǎn)生和管理電子文件的系統(tǒng)往往是由多個(gè)前后有關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成的，如電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）中形成、辦理，業(yè)務(wù)完成后的電子文件交由電子文件管理系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)管理（不同的研究者理解不同，有的認(rèn)為電子文件管理系統(tǒng)涵蓋了電子檔案管理系統(tǒng)，有的認(rèn)為是不同的系統(tǒng)），二者各有其功能。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建主要基于業(yè)務(wù)流程，電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生、保存，在不同的部門之間流轉(zhuǎn)以發(fā)揮其基于業(yè)務(wù)活動(dòng)本身而產(chǎn)生的價(jià)值與作用；在經(jīng)歷歸檔流程之后，電子文件的控制權(quán)與管理權(quán)由檔案部門擁有，在檔案管理系統(tǒng)中的電子文件發(fā)揮的主要作用與價(jià)值不再是對(duì)其形成的業(yè)務(wù)活動(dòng)或業(yè)務(wù)部門的支撐作用，而是記錄憑證和參考查詢作用?？梢哉f(shuō)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)共同支撐著文件生命周期理論在實(shí)際工作中的實(shí)踐。

3.4文件生命周期理論是解決電子文件時(shí)期多點(diǎn)保存的基礎(chǔ)

文件在處理完畢之后，由于系統(tǒng)能力的擴(kuò)展，依然可以保存在OA系統(tǒng)中，但是從文件生命周期的角度來(lái)看，它已經(jīng)完成了現(xiàn)行期的工作。以前在紙質(zhì)文件時(shí)期，往往文件只有一份，歸檔后，業(yè)務(wù)部門就沒(méi)有該文件了。在電子文件時(shí)期，即使OA系統(tǒng)中的文件已經(jīng)歸檔，但在OA系統(tǒng)中，還可以保存一份該文件（可以看作是復(fù)本），業(yè)務(wù)人員可以方便地在OA系統(tǒng)中查詢?cè)撐募５珡奈募芷诘慕嵌葋?lái)講，該項(xiàng)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，記錄和反映該項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件也應(yīng)該歸檔，歸檔代表著管理文件管理權(quán)的轉(zhuǎn)移、也代表著對(duì)記錄和反映該項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件的“固化”的過(guò)程，只有通過(guò)歸檔，才使得相關(guān)文件具有憑證價(jià)值。另外，OA系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)代表了兩種不同價(jià)值取向的管理，OA系統(tǒng)的目的是滿足業(yè)務(wù)的需要，公文的流轉(zhuǎn)是在業(yè)務(wù)活動(dòng)支撐下形成的一個(gè)記錄副產(chǎn)品。既使保存文件，也是為了開(kāi)展業(yè)務(wù)的需要，由于系統(tǒng)的能力，可以保存幾年甚至幾十年的業(yè)務(wù)記錄，方便業(yè)務(wù)人員查詢。但是隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行，業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)記錄越來(lái)越多，系統(tǒng)運(yùn)行會(huì)越來(lái)越慢，為了提高系統(tǒng)響應(yīng)速度，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)以某個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)為基準(zhǔn)，把這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)以前形成的所有業(yè)務(wù)記錄剝離出系統(tǒng)，這就是脫機(jī)備份，需要注意的是，它是以時(shí)間節(jié)點(diǎn)為判斷基礎(chǔ)的，這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)以前，無(wú)論文件重要與否，都要脫機(jī)備份起來(lái)。而電子文件管理系統(tǒng)則不同，OA系統(tǒng)中的文件向電子文件管理系統(tǒng)歸檔后，即代表著文件管理權(quán)的轉(zhuǎn)移，代表著文件已經(jīng)進(jìn)入下一個(gè)生命周期階段，這個(gè)階段的文件保存，和OA業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件保存，有著明顯的區(qū)別，OA系統(tǒng)顯然不能取代電子文件管理系統(tǒng)。首先，電子文件管理系統(tǒng)不是將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所有的文件全部保存，它只保存那些重要的、有價(jià)值的文件。其次，電子文件管理系統(tǒng)不僅保存一份業(yè)務(wù)文件，而且保存了相關(guān)的背景信息（如審批信息、簽署信息、流轉(zhuǎn)過(guò)程信息等）。第三，電子文件管理系統(tǒng)不保存業(yè)務(wù)活動(dòng)中許多溝通的細(xì)節(jié)，只保存最終的結(jié)果（最終版本）。第四，電子文件管理系統(tǒng)中的保存理念，體現(xiàn)了檔案的價(jià)值觀，即有些文件越老越有價(jià)值。

因此，文件生命周期理論很好地完成了OA系統(tǒng)不能替代電子文件管理系統(tǒng)的理論解釋。在電子文件時(shí)期，文件生命周期理論依然具有非常重要的指導(dǎo)作用。

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[作者簡(jiǎn)介]

黃新榮，西北大學(xué)公共管理學(xué)院公共信息資源管理系副教授，研究方向是檔案管理、電子文件管理。

何曉東，西北大學(xué)公共管理學(xué)院2017級(jí)圖書館學(xué)專業(yè)研究生，研究方向是電子文件管理、數(shù)字圖書館。