尚汶茜

摘 要：在城市化建設(shè)不斷深入的過程中，城市建筑工程數(shù)量愈來愈多，且建筑工程規(guī)模變得愈來愈大，工程項目復(fù)雜程度愈來愈高。在建筑工程項目建設(shè)期間會涉及到大量信息，這些信息會以文字、圖紙、圖像、圖表等載體保存下來，形成建筑工程檔案。建筑工程檔案是建筑工程項目決策、管理、施工等活動的重要參考依據(jù)。若建筑工程檔案信息不完整或信息失真，會對實際工作產(chǎn)生一定阻礙，甚至造成風(fēng)險。基于此，本文對建筑工程檔案管理工作的重要性進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：建筑工程檔案；重要性；管理

1 建筑工程檔案管理的重要性

在建筑工程建設(shè)過程中，建筑工程檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作。事實上，建筑工程項目實施過程中會產(chǎn)生各種各樣的文檔材料，包括前期批文、施工過程記錄、竣工驗收記錄、工程設(shè)備維護(hù)記錄等。這些檔案材料客觀、真實地反映了工程的詳細(xì)狀況。無論是在工程質(zhì)量評定，還是在工程竣工后的維護(hù)、管理當(dāng)中，這些檔案材料都具備了十分重要的價值。同時，加強(qiáng)建筑工程檔案資源開發(fā)，有利于建筑企業(yè)累積管理經(jīng)驗，或者說建筑工程檔案是建筑企業(yè)技術(shù)儲備的重要手段。在工程項目完成投入運營后，一旦出現(xiàn)問題，也能將工程檔案作為維護(hù)、管理依據(jù)，包括工程擴(kuò)建、結(jié)構(gòu)維修、局部改造等均需要原始檔案材料作為支持 [2]。建筑工程檔案不僅對項目本身具有指導(dǎo)作用，對其他同類型項目設(shè)計、建設(shè)活動等也具有一定的參考、借鑒價值。也就是說，建筑工程檔案能夠被反復(fù)利用、開發(fā)，其價值將不斷地被發(fā)掘出來。總體上來看，建筑工程檔案蘊藏了巨大的潛在經(jīng)濟(jì)價值與社會價值。通過開發(fā)利用，落實相關(guān)管理工作，盡可能將這些價值發(fā)揮出來，進(jìn)一步促進(jìn)建筑工程項目建設(shè)。

2 建筑工程檔案管理過程中存在的部分問題

建筑企業(yè)對建筑工程檔案管理工作具體實施過程中，還是存在著一定問題：（1）檔案材料失真。建筑工程檔案涉及面較廣，載體多樣，內(nèi)容較為復(fù)雜。在檔案材料收集過程中難度較大，會給相關(guān)人員工作帶來一定考驗。正是基于上述特點，容易出現(xiàn)檔案材料收集不完整、記錄出錯或管理滯后的情況，導(dǎo)致檔案材料失真。部分建筑企業(yè)缺乏一個完整的建筑工程檔案管理體系，再加上相關(guān)工作人員未深入施工現(xiàn)場做好調(diào)研工作，導(dǎo)致檔案材料信息與實際情況有所出入，造成信息失真，并對后續(xù)工作產(chǎn)生一定影響[3]。（2）建筑工程檔案管理方式有待更新。表面上來看建筑工程檔案管理工作并不復(fù)雜，主要是保證相關(guān)檔案資料的真實性、完整性及安全性。也正是因為如此，導(dǎo)致很多建筑工程項目實施過程中，檔案管理依然以傳統(tǒng)管理方式為主。在檔案材料、資料、文件管理當(dāng)中，管理人員會將工作重心放在檢查檔案數(shù)量及質(zhì)量上，并在規(guī)定時間內(nèi)對外借檔案進(jìn)追討。但上述管理方式局限性較大，且主要以紙質(zhì)檔案管理為主，無法對檔案信息資源進(jìn)行充分開發(fā)，制約了工程檔案的價值。由于未能將信息化技術(shù)充分融入到工程檔案管理當(dāng)中，在一定程度上還是影響了檔案管理效率。由于缺乏數(shù)字檔案備份，一旦原始紙質(zhì)資料損壞或丟失，很難進(jìn)行修復(fù)，會影響工程檔案的完整性。（3）未能形成標(biāo)準(zhǔn)化的工程檔案管理制度。部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理方面重視程度還不夠。項目建設(shè)期間，一些建筑企業(yè)往往將管理重心放在施工建設(shè)上，但對工程檔案管理有所忽視。部分項目管理者對工程檔案缺乏科學(xué)認(rèn)知，認(rèn)為工程檔案不能為企業(yè)創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益，忽視了建筑工程檔案的潛在性價值。所以在工程檔案管理上投入不足，且未能形成標(biāo)準(zhǔn)化的制度。即便存在制度，制度內(nèi)容也存在一定缺陷，且執(zhí)行力不足，制約了工程檔案管理效能。

3 做好建筑工程檔案管理的相關(guān)建議

3.1 加強(qiáng)管理意識

一方面，建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要不斷增強(qiáng)工程檔案管理意識，轉(zhuǎn)變“重建設(shè)、輕檔案”的傳統(tǒng)觀念，并發(fā)揮帶頭作用。建筑企業(yè)可組織項目經(jīng)理、技術(shù)人員、監(jiān)理人員以及檔案工作者參與工程檔案管理主題講座，使其充分了解工程檔案管理的重要性，統(tǒng)一其思想，并將工程檔案管理與其他業(yè)務(wù)活動充分關(guān)聯(lián)起來，將工程檔案管理工作落到實處。另一方面，要構(gòu)建責(zé)任制。在建筑工程檔案管理期間，根據(jù)總體目標(biāo)進(jìn)行分解，將子目標(biāo)合理分配至各個崗位，并明確崗位人員職責(zé)，以提升其檔案工作的自覺性與責(zé)任意識，逐漸形成一套責(zé)任明確、制度嚴(yán)密的建筑工程檔案管理體系。

3.2 完善管理技術(shù)

在建筑工程項目復(fù)雜程度不斷加深的情況下，相關(guān)檔案管理工作也逐漸趨于復(fù)雜，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式及方法顯然已經(jīng)無法滿足實際需求。因此，建筑企業(yè)在項目建設(shè)期間需要加大工程檔案管理投入，更新管理技術(shù)及管理模式，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量及效率，將其潛在價值充分發(fā)掘出來。首先，可以通過計算機(jī)信息技術(shù)作為媒介，在部門之間構(gòu)建檔案信息檢索、管理系統(tǒng)，能夠提升各部門檔案管理整體水平。同時，借助計算機(jī)信息化技術(shù)能夠在各部門間創(chuàng)建一個工程檔案信息互動平臺，保證檔案信息的流通性，有利于各部門協(xié)調(diào)好工程檔案管理工作。利用檔案管理系統(tǒng)還能夠?qū)ν獠繖n案信息文件進(jìn)行自動分類、編號管理，便于相關(guān)人員調(diào)用快速調(diào)用檔案信息。其次，在建筑工程檔案管理工作實施過程中，應(yīng)該引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、云存儲技術(shù)等?？紤]到工程檔案資料數(shù)量不斷增多，建筑企業(yè)可將其備份至云端，并在企業(yè)內(nèi)部借助數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。這樣不僅能夠擴(kuò)大工程檔案的應(yīng)用面及覆蓋范圍，也能保證檔案信息存儲的安全性。

3.3 做好現(xiàn)場調(diào)查

建筑工程施工是一個相對復(fù)雜的過程，在這個過程當(dāng)中會產(chǎn)生很多隱性信息。因此，在建筑工程檔案管理者要做好現(xiàn)場調(diào)查工作，多方收集信息，并將其融入到工程檔案當(dāng)中。施工期間，檔案人員要與監(jiān)理人員、施工現(xiàn)場管理人員充分溝通、密切聯(lián)系，清楚地了解施工現(xiàn)場狀況，對部分重點信息及時收集、記錄，并做好反饋工作。這樣不僅能夠保證檔案信息的客觀性與準(zhǔn)確性，一旦出現(xiàn)問題，檔案人員也能夠及時查閱相關(guān)信息，為問題解決提供信息依據(jù)，確保施工質(zhì)量達(dá)到要求。

3.4 優(yōu)化人才隊伍

建筑企業(yè)在檔案管理人員招納時，不僅要考察相關(guān)人才的專業(yè)業(yè)務(wù)能力及專業(yè)資格，還要考察其責(zé)任感與職業(yè)道德，篩選出業(yè)務(wù)出色且道德素養(yǎng)到位的人才。由于建筑工程檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，并且工作要求會隨著項目的深入開展而發(fā)生變化。檔案管理人員要勝任崗位工作，就必須樹立主動學(xué)習(xí)意識，不斷更新業(yè)務(wù)技能，避免相關(guān)工作滯后。建筑企業(yè)也要注重相關(guān)人才培養(yǎng)，在相關(guān)人員入職后，協(xié)助其做好職業(yè)規(guī)劃，并制定出系統(tǒng)性的培訓(xùn)計劃。

4 結(jié)語

在建筑工程項目建設(shè)過程中，工程檔案管理是十分重要的一環(huán)，應(yīng)該給予充分重視。組織內(nèi)部要不斷強(qiáng)化檔案管理意識，形成良好的意識氛圍，逐步實現(xiàn)全員化管理。同時，建筑企業(yè)要加大檔案管理軟硬件設(shè)施投入，不斷更新管理技術(shù)，以提升管理質(zhì)量及效率。檔案管理人員要深入現(xiàn)場，做好現(xiàn)場調(diào)研，確保檔案信息來的可靠性。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)人才隊伍建設(shè)，為建筑工程檔案管理奠定良好的人才基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]付靜.試分析建筑工程檔案管理工作的幾點建議[J].中國石油石化，2016（S1）：290.