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      國(guó)土資源檔案數(shù)字化及服務(wù)利用研究

      2018-05-26 09:48潘虹
      卷宗 2018年10期
      關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化國(guó)土資源

      潘虹

      摘 要:隨著國(guó)土資源工作的發(fā)展,檔案數(shù)量越來(lái)越多,如果僅靠人工管理,不僅效率慢,也容易產(chǎn)生錯(cuò)誤,影響檔案的利用,增加檔案管理的成本。在信息科技逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)的背景下,國(guó)土資源檔案管理也應(yīng)實(shí)行數(shù)字化,以提升國(guó)土資源檔案管理與利用實(shí)效。

      關(guān)鍵詞:國(guó)土資源;檔案數(shù)字化;服務(wù)利用

      國(guó)土資源檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分,保管和利用是工作的重點(diǎn),也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的體現(xiàn)。在信息時(shí)代,國(guó)家也要求各級(jí)國(guó)土資源部門要加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化工作,實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

      一、國(guó)土資源檔案數(shù)字化及服務(wù)利用的現(xiàn)實(shí)意義

      (一)有效保管、保護(hù)檔案原件

      目前,國(guó)土資源檔案涵蓋的內(nèi)容比較多,既有土地開(kāi)發(fā)整理、建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用、土地利用總體規(guī)劃等業(yè)務(wù)檔案,也有機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、合并資料等部門檔案,傳統(tǒng)的保存載體是紙質(zhì)文件為主,這會(huì)導(dǎo)致提檔、歸檔工作量大,次數(shù)頻繁,檢索查檔利用效率低,也容易增加檔案受損的風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理,將原始紙質(zhì)檔案電子化后,將能更好地保護(hù)檔案原件,縮小檔案后期的存儲(chǔ)空間,提高檔案的管理與利用率。

      (二)有效整合檔案資源、信息

      國(guó)土資源檔案具有形成周期長(zhǎng),內(nèi)容豐富等特點(diǎn),與其他文書(shū)檔案不同的是,其從土地項(xiàng)目的選址、立項(xiàng)到后期的上報(bào)審批,直至招拍掛的出讓、轉(zhuǎn)讓,以及最終取得土地使用權(quán)證需要的時(shí)間長(zhǎng),期間涉及的需要?dú)w檔的資料按照類別,主要有土地管理類、地質(zhì)礦山類、地質(zhì)環(huán)境類、不動(dòng)產(chǎn)登記類,以及國(guó)土資源執(zhí)法監(jiān)察與行政復(fù)議、訴訟類。以國(guó)土資源執(zhí)法監(jiān)察與行政復(fù)議、訴訟類為例,土地、礦產(chǎn)衛(wèi)片檢查、違法案件,以及行政復(fù)議、訴訟案件的告知、不予受理決定、行政復(fù)議決定,行政應(yīng)訴案件等都屬于永久性保存。將這些形成于不同業(yè)務(wù)部門、不同階段又相互關(guān)聯(lián)的檔案信息資料關(guān)聯(lián)起來(lái)、綜合起來(lái)是保證后期服務(wù)利用的前提和基礎(chǔ)。

      (三)有效提升利用、服務(wù)效率

      傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通,查閱、調(diào)閱檔案會(huì)受到時(shí)間、地點(diǎn)以及相應(yīng)的技術(shù)條件制約,利用服務(wù)水平低、效率慢,需要利用主體到相關(guān)部門復(fù)印、調(diào)閱等,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后,查閱人只要通過(guò)登陸利用平臺(tái),通過(guò)身份驗(yàn)證即可隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案信息資料。例如,同樣一份檔案,公檢法在查辦案件需要調(diào)閱資料時(shí)可以下載相應(yīng)的數(shù)字化檔案資料,審計(jì)、紀(jì)檢等部門同樣可以在同一時(shí)間里應(yīng)工作需要復(fù)制、下載,不受其他部門已經(jīng)“借閱”的限制,滿足多頭主體的適用需要。

      二、國(guó)土資源檔案數(shù)字化及服務(wù)利用的對(duì)策

      (一)做好檔案數(shù)字化范圍界定

      國(guó)土資源檔案數(shù)字化的范圍和內(nèi)容的界定,關(guān)乎到國(guó)土資源檔案數(shù)字化工作量的大小。國(guó)土資源檔案數(shù)量龐大、種類繁多,尤其是涉密檔案信息和圖紙資料多,不同類型的檔案在查詢和利用時(shí)的要求差異性較大。應(yīng)根據(jù)“實(shí)用性”和“輕重緩急”的原則,科學(xué)界定當(dāng)前國(guó)土資源檔案的數(shù)字化范圍和內(nèi)容:首先是選擇頻率使用較高以及社會(huì)公眾普遍關(guān)注的檔案率先進(jìn)行數(shù)字化,例如地籍檔案、礦業(yè)權(quán)審批檔案,以及不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查和不動(dòng)產(chǎn)單元登記類檔案。其次是涉及國(guó)土資源事業(yè)自身發(fā)展的重要檔案資料,及時(shí)對(duì)該類檔案進(jìn)行數(shù)字化能夠有效滿足國(guó)土資源事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要,為國(guó)土資源部門作出相關(guān)決策提供智力支撐,為開(kāi)展宣傳教育提供第一手鮮活資料等。例如,機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、合并,以及修史編志資料。最后,立足國(guó)土職能,確定具有重要查考價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化,例如建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用檔案,土地開(kāi)發(fā)整理類檔案。

      (二)做好檔案數(shù)字化加工處理

      國(guó)土資源檔案數(shù)字化,要確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系,便于后期能及時(shí)查詢到所需的檔案。當(dāng)紙質(zhì)檔案立卷歸檔結(jié)束后,要在檔案管理軟件中錄入國(guó)土資源的檔案類別、件號(hào)、題名、成文時(shí)間、頁(yè)碼范圍以及歸檔時(shí)間等,并將相應(yīng)的歸檔入庫(kù)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃面,做好數(shù)據(jù)鏈接。同時(shí),還要建立一套完善且嚴(yán)密的數(shù)據(jù)處理制度,根據(jù)這一制度實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、高效處理。首先,優(yōu)化數(shù)字化處理流程和標(biāo)準(zhǔn)。明確不同業(yè)務(wù)部門、不同環(huán)節(jié)的工作職責(zé),堅(jiān)持著錄項(xiàng)目、著錄格式、檢索語(yǔ)言、掃描格式以及鏈接口徑的統(tǒng)一,避免數(shù)據(jù)處理和鏈接重復(fù)、疏漏,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錄入與原文掃描、圖文編輯的一一對(duì)應(yīng)。其次,建立完善的國(guó)土資源檔案數(shù)字化加工處理制度。例如,根據(jù)相關(guān)規(guī)定,結(jié)合工作實(shí)際,詳細(xì)制定《土地利用規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)》、《城鎮(zhèn)地籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)》等,并要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)要求,防止出現(xiàn)文件電子掃描時(shí)不清晰、不統(tǒng)一,甚至關(guān)鍵信息丟失等問(wèn)題。最后,建立相應(yīng)的檔案數(shù)字化審核制度,實(shí)時(shí)反饋、驗(yàn)收。

      (三)切實(shí)保障檔案數(shù)字化安全

      國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理為查詢、管理提供了傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì),但也面臨著更大的安全風(fēng)險(xiǎn),面對(duì)的使用對(duì)象不確定、數(shù)字化管理過(guò)程不確定等因素,為此,做好檔案數(shù)字化的安全保障工作至關(guān)重要。首先,要從源頭堵塞漏洞,嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)禁私自備份檔案信息、私自留存涉密圖紙信息等。其次,從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān),履行交接手續(xù),確保檔案原件及檔案信息的安全。再次,建立專門的數(shù)字化檔案加工、管理場(chǎng)所,對(duì)數(shù)字化處理實(shí)行全程監(jiān)控,嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員擅自進(jìn)入工作場(chǎng)所,嚴(yán)禁隨意連接互聯(lián)網(wǎng)等。在數(shù)字化處理結(jié)束后第一時(shí)間做好檔案數(shù)字信息的“雙備份”:檔案專用計(jì)算機(jī)信息備份和涉密硬盤(pán)二次備份,防止數(shù)據(jù)丟失。最后,還要建立相應(yīng)的檔案數(shù)字化應(yīng)急管理機(jī)制,制定應(yīng)急預(yù)案,改善檔案保管安全軟硬件條件,所有檔案場(chǎng)所達(dá)到安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn),采購(gòu)先進(jìn)的保密技術(shù)、設(shè)備等。嚴(yán)格按照信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)要求,建立國(guó)土資源檔案數(shù)字化安全保密防護(hù)體系和檔案災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制,建立“人防、物防、技防”三位一體的安全防范體系,確保國(guó)土資源電子檔案長(zhǎng)期保存和利用。

      (四)提升檔案數(shù)字化服務(wù)水平

      首先,要牢固樹(shù)立服務(wù)理念和意識(shí),依法依規(guī)提供國(guó)土資源檔案利用服務(wù)工作,結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù),改進(jìn)檔案查閱方式,簡(jiǎn)化查閱流程,最大限度地為檔案需求者提供周到、快捷的檔案查詢、利用服務(wù)。其次,加大國(guó)土資源檔案數(shù)字化信息的開(kāi)發(fā)力度,認(rèn)真做好國(guó)土資源檔案編研工作,加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開(kāi)發(fā)利用,挖掘檔案資源潛力,形成高質(zhì)量的國(guó)土資源檔案編研成果,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展決策、政策研究提供參考。再次,統(tǒng)籌做好國(guó)土資源檔案的數(shù)字檔案室建設(shè),嚴(yán)格做好檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化利用,加快推進(jìn)存量國(guó)土資源檔案的數(shù)字化和增量檔案的電子化工作,高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地穩(wěn)步推進(jìn)省、市、縣三級(jí)國(guó)土資源數(shù)字檔案室建設(shè),為檔案服務(wù)利用提供專門場(chǎng)所。最后,結(jié)合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的應(yīng)用,與電子政務(wù)網(wǎng)、國(guó)土資源門戶網(wǎng)站鏈接,實(shí)現(xiàn)檔案資源整合和共享。

      三、結(jié)語(yǔ)

      綜上所述,在信息科技時(shí)代,國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理是主流趨勢(shì),在具體實(shí)踐中,國(guó)土資源部門應(yīng)立足實(shí)際,有的放矢地提高檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全,確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和嚴(yán)肅性,使檔案服務(wù)利用價(jià)值得到最大化實(shí)現(xiàn)。

      參考文獻(xiàn)

      [1]丘強(qiáng).數(shù)字化管理在國(guó)土資源檔案管理中的適用性探討[J].中國(guó)管理信息化,2015,18(14):209-210.

      [2]林瓊.國(guó)土資源檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題[J].蘭臺(tái)世界,2015(S2):39-40.

      [3]魏松華.國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化思考[J].中國(guó)土地,2013(07):32-33.

      [4]陳鐳.國(guó)土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與探索[J].檔案與建設(shè),2013(07):64-65+53.

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