OA協(xié)同辦公平臺在高校信息化管理中的應(yīng)用與實踐

李書欽，馬時來

（北方工業(yè)大學(xué)信息中心，北京 100144）

0 引言

隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、管理科學(xué)的不斷進(jìn)步和交叉融合，辦公自動化（OA）脫穎而出。OA自1970年以來快速發(fā)展，將計算機(jī)技術(shù)和協(xié)同辦公相結(jié)合，使信息傳遞、流程審批更加快捷，使日常行政辦公事務(wù)的處理跨越時間和空間的限制，顯著提高工作效率，節(jié)省辦公成本，減少不必要的工作失誤，提高管理者決策水平，并且可以嚴(yán)格辦公制度、嚴(yán)密辦事程序，規(guī)范辦文、辦會、辦事行為[1-2]。

現(xiàn)階段，高等教育的發(fā)展對大學(xué)日常管理提出了新要求，如何提高日常辦公效率，讓行政辦公流程變得科學(xué)合理，貫徹落實“讓人員少跑腿，讓信息多跑路”的工作思路，建設(shè)OA協(xié)同辦公平臺已成為大學(xué)管理中的重要議題之一[3-5]。目前，我國高校信息化建設(shè)步伐明顯加快，大部分高校已具備網(wǎng)絡(luò)條件、硬件條件和建設(shè)OA協(xié)同辦公平臺的條件，建設(shè)和使用OA協(xié)同辦公平臺來規(guī)范日常的辦公行為，不僅讓行政辦公流程變得科學(xué)合理，還能夠優(yōu)化資源配置，節(jié)約人力物力財力，提高大學(xué)的行政辦公和綜合治理能力。

因此，擬結(jié)合北方工業(yè)大學(xué)OA協(xié)同辦公平臺建設(shè)的實際情況，論述OA協(xié)同辦公平臺實施的條件、在高校信息化管理中的作用、實踐經(jīng)驗及取得的成效。

1 高校實施OA協(xié)同辦公平臺的條件

實施OA協(xié)同辦公平臺，首先需要選擇一個適合本單位實際的協(xié)同辦公平臺，前期通過在同類型高校中大量走訪論證，我校最終選定北京致遠(yuǎn)互聯(lián)軟件股份有限公司開發(fā)的OA系統(tǒng)，系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，實現(xiàn)了全校教職工的協(xié)同工作、公文管理、表單管理、文檔管理、會議管理、通知公告等功能，并與學(xué)校信息門戶和數(shù)據(jù)中心整合，打破信息孤島，實現(xiàn)了統(tǒng)一登錄、自動同步用戶信息的辦公自動化管理，實現(xiàn)我校統(tǒng)一辦公平臺，落地各項審批管理制度，提高工作效率，并通過移動辦公接入，為我校實現(xiàn)移動校園建立堅實的基礎(chǔ)。

1.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，高度重視

利用OA協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)從傳統(tǒng)辦公方式向線上協(xié)同辦公轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)的重視至關(guān)重要。OA協(xié)同辦公平臺涉及到全校各個部門，是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，在人員配備、經(jīng)費保障、部門協(xié)調(diào)等方面制訂相關(guān)制度，并保證項目的實施過程順利執(zhí)行[6-7]。在OA協(xié)同辦公平臺中，校領(lǐng)導(dǎo)是所有決策事項的最終一環(huán)，對OA系統(tǒng)使用起到關(guān)鍵作用，為確保系統(tǒng)上線后的使用效率，需率先垂范，帶頭使用OA系統(tǒng)，如果校領(lǐng)導(dǎo)不能及時有效使用，就會造成審批流程終止，從而導(dǎo)致工作效率降低[8-9]。

針對我校OA協(xié)同辦公平臺，學(xué)校專門組建高級別領(lǐng)導(dǎo)小組，校長任組長，親自抓協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)工作，由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門一把手作為第一責(zé)任人認(rèn)真對待、大力配合。我校OA協(xié)同辦公平臺自2017年1月1日正式上線運行，校領(lǐng)導(dǎo)多次在校長辦公會、黨委常委會、中層干部會議上督促各部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用OA協(xié)同辦公平臺。因此，高校的協(xié)同辦公平臺能否成功實施，取決于校領(lǐng)導(dǎo)的決心和重視程度，沒有校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)調(diào)推進(jìn)，協(xié)同辦公平臺的實施就不可能實現(xiàn)。

1.2 各部門密切配合，合理分工

OA協(xié)同辦公平臺的實施，涉及到全校所有部門和相關(guān)管理人員，必須得到各職能部門的積極配合。因此，我校在實施協(xié)同辦公平臺建設(shè)初期，就明確了各部門工作職責(zé)。學(xué)校辦公室是學(xué)校的核心管理部門，是信息上傳下達(dá)的中樞，為確保OA協(xié)同辦公平臺的順利實施與推廣，我校由學(xué)校辦公室統(tǒng)籌OA推廣事宜，協(xié)調(diào)學(xué)校各部門需求調(diào)研、系統(tǒng)培訓(xùn)等環(huán)節(jié)資源，并對建設(shè)過程進(jìn)行跟蹤和確認(rèn)。信息中心在OA推廣過程中給予人員、技術(shù)等方面的支持，就OA系統(tǒng)環(huán)境部署、系統(tǒng)測試、系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)做好與廠商的溝通、協(xié)調(diào)工作。全校各部門都指定一名OA系統(tǒng)管理員，作為接口人，提供、確認(rèn)本部門使用需求，積極參與系統(tǒng)后期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)OA系統(tǒng)初次使用、安裝和操作流程，指導(dǎo)、帶動本部門領(lǐng)導(dǎo)和員工積極使用OA協(xié)同辦公平臺。

為保證OA協(xié)同辦公平臺順利實施，學(xué)校辦公室專門制定各部門OA系統(tǒng)管理員通訊錄，并在學(xué)校主頁多次下發(fā)通知，對OA系統(tǒng)實施的時間節(jié)點、試運行時間、正式上線時間做出明確安排。信息中心制定OA系統(tǒng)需求調(diào)研表、需求和功能確認(rèn)表等系列表格，對學(xué)校35個二級部門進(jìn)行需求調(diào)研，并不斷完善和確認(rèn)需求，協(xié)助相關(guān)部門明確表單、公文、協(xié)同等表單樣式和審批流程。正是學(xué)校各部門的密切配合，保證了我校OA協(xié)同辦公平臺的順利實施，也保證了各部門在系統(tǒng)上線后的熟練使用和共同認(rèn)可。

1.3 實施過程科學(xué)合理，系統(tǒng)培訓(xùn)及時到位

為了保障我校的OA系統(tǒng)順利上線運行和后期的持續(xù)應(yīng)用，需要一套完善的實施方法和服務(wù)體系，該項目的實施采用“總體規(guī)劃、分步實施”來開展，實施流程圖如圖1所示。

圖1 OA協(xié)同辦公平臺實施流程圖

（1）項目準(zhǔn)備階段

OA協(xié)同辦公平臺的實施是一項系統(tǒng)工程，學(xué)校辦公室和信息中心組建項目實施小組，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)專門召開項目啟動大會，制定項目實施計劃。該項目的實施將使學(xué)?？焖倮孟冗M(jìn)技術(shù)手段和管理思想把行政辦公、知識管理與工作流、信息流有機(jī)集成。但是，本項目的實施將牽涉到學(xué)校的方方面面，可能會涉及業(yè)務(wù)流程和日常管理的優(yōu)化過程。為確保項目實施按計劃、進(jìn)度、目標(biāo)、質(zhì)量進(jìn)行，所以將項目準(zhǔn)備放在了實施的第一步。

（2）需求確認(rèn)階段

通過詳細(xì)的業(yè)務(wù)調(diào)研，提出業(yè)務(wù)流程方面的建議和調(diào)整，OA系統(tǒng)廠商負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)及管理方面的調(diào)整，制定標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程和崗位職責(zé)規(guī)范，提供最終的業(yè)務(wù)藍(lán)圖報告和解決方案。針對學(xué)校的核心應(yīng)用，先局部推行后整體參照，用最小代價、最短時間實現(xiàn)成功上線和應(yīng)用固化，建立起我校的辦公環(huán)境和平臺，達(dá)成項目階段性成果，為后續(xù)的擴(kuò)展、改進(jìn)、提升建立基礎(chǔ)立足點，取得校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同和支持。

（3）系統(tǒng)實現(xiàn)階段

建立OA系統(tǒng)上線所必須的硬件環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，做好系統(tǒng)上線準(zhǔn)備，安裝系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和軟件環(huán)境，根據(jù)調(diào)整后確定的業(yè)務(wù)流程和崗位職責(zé)規(guī)范，進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)整和測試。根據(jù)定義的業(yè)務(wù)整理確認(rèn)結(jié)果，通過系統(tǒng)的實施從而確定學(xué)校實際業(yè)務(wù)處理規(guī)范，并以此為基礎(chǔ)，建立起OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用框架、業(yè)務(wù)運行業(yè)務(wù)規(guī)程、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案、系統(tǒng)上線方案等一系列系統(tǒng)應(yīng)用的策略和方針，最終實現(xiàn)各部門的業(yè)務(wù)需求。

（4）驗收交付階段

OA協(xié)同辦公平臺實施工作基本完成后，進(jìn)行項目驗收和交付，經(jīng)過精心準(zhǔn)備，系統(tǒng)具備試運行基本條件，在學(xué)校辦公室和信息中心的大力推動、協(xié)調(diào)下，正式進(jìn)入系統(tǒng)試運行階段。在此期間，組織多場大規(guī)模集中培訓(xùn)、管理員專場培訓(xùn)和校領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)，編寫OA系統(tǒng)使用手冊。

2 OA協(xié)同辦公平臺在高校信息化管理中的應(yīng)用

北方工業(yè)大學(xué)的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實施項目自2015年9月正式啟動，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持、協(xié)調(diào)及全體項目成員的共同努力下，經(jīng)過1年的系統(tǒng)實施工作，完成了學(xué)校辦公室、組織部、信息中心、人事處、科技處、教務(wù)處、后勤資產(chǎn)管理處、國際合作與交流處等21個部門的需求調(diào)研、搭建、測試、培訓(xùn)工作。

截止目前，已經(jīng)完成搭建一級部門20余個、二級部門50余個，人員信息1400余條，梳理學(xué)校崗位267類，搭建學(xué)校及部門發(fā)文模板20余條，收文模板3條，梳理、搭建各部門表單流程150余條，完成系統(tǒng)培訓(xùn)工作累計10余次，直接培訓(xùn)人員200余人。系統(tǒng)于2017年1月正式上線，上線以來，最高在線并發(fā)數(shù)達(dá)70人，隨著廣大教工辦公習(xí)慣的改變，在線人數(shù)穩(wěn)步上升，系統(tǒng)運行效果如圖2所示。

圖2 OA協(xié)同辦公平臺運行效果圖

2.1 信息發(fā)布、資源共享

我校OA協(xié)同辦公平臺分為個人空間和學(xué)校空間，在個人空間模塊，可以處理待辦工作、發(fā)起自由協(xié)同、公文管理、發(fā)起會議、申請會議室等，在學(xué)?？臻g模塊，可以查看學(xué)校最新公告、學(xué)校公告文檔和學(xué)校公文，學(xué)校辦公室工作人員可以在該模塊發(fā)布公告和公文信息，廣大教工可以通過該模塊查閱公告資源和公共信息，避免了原有的紙質(zhì)文件下發(fā)方式，既節(jié)約了紙張，節(jié)省成本，又方便查閱、查詢，保證了學(xué)校公共信息和公文的及時下達(dá)。

2.2 規(guī)范工作流程、提高工作效率

OA協(xié)同辦公平臺將常用事項以表單和流程的形式固定下來，規(guī)范了工作流程，明確了校內(nèi)各部門、各職能處室的工作職責(zé)，減少了部門間的推諉和扯皮，增強了部門間協(xié)同和合作。例如，使用最為頻繁的學(xué)校黨委、行政印章使用審批單，必須經(jīng)過發(fā)起人擬稿—部門主管審批—主管處室或校領(lǐng)導(dǎo)審批—校辦秘書協(xié)同的程序，避免了過去可能存在的審核不夠嚴(yán)格、程序不夠完善的問題。通過“公文管理”的“發(fā)文管理”模塊，可以發(fā)起校發(fā)公文、黨發(fā)公文、校辦發(fā)公文、黨辦發(fā)公文等的擬制流程，學(xué)校相關(guān)處室、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以直接在公文中批閱、修改、回退等，既保證了發(fā)文的嚴(yán)肅性，又節(jié)約了紙張，避免了在各個領(lǐng)導(dǎo)辦公室頻繁跑腿的現(xiàn)象，顯著提高了辦公效率，有力提高了學(xué)校的信息化管理水平。

2.3 隨時隨地、移動辦公

由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和中層管理干部經(jīng)常需要開會或出差，辦公地點不僅僅局限在辦公室內(nèi)，因此需要能夠隨時隨地地訪問OA協(xié)同辦公平臺，我校OA協(xié)同辦公平臺支持手機(jī)端的移動辦公，用戶只需在手機(jī)端下載安裝OA系統(tǒng)App客戶端軟件，利用4G或Wi-Fi無線網(wǎng)絡(luò)，便可直接在手機(jī)上登錄我校OA協(xié)同辦公平臺，隨時隨地地處理待辦工作，這種移動化的辦公模式，可以讓辦公人員擺脫時間和空間的束縛，顯著提升工作效率。

3 結(jié)語

隨著高等教育事業(yè)快速發(fā)展，各高校的日常管理工作變得更加繁重，結(jié)合信息技術(shù)，開發(fā)OA協(xié)同辦公平臺，并應(yīng)用到高校各部門的業(yè)務(wù)管理工作中，將降低辦公成本，提高各職能部門的工作效率，有力提升領(lǐng)導(dǎo)層的決策水平，使高校的行政管理工作提升到新高度，促進(jìn)教學(xué)和科研的發(fā)展，為促進(jìn)高校信息化管理、提高競爭力奠定堅實的基礎(chǔ)[10]。

由于高校作為事業(yè)單位的特殊性，若要取代傳統(tǒng)的辦公模式，需要有校領(lǐng)導(dǎo)的重視、制度的保證、系統(tǒng)的培訓(xùn)、全面的技術(shù)支持等等，OA系統(tǒng)的成功實施，是一個循序漸進(jìn)的過程。因此，實施高校協(xié)同辦公平臺是一項長期性的工作，需要在思維、管理、制度等方面經(jīng)歷一次深層次、全面的變革，將協(xié)同辦公平臺廣泛應(yīng)用到高校管理的實際中，有效整合學(xué)校資源，提升學(xué)校管理水平。

綜上所述，只有在推動協(xié)同辦公平臺的過程中不斷探索和提升，才能將OA協(xié)同辦公的理念真正地融入日常辦公，這不僅是學(xué)校信息化建設(shè)的必經(jīng)階段，更是高校綜合實力與管理水平的重要標(biāo)志之一。

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