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      淺談檔案管理及檔案信息化建設(shè)

      2018-05-08 03:25:20薛彥榮
      卷宗 2018年4期
      關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)建議檔案管理

      薛彥榮

      摘 要:檔案管理人員目前知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”,思想認(rèn)識(shí)不到位,重視程度不夠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化,是事業(yè)單位在發(fā)展中的必經(jīng)之路。在信息高度共享的背景下,實(shí)現(xiàn)檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平,一舉多得。 本文闡述了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議 。

      關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);檔案管理;建議

      在科技日新月異、信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,在我們對(duì)信息資源共享的同時(shí),也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化作出探討,致力于提高檔案信息技術(shù)的建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化,是事業(yè)單位在發(fā)展中的必經(jīng)之路。在信息高度共享的背景下,實(shí)現(xiàn)檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平,一舉多得。 本文提出了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

      1 檔案工作人員要樹(shù)立檔案信息意識(shí)

      檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”,檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量,他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗,只有讓檔案工作人員在思想上樹(shù)立檔案信息的意識(shí),認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性,檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心,才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè),認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。

      2 提高檔案信息化水平技術(shù)

      ①配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善,可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣,逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

      ②每個(gè)員工的檔案全文的數(shù)字化。對(duì)各職能部門每年提交的檔案資料,需要全部的輸入,并作備注,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn),實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式,避免重復(fù)勞動(dòng),不但能節(jié)約人力和財(cái)力,而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

      ③對(duì)上網(wǎng)的員工檔案信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)內(nèi)部檔案按公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定;其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證,對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限,以保障軟件系統(tǒng)的安全。

      3 提升檔案管理水平

      人是管理檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵。長(zhǎng)期以來(lái),人事檔案專業(yè)培訓(xùn)的不足是制約科學(xué)管理人事檔案的重要因素之一。確保檔案管理人員的崗前培訓(xùn),加強(qiáng)檔案管理人員理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn),鼓勵(lì)加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流,才能促使檔案管理人員不斷掌握新知識(shí),科學(xué)管理提高檔案利用價(jià)值,才能促進(jìn)檔案工作水平的提高。同時(shí),檔案管理人員應(yīng)注重培養(yǎng)具有檔案工作特色的核心價(jià)值觀。檔案工作枯燥無(wú)味,常需要與多個(gè)部門接觸收集各類材料,工作量大而繁瑣。這要求檔案管理人員應(yīng)始終堅(jiān)持愛(ài)崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng),面對(duì)較難收集的材料,要主動(dòng)出擊,盡可能使檔案材料完整。干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要,提升服務(wù)意識(shí),變“死檔案”為“活檔案”,從線下整理到線上管理,促進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。依托干部人事檔案信息平臺(tái),對(duì)重要信息全面錄入,組織日常維護(hù),提高檔案的管理與利用效率,實(shí)現(xiàn)檔案全面、動(dòng)態(tài)化長(zhǎng)效管理。

      4 要配備專職檔案管理人員,提高檔案管理人員素質(zhì)

      為切實(shí)做好“三齡一歷”審核工作,順利實(shí)現(xiàn)檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù),應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員,這樣可以保證檔案工作的長(zhǎng)效性,促進(jìn)檔案管理上水平;要不斷提高檔案管理人員的自身素質(zhì),對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí),用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦,開(kāi)闊眼界,指導(dǎo)工作,以適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理的新要求;同時(shí),也要加強(qiáng)檔案管理人員的思想素質(zhì)教育,教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞,甘于奉獻(xiàn)。

      5 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備

      擁有配套的軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)施是當(dāng)前檔案信息化管理的必要條件,主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件三個(gè)部分。對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)的選擇應(yīng)當(dāng)將開(kāi)放性與包容性放在首位,同時(shí)兼顧應(yīng)用系統(tǒng)的擴(kuò)展性。作為一個(gè)軟件存儲(chǔ)平臺(tái),能夠保證檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全性,并能夠根據(jù)情況,靈活操作平臺(tái)各個(gè)板塊。其功能性也應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)字化處理、電子檔案信息采集、檔案數(shù)字化等。其中所運(yùn)用到的關(guān)鍵技術(shù)是在當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息領(lǐng)域最優(yōu)發(fā)展前景的科學(xué)技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理的軟件和硬件設(shè)備,提高檔案管理的技術(shù)含量,有效實(shí)現(xiàn)該技術(shù)的先進(jìn)性。

      6 加強(qiáng)監(jiān)管,形成制度化管理流程

      單位的領(lǐng)導(dǎo)核心部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理部門進(jìn)行深入的檢查,依照《檔案法》條例規(guī)定,,確保檔案管理工作納入法制軌道。領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)強(qiáng)化檔案規(guī)范查處意識(shí),嚴(yán)肅處理檔案管理中存在的不合法行為。在進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督過(guò)程中,應(yīng)加大檢查力度,杜絕從輕處理現(xiàn)象,維護(hù)檔案法規(guī),確保單位內(nèi)部檔案的安全管理流程。

      實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案事業(yè)的重要組成和發(fā)展方向,也是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求,更是實(shí)現(xiàn)高信息提供服務(wù)的必經(jīng)之路。因此,應(yīng)當(dāng)加快腳步進(jìn)行檔案信息化和現(xiàn)代化,促使事業(yè)單位早日完成檔案信息化建設(shè)。 我們要以黨的十八大精神為指導(dǎo),認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)及管理制度,推進(jìn)依法治檔、加強(qiáng)檔案管理工作,深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性,以只爭(zhēng)朝夕的態(tài)檔案科技發(fā)展工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛,需要大力加強(qiáng)電子信息資度和執(zhí)行力,打造檔案信息化工作深入開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)、注入持續(xù)發(fā)展動(dòng)力,用我們的知識(shí)、智慧和辛勤勞動(dòng)促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展,讓檔案事業(yè)在東方飛揚(yáng)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]方德生.檔案信息化的困境與出路——干部人事檔案信息化建設(shè)問(wèn)題思考[J]. 檔案時(shí)空,2015(4).

      [2]黃順奎.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù), 2016(8).

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