高校重大活動(dòng)檔案收集工作的思考

鐘紅麗

新時(shí)代高校舉辦的重大活動(dòng)越來(lái)越多樣化，做好高校重大活動(dòng)檔案收集工作，保證重大活動(dòng)檔案的真實(shí)性和完整性，對(duì)記錄學(xué)校的發(fā)展歷程有著重要的意義。應(yīng)國(guó)家主席習(xí)近平邀請(qǐng)，納米比亞總統(tǒng)哈格·根哥布于2018年3月28日至4月3日對(duì)中國(guó)進(jìn)行國(guó)事訪問(wèn)。3月31日哈格·根哥布總統(tǒng)及夫人在駐華大使的陪同下，蒞臨我?？疾煸L問(wèn)，推動(dòng)我校與納米比亞在技術(shù)技能人才培養(yǎng)、青年職業(yè)培訓(xùn)、科技研發(fā)等方面建立友好合作關(guān)系，同時(shí)為促進(jìn)兩國(guó)人民友誼貢獻(xiàn)力量。筆者結(jié)合此次重大外事活動(dòng)的檔案收集工作，就高校如何及時(shí)、完整地收集學(xué)校重大活動(dòng)檔案談些個(gè)人的思考。

一、高校重大活動(dòng)檔案收集工作的現(xiàn)狀

1.檔案意識(shí)較為淡薄

高校重大活動(dòng)具有臨時(shí)性、階段性的特征?；顒?dòng)籌辦機(jī)構(gòu)一般由多個(gè)部門臨時(shí)組成，包括重大活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)的任命、工作人員的組成都具有臨時(shí)性的特征。以哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我?；顒?dòng)為例，活動(dòng)承辦機(jī)構(gòu)由辦公室、國(guó)教院、保衛(wèi)處、宣傳部、實(shí)訓(xùn)中心等多部門組成，工作人員身兼數(shù)職，以圓滿完成階段性的工作為目標(biāo)，檔案意識(shí)較為淡薄，忽略或不重視檔案收集工作。有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案移交后利用不方便，不愿移交，導(dǎo)致學(xué)校檔案部門在查閱利用時(shí)無(wú)檔可查，不能為學(xué)校的中心工作服務(wù)。

2.載體形式多樣，收集工作難度大

重大活動(dòng)涉及內(nèi)容廣，形成的檔案數(shù)量大，載體形式多樣，增加了檔案收集工作的難度。從哈格·根哥布總統(tǒng)來(lái)訪我校重大外事活動(dòng)來(lái)看，其形成的檔案材料包含：前期籌備工作形成的文書檔案；活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中的照片、視頻等聲像檔案，哈格·根哥布總統(tǒng)的題詞，總統(tǒng)與校領(lǐng)導(dǎo)相互贈(zèng)送的禮品等實(shí)物檔案；重大活動(dòng)結(jié)束后對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)產(chǎn)生的各種檔案資料以及各類媒體報(bào)道的文字稿、錄像等。上述檔案資料多角度生動(dòng)地記錄了本次重大活動(dòng)，但也給收集工作帶來(lái)了困難。例如活動(dòng)過(guò)程中，攝影攝像工作由我校宣傳部及江蘇省教育電視臺(tái)共同完成，我校宣傳部只負(fù)責(zé)總統(tǒng)進(jìn)校后歡迎儀式階段的拍攝，隨后的三個(gè)參觀地點(diǎn)由江蘇省教育電視臺(tái)全程負(fù)責(zé)，聲像檔案涉及7名工作人員、4個(gè)地點(diǎn)，涉及的人物包括哈格·根哥布總統(tǒng)及其夫人莫妮卡·根格斯，聯(lián)合國(guó)有關(guān)機(jī)構(gòu)代表，部分非洲和亞洲國(guó)家駐華大使及有關(guān)工作人員，納米比亞共和國(guó)有關(guān)政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，我國(guó)駐納米比亞大使張益明及夫人，以及江蘇省外辦、江蘇省教育廳、南京江北新區(qū)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，我校校領(lǐng)導(dǎo)和師生代表等。上述因素給聲像檔案收集工作帶來(lái)了一定的難度。

3.涉密材料收集易疏忽

在本次重大活動(dòng)中，由于保密及安全因素，導(dǎo)致在一定的時(shí)限內(nèi)某些部門掌握的涉密檔案和檔案收集工作兩者之間產(chǎn)生矛盾。本次哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我校的重大活動(dòng)因考慮到保密和安全因素，給前期籌備階段檔案資料的收集帶來(lái)了困難。3月13日至26日我校領(lǐng)導(dǎo)多次向省外事辦公室禮賓新聞處領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)籌備工作情況的材料，省外事辦公室禮賓新聞處領(lǐng)導(dǎo)、中央警衛(wèi)局代表及本市相關(guān)部門各條線30余人多次前來(lái)考察總統(tǒng)校內(nèi)參訪路線的影像資料，考慮到保密及安全因素，只能在活動(dòng)結(jié)束后再進(jìn)行收集，而活動(dòng)承辦機(jī)構(gòu)一般在活動(dòng)結(jié)束后就撤銷，這使得收集工作變得較為困難。

4.檔案部門參與重大活動(dòng)力度不夠

檔案部門的工作人員一般很少在重大活動(dòng)的準(zhǔn)備階段就介入，導(dǎo)致檔案工作人員不熟悉整個(gè)活動(dòng)的過(guò)程，不能及時(shí)掌握重大活動(dòng)各階段檔案資料形成情況，給重大活動(dòng)檔案收集工作增加了難度。

二、高校重大活動(dòng)檔案收集工作對(duì)策

1.提升檔案意識(shí)，大力宣傳重大活動(dòng)檔案收集工作的重要性。

重大活動(dòng)檔案是指在重大的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、外事等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄，及時(shí)收集重大活動(dòng)檔案對(duì)真實(shí)地記錄和保存歷史，豐富館藏檔案資源，傳承文化等方面有著重要的作用。在實(shí)際工作中，要積極開展形式多樣、生動(dòng)形象的檔案法律法規(guī)宣傳活動(dòng)，提高全校師生檔案意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)重大活動(dòng)檔案的價(jià)值。可以結(jié)合“6·9”國(guó)際檔案日對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行宣傳，通過(guò)發(fā)放宣傳冊(cè)的形式，讓全校師生樹立重大活動(dòng)檔案意識(shí)，積極主動(dòng)地參與到重大活動(dòng)檔案征集活動(dòng)中來(lái)?；蛞灾v座形式，向全校師生講解重大活動(dòng)檔案的相關(guān)制度、重大活動(dòng)檔案收集工作程序等相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)開展多形式、多渠道的重大活動(dòng)檔案宣傳工作，強(qiáng)化全校師生制度觀念、責(zé)任意識(shí)，從而有效地提升師生在開展重大活動(dòng)檔案征集、移交工作方面的主動(dòng)性。

2.強(qiáng)化重大活動(dòng)檔案收集工作的規(guī)范性

規(guī)范管理是順利開展檔案收集工作的基本保障。首先我們應(yīng)該對(duì)重大活動(dòng)進(jìn)行深度調(diào)研，了解重大活動(dòng)檔案工作的開展過(guò)程，結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》和《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》，研究制定具有針對(duì)性和實(shí)際操作性的重大活動(dòng)檔案管理辦法，因地制宜地收集、整理重大活動(dòng)中形成的檔案，提高工作效率。

其次，在充分認(rèn)識(shí)重大活動(dòng)種類、性質(zhì)、分工職責(zé)等內(nèi)容的基礎(chǔ)上，制定重大活動(dòng)檔案歸檔范圍和保管期限，制定檔案整理細(xì)則，使檔案工作程序標(biāo)準(zhǔn)化。只有制定規(guī)范統(tǒng)一的要求，重大活動(dòng)檔案收集工作才能有章可循，同時(shí)也為將來(lái)實(shí)現(xiàn)重大活動(dòng)檔案資源共享提供可能性。

3.重視涉密檔案收集工作，保證檔案實(shí)體和檔案信息的安全

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)，緊抓檔案安全問(wèn)題，加大監(jiān)管力度。建立重大活動(dòng)涉密檔案聯(lián)系人制度，將重大活動(dòng)涉密檔案的收集、移交工作落實(shí)到人，依法治檔，保證檔案實(shí)體和檔案信息的萬(wàn)無(wú)一失。對(duì)于重大活動(dòng)的涉密檔案，不僅要做好紙質(zhì)檔案的歸檔，還要做好電子檔案、聲像檔案的歸檔工作，確保能夠展現(xiàn)重大活動(dòng)的全貌。

4.主動(dòng)介入重大活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案收集工作的監(jiān)督與指導(dǎo)

檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案收集的傳統(tǒng)觀念，即由重大活動(dòng)結(jié)束后被動(dòng)等待檔案移交向主動(dòng)介入重大活動(dòng)的轉(zhuǎn)變。檔案部門應(yīng)在重大活動(dòng)籌備階段提前介入，根據(jù)重大活動(dòng)檔案管理辦法及活動(dòng)方案，明確檔案收集工作任務(wù)，強(qiáng)化工作人員思想觀念并對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面收集與活動(dòng)有關(guān)的文書檔案、聲像檔案以及活動(dòng)紀(jì)念品等實(shí)物檔案，同時(shí)還應(yīng)收集各類媒體宣傳報(bào)道的資料。

建立重大活動(dòng)檔案?jìng)浒傅怯浿贫取Ｖ卮蠡顒?dòng)檔案?jìng)浒甘沁B接活動(dòng)承辦單位與檔案部門之間的橋梁，檔案部門通過(guò)備案表中活動(dòng)的基本信息，做到對(duì)重大活動(dòng)心中有數(shù)，為業(yè)務(wù)指導(dǎo)暢通渠道，進(jìn)而全程跟蹤并有效地指導(dǎo)檔案收集工作，定時(shí)以會(huì)議的形式通報(bào)每個(gè)階段每個(gè)部門檔案收集情況，確保檔案資料的完整性。

5.以師生為本，加大重大活動(dòng)檔案收集力度

重大活動(dòng)檔案記錄了學(xué)校發(fā)展歷程中的重大事件，是反映學(xué)校歷史面貌的珍貴資料。多渠道、多形式地開展重大活動(dòng)檔案收集工作，對(duì)于建設(shè)國(guó)內(nèi)一流、特色鮮明、充滿活力的南京科技職業(yè)學(xué)院有著重要意義。納米比亞總統(tǒng)參訪我校的重大外事活動(dòng)已圓滿完成，為了更完整、生動(dòng)地記錄和反映哈格·根哥布總統(tǒng)參訪我校的整個(gè)過(guò)程，記錄我校師生在活動(dòng)中的服務(wù)風(fēng)采，我校在國(guó)際檔案日開展了“我和納米比亞總統(tǒng)”的檔案征集活動(dòng)。此次征集活動(dòng)主要有兩方面內(nèi)容：一是照片與視頻；二是書畫作品及征文。師生們可以通過(guò)提交照片或視頻參與活動(dòng)，照片和視頻的內(nèi)容可以是為歡迎儀式做出貢獻(xiàn)的馬球隊(duì)同學(xué)訓(xùn)練時(shí)的情景，也可以是在實(shí)訓(xùn)中心等待總統(tǒng)來(lái)訪時(shí)興奮而激動(dòng)的師生形象，或是校園環(huán)境及標(biāo)識(shí)在總統(tǒng)參訪前后的變化等；師生們也可以通過(guò)書畫作品、征文的形式來(lái)展現(xiàn)自己參與、服務(wù)于本次重大外事活動(dòng)的心路歷程。為充分調(diào)動(dòng)全校師生的參與度，學(xué)校還將開展評(píng)比活動(dòng)。

重大活動(dòng)檔案是高校記憶里熠熠生輝的亮點(diǎn)。在新時(shí)代下，加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案收集工作，是豐富檔案資源建設(shè)的內(nèi)在需要。檔案工作者應(yīng)創(chuàng)新理念，加大重大活動(dòng)檔案收集力度，變被動(dòng)“接收”為主動(dòng)“介入”，將具有憑證價(jià)值和史料價(jià)值的重大活動(dòng)檔案收集好、保管好、利用好，更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作。

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