事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策

王艷晶

摘 要：隨著人事制度改革的推進(jìn)，人們思想觀念的改變，以前認(rèn)為事業(yè)單位是“鐵飯碗”的觀念正有所改變，人們的就業(yè)自由度逐步提高，人才流動頻率加快，人事檔案不再對人才的流動具有強(qiáng)大的制約作用。但單位用人機(jī)制的市場化改革誤導(dǎo)了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的看法，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值。本文分析了事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，并提出了問題對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；對策

1 事業(yè)單位人事檔案管理的意義

事業(yè)單位人事檔案管理是人事管理中十分重要的組成部分，人事檔案管理工作是人事管理工作的基礎(chǔ)，在進(jìn)行人事管理中通過對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)整合，除了能夠保證員工資料的完整性以及人員審核的必要性外，對事業(yè)單位的整體發(fā)展也有重要意義。人事檔案負(fù)責(zé)登記單位員工的詳細(xì)信息，關(guān)系著單位員工的個人隱私，而還有部分檔案中記錄著員工的重要經(jīng)歷，不論是商業(yè)工作還是政府工作都需要對事業(yè)單位人事檔案管理做好充足保密措施，保證人事資料不被泄露，保障員工和事業(yè)單位雙方的利益。事業(yè)單位人事檔案的相關(guān)資料能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)了解人員的相關(guān)信息，為管理人員進(jìn)行職工的調(diào)動和安排提供充足的基礎(chǔ)資料，也為員工的發(fā)展和轉(zhuǎn)業(yè)提供條件。把握好事業(yè)單位的人事檔案，能夠充分了解各部門各人員的具體情況，為事業(yè)單位合理規(guī)劃各項工作，進(jìn)行人員調(diào)配做好充足的準(zhǔn)備。事業(yè)單位人事檔案管理具有一定的現(xiàn)實意義，良好的人事檔案管理能夠保證人事檔案的隱蔽性，同時也保證了人事檔案的完整性，方便相關(guān)工作人員在第一時間了解自己所需了解的人員相關(guān)信息，更好的進(jìn)行人力資源分配。有序的人事檔案管理和良好的人力資源分配能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供更高效的人力支持，促進(jìn)事業(yè)單位未來發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

在目前的事業(yè)單位中，人事檔案管理的方式主要有兩種：一種是以往使用的紙質(zhì)信息檔案管理；另一種是引進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)而形成的部分電子檔案。據(jù)筆者調(diào)查了解，有不少事業(yè)單位受辦公場地的限制往往“因地制宜”將人事檔案跟倉庫、閱覽室等場所打包組合，不僅無鐵門、鐵窗、等安全防護(hù)設(shè)施，也無專門的閱檔區(qū)、借閱區(qū)等功能區(qū)，防火、防盜、防潮也停留在勉強(qiáng)應(yīng)付的水平上。

2.2 缺乏對人事檔案管理的重視

人事檔案管理看似簡單且不出成績，因此很少有領(lǐng)導(dǎo)和同事對其關(guān)注并對該項工作存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理作為保管的事務(wù)性工作，只是簡單的抄抄寫寫，沒有任何管理的難度，且沒有創(chuàng)造出任何經(jīng)濟(jì)效益，只需要做好歸檔工作，確保檔案信息的安全性即可，因此導(dǎo)致經(jīng)費不足、人員較少、場所簡陋，人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，檔案管理人員也越來越懶散，檔案收集意識淡薄，對檔案管理水平造成嚴(yán)重影響。

2.3 管理水平不夠高

隨著事業(yè)單位人事制度改革工作的積極推進(jìn)，事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案會發(fā)生很明顯的改變，而在事業(yè)單位內(nèi)部對于人事檔案管理工作人員來說，這些工作人員并沒有足夠多的專業(yè)經(jīng)驗，同時也沒有掌握足夠多的檔案知識培訓(xùn)理論，檔案管理知識管理觀念都比較淡薄。甚至有的檔案管理人員是一個人從事很多職業(yè)的，在檔案管理工作中沒有投入足夠多的精力，這樣一來就會嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。同時事業(yè)單位的檔案管理手段是比較傳統(tǒng)和落后的，在查找檔案的時候，大多都還都是進(jìn)行人工查找，人工操作的效率是比較低的，不能夠在統(tǒng)一時間內(nèi)查找更多的檔案資料，這樣一來檔案管理的效率就會嚴(yán)重降低。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的問題對策

3.1 建立建全人事檔案管理制度

第一，建立人事檔案的收集制度，明確收集范圍。第二，做好人事檔案材料鑒別、歸檔制度。要嚴(yán)格把關(guān)，確保每一份收入人事檔案的材料是完整、正確、真實、手續(xù)齊備的。第三，建立人事檔案的借閱制度。人事檔案一般不外借，確需外借時，需說明理由，并填寫《檔案借閱表》，由本人及領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可借閱。并愛護(hù)借閱的檔案，不得涂改、增添等，否則，將視情節(jié)嚴(yán)重程度，按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。第四，檔案管理員不得管理本人及真系親屬的檔案。

3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

第一，設(shè)立專門的檔案庫房區(qū)、閱檔區(qū)、檔案工作人員辦公區(qū)“三區(qū)”分離，鐵門、鐵柜、鐵窗“三鐵”齊全，配齊空調(diào)、滅火器、除濕機(jī)等設(shè)備，做到防盜、防蛀、防光、防高溫、防潮“五防”。第二，配齊掃描儀、專用計算機(jī)、專用網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)等電子設(shè)備。完備的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，能提高檔案管理工作的工作效率、保證工作質(zhì)量、提高管理水平，促進(jìn)檔案管理工作的安全、高效運行。

3.3 制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

第一，從人事檔案管理人員入手，各單位主管部門或上級人事檔案管理部門應(yīng)該經(jīng)常組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，提升專業(yè)技術(shù)技能，提高檔案管理工作效率。第二，上級檔案管理部門及時制定、更新相關(guān)的檔案管理制度，并下達(dá)至每一單位、每一檔案管理人員，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，既能規(guī)范檔案管理人員的行為，實現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一化管理，又能保證本單位人事管理工作的及時高效運行，還能為各單位之間的人員調(diào)動、交流時及時資源共享，提高便利性和及時性。

3.4 強(qiáng)化人事檔案管理信息化

人事檔案能真實、詳實的反映一個人的思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等各個方面的情況，單位的人事檔案庫就是一個巨大的人才信息庫，各個單位的人才信息庫組成了“人才信息大數(shù)據(jù)”，大數(shù)據(jù)的開發(fā)利用不僅對本單位的人事人才隊伍建設(shè)有著巨大的便利性，對全省乃至全國的事業(yè)單位的人事人才建設(shè)有著深遠(yuǎn)影響，因此事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)該盡快利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，將信息化、科學(xué)化、共享化跟人事檔案管理相結(jié)合，提高檔案管理工作效率，實時準(zhǔn)確的傳輸人才資源信息，使人事檔案工作更具時效性、真實性，也有利于人事檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，真正提高工作效率，為合理優(yōu)化人才資源提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)支撐。

3.5 提高人事檔案利用水平

人事檔案的利用除了個人在升學(xué)、升職、評定職稱、調(diào)動、辦理養(yǎng)老保險、退休等業(yè)務(wù)的時候需要，為單位提供人事人才服務(wù)、合理推進(jìn)單位人力資源整合、利用外，還應(yīng)該為單位內(nèi)部各部門之間協(xié)調(diào)人力資源關(guān)系等方面起到積極作用。所以要提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為單位和職工服務(wù)的工具。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，改變被動、單一的服務(wù)形式，開發(fā)檔案管理的服務(wù)形式多樣化，提高檔案管理工作的能動性，不斷提高檔案利用水平。

4 結(jié)束語

隨著干部人事制度改革工作的順利推進(jìn)，為事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。相關(guān)的事業(yè)單位，應(yīng)該緊緊抓住人事制度改革這一時機(jī)，積極從制度方面和觀念方面進(jìn)行改革，以便于能夠更好地適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢，同時這也能夠滿足人才市場的根本需求。做好人事檔案制度改革工作，能夠為企業(yè)選擇更多優(yōu)秀的人才，從而促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。

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