王瑩

摘 要：隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，檔案也向著電子檔案演變，無紙化辦公已經(jīng)成為越來越適合當(dāng)前社會發(fā)展了，于此同時(shí)無紙化辦公對檔案的資源構(gòu)建整合起到了關(guān)鍵性的作用，同時(shí)信息化也成為了檔案服戰(zhàn)的主流趨勢，這就要求我們必須重新建立一個(gè)科學(xué)、高效的檔案管理體系。對檔案的電子化過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，找到解決的方法。本文就無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略進(jìn)行討論和分析，希望對檔案管理體系的完善有所幫助。

關(guān)鍵詞：無紙化；辦公自動化；檔案資源；整合

作為未來發(fā)展的主流，無紙化辦公已經(jīng)越來越適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需要，無紙化辦公有著先天的優(yōu)勢就是對資源的整合，同時(shí)無紙化對檔案的發(fā)展來講也是非常重要的，它讓文件可已通過電子文件的形式被儲存起來，不僅節(jié)約了資源，同時(shí)對辦公人員來講，也為他們的查閱保存提供了方便，同時(shí)借由網(wǎng)絡(luò)傳播的同時(shí)，也加快了信息的溝通，同時(shí)用無紙化辦公也可以讓信息和載體進(jìn)行完美的結(jié)合，提高了檔案管理的工作水平和效率。具體內(nèi)容如下：

1無紙化辦公

無紙化辦公顧名思義，那就是讓辦公脫離紙張的束縛，實(shí)現(xiàn)無紙化的辦公模式，進(jìn)一步的節(jié)約資源，同時(shí)提高辦公的效率，讓人人們實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上就可以辦公，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動化，又稱為辦公自動化系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)這是一種工作流的理念，采用先進(jìn)的通訊的技術(shù)，以及一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，來加快對信息的儲存、加工、收集、整理和使用的具體的流程，同時(shí)也讓信息的應(yīng)用面更加的廣泛、更加的快捷、更加的全面，讓人們在對信息的共享上面，更加的高效更加的快捷，也讓信息的采集更加的全面，數(shù)據(jù)的處理更加的高效，在決策和管理的時(shí)候更加的科學(xué)，依據(jù)更加的充分，讓辦公的效率進(jìn)一步的提高，同時(shí)工作流作為自動化辦公的工作核心，其主要是通過電子信息化的方式以及工作流的的功能，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)的流程的的網(wǎng)上溝通、運(yùn)轉(zhuǎn)，讓工作更加的舒暢更加的高效。

自動化辦公作為的操作系統(tǒng)，發(fā)展到現(xiàn)在其技術(shù)以及系統(tǒng)已經(jīng)越來完善了，同時(shí)隨著科技的發(fā)展的同時(shí)也出現(xiàn)更多全新的功能和特征，使其自動化的程度越來越先進(jìn)，越來越高，操作系統(tǒng)也越來越多比如像是跨平臺支持的Iinux、Windows等等，都會支持用戶和單位對于系統(tǒng)界面進(jìn)行自定義、個(gè)性化處理。同時(shí)也支持集團(tuán)化管理下的，多層次分支機(jī)構(gòu)的管理，讓各個(gè)單位之間既相互獨(dú)立又互相統(tǒng)一，同時(shí)對平板，電腦、手機(jī)也進(jìn)行了終端上的審批，同時(shí)對與插件規(guī)范、數(shù)據(jù)接口、應(yīng)用開發(fā)接口的都給娛樂支持，讓檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對接。

2 當(dāng)前檔案資源整合過程中出現(xiàn)的問題

同時(shí)隨著我國辦公無紙化自動化的快速發(fā)展，檔案整合所需要用到自動化的地方再逐漸增多，同時(shí)檔案人員所需要用到辦公自動化的時(shí)間也在逐漸增加，檔案無紙化讓操作逐漸的流程逐漸加快，人們從宏觀的角度分析無紙化辦公發(fā)展的特點(diǎn)，以及可能對檔案工作產(chǎn)生的影響。同時(shí)，也正在探討在無紙化辦公條件下進(jìn)行檔案資源整合的有效方法。其中出現(xiàn)的問題包括：1）檔案資源整合的人員沒有完全確立。也就是說，當(dāng)前還尚未明確提出進(jìn)行檔案整合的人員。2）在管理與運(yùn)用檔案的過程中，不同部門都有獨(dú)立的管理體系，但是這些管理體系之間沒有良好的銜接。這導(dǎo)致資源的利用效率較低，引起資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，也導(dǎo)致收集資料過程出現(xiàn)重復(fù)性的特征。3）當(dāng)前，在無紙化辦公條件下開展檔案資源的整合還不夠完善，研究也不夠全面。

3 無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略探析

考慮到上述的幾個(gè)問題，下面詳細(xì)闡述了無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略，尤其是辦公自動化體系和檔案管理體系之間的對接。在開發(fā)檔案資源的過程中，檔案資源的整合是屬于中心環(huán)節(jié)。并且，檔案資源的整合也是檔案信息化管理工作發(fā)展的方向。檔案資源整合的目標(biāo)在于，保證檔案信息的迅速查詢與搜索，達(dá)到共享的目標(biāo)，同時(shí)改善檔案資源存在的封閉、分散的現(xiàn)象。無紙化辦公條件能夠?yàn)闄n案資源的整合上作提供更好的環(huán)境。

3.1 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)約定

辦公自動化系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)待導(dǎo)人的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上必然有差異，數(shù)據(jù)接口程序需通過約定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，使兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都能識別，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)主要包括了目錄數(shù)據(jù)和電子文件數(shù)據(jù)，目錄數(shù)據(jù)可采用XML、EXCEL表格，電子文件數(shù)據(jù)可采用WORD或PDF文件。

3.2 目錄數(shù)據(jù)對接

目錄數(shù)據(jù)的對接是辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的關(guān)鍵。辦公自動化系統(tǒng)導(dǎo)出的目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)很多，數(shù)據(jù)類型多樣，需要對這些數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行篩選，使之符合檔案目錄的要求，目錄數(shù)據(jù)主要包括：年度、題名、文號、案卷號、責(zé)任者、保管期限、部門、附件等。

3.3 電子文件數(shù)據(jù)掛接

在目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成的基礎(chǔ)上，需將電子文件掛接到對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)中，電子文件包含正文、附件和其他相關(guān)文件等，每條目錄對應(yīng)的電子文件使用單獨(dú)的文件夾存放，以方便管理人員從后臺直接調(diào)出。數(shù)據(jù)接口所要達(dá)到的目標(biāo)，一是確保數(shù)據(jù)完整性，辦公自動化系統(tǒng)中的公文數(shù)據(jù)，包括目錄、正文、附件等數(shù)據(jù)能完整地傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中；二是確保數(shù)據(jù)規(guī)范性，辦公自動化系統(tǒng)中各種公文數(shù)據(jù)根據(jù)不同的檔案類型，導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)對應(yīng)的檔案門類中；三是確保數(shù)據(jù)安全性，由于數(shù)據(jù)是通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?，在辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)接口程序?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行加密后再傳輸，避免數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取。

4 總結(jié)

通過上文的敘述我們可以得出，辦公室的檔案管理結(jié)合無紙化、自動化體系之后使得檔案管理的工作效率以業(yè)務(wù)水平都上升了一個(gè)臺階，同時(shí)對于文件的一體化管理也具有非常重要的作用，也使得文件一體化的管理的以實(shí)現(xiàn)，無紙化的辦公和檔案管理節(jié)約了辦公的開支，讓原本繁雜的工作變得更加的簡單，無紙化讓檔案管理人員的辦公的環(huán)境有了長足的進(jìn)步，讓檔案工作更加的智能化，無紙化辦公推動了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，提供了技術(shù)上的支持。

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