利用IncludePicture域批量排版輸出帶照片的證件

涂文洪

批量排版輸出各類證件是快印店常常碰到的活件之一，一般都是采用WORD的郵件合并功能來制作。郵件合并被公認是WORD的高級應用，除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，還可以批量排版輸出標簽、工資條、成績單、證書、獎狀、準考證、明信片、員工胸卡等，可謂是功能強大，但是WORD菜單下郵件合并的常規(guī)用法，只對文字部分有效，對圖片的自動匹配和批量排版輸出則無能為力。深度挖掘郵件合并功能可以極大地提高工作效率，本文在常規(guī)郵件合并的基礎上用 IncludePicture域導入照片，不僅實現了文字，同時也實現了圖片的自動批量排版輸出。

下面就以制作如圖1所示某公司帶照片的員工出入證為例，來說明如何實現帶照片證件的自動批量排版輸出。

進行郵件合并前的準備工作

1.準備數據源

在EXCEL中制作并存儲數據源文檔，內容包括員工出入證上出現的字段名稱和對應的具體內容，以及對應照片文件的文件名，如圖2所示。注意數據源中標題行必須是字段名稱，除字段外還必須有相應的數據，并且數據行中間不能有空行。

2.準備WORD主文檔

單個出入證胸牌的成品尺寸是80mm×120mm，經過計算，一張16開打印紙（184mm×260mm）剛好可以排下4個出入證。

建立主文檔，布局下設定紙張大小為16開，紙張方向縱向，頁邊距上、下、左、右6mm，設定分欄為兩欄，并進行基礎排版制作出如圖3的效果。值得注意的有三點，一是小版面文字和圖片的位置在WORD中可以考慮借用表格來控制，基礎版式排好后再將表格線的顏色設定為無色，如圖4所示；二是表格外最后一個回車符號，要將其行距設為固定值，以避免后期排大版時表格位置出現錯亂；三是主文檔制作好后一定要存儲，以便后期能順利進行郵件合并?；A排版的其他步驟沒有難度，本文就不贅述了。

3.將上述數據文檔和WORD主文檔及數據文檔中“照片“字段記錄的所有圖片文檔置于同一文件夾內，進行郵件合并實現文字部分的自動排版。

①打開WORD主文檔，選擇郵件-開始郵件合并-目錄，這一步是設定用目錄方式進行郵件合并。

②選擇郵件-開始郵件合并-選擇收件人-使用現在列表，在對話框中選中已經制作好的數據文檔，這一步是將數據文檔與主文檔關聯(lián)起來。

③選擇郵件-編寫和插入域-插入合并域，在對應的位置插入不同字段的合并域，如圖5所示。

④選擇郵件-預覽結果，以及點擊下一條記錄翻頁右三角按鈕，查看自動排版的結果是否與數據文檔中的記錄一致，如圖6所示。

利用IncludePicture域對照片進行排版

1.在WORD主文檔中將光標置于需要插入照片的位置，選擇插入-文本-文檔部件，類別選鏈接和引用，域選IncludePicture，文件名或URL隨意輸入一個字符，比如a，如圖7所示。主文檔中照片的位置出現鏈接的圖像框，如圖8。

2.選中鏈接的圖像框，按下Shift+F9刷新，此處用WORD打開后，是一個不能正常顯示的圖片框，請編輯選中圖片框，按下Shift+F9即可刷新為語句以方便文章刊出，選中之前輸入的字符a， 選擇郵件-編寫和插入域-插入合并域-照片，將a替換為照片域。

3.選中鏈接圖像框，按下F9刷新后顯示照片，調整照片大小如圖9所示。

實現所有記錄的批量排版輸出

1.選擇郵件-完成并合并-編輯單個文檔-全部，即可實現文字部分的自動批量排版。

2.按下Ctrl+A全選，按下F9刷新所有照片，至此便完美地實現了文字和照片部分的自動批量排版，如圖10所示。

3.存儲上述完成合并后自動生成的名為“目錄“的文件，便可用16開紙在打印機上批量打印輸出，這時可以輕松愉快地去喝杯咖啡，待輸出完成后，對16開紙進行裁切，一分為四，便可獲得4個人的帶照片的出入證。

小結

郵件合并功能強大，用好了可以在工作中事半功倍，利用IncludePicture域批量導入照片，對自動排版輸出各種帶照片的證件，效率高、操作方便，有非常大的實際意義。

作者單位：貴州輕工職業(yè)技術學院