企業(yè)外事接待禮儀與注意事項分析

李新榮

【摘要】改革開放的深入和中國加入世界貿(mào)易組織（WTO），以及奧運會的成功舉辦，所有方面中國和世界其他國家正以前所未有的速度全面展開-中國人民也越來越覺得生活不再是一個自給自足的封閉狀態(tài)，整個世界經(jīng)濟、政治和文化發(fā)展也都是緊密相連。本文論述了外事企業(yè)的禮儀和注意事項。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)外事接待 禮儀 注意事項 分析

一、前言

對中國人來說，最重要和最頻繁的工作之一就是接待外國來訪者或外國技術(shù)人員來中國工作。周恩來總理曾經(jīng)說過，“外交無小事”是外交事務(wù)重要性的深刻體現(xiàn)，任何微小的外交細節(jié)都將產(chǎn)生巨大的影響。除了繼承和發(fā)揚我國服務(wù)客人的優(yōu)良傳統(tǒng)外，還應(yīng)借鑒國際慣例的接待方法。在款待外國客人或技術(shù)專家時，企業(yè)應(yīng)仔細考慮許多實際因素，并討論外國專家的禮儀和注意事項。

二、籌備階段

指定的企業(yè)外事接待要想成功完成接待任務(wù)，接待團隊通常需要建立一個全面的規(guī)劃，負責處理發(fā)生在接待外國朋友的所有事情上，這是很重要的，團隊也將成為指揮接待任務(wù)的指揮所，負責接待團隊領(lǐng)導作為總指揮官，要完全負責這次接待任務(wù)。一般大型企業(yè)均設(shè)有專業(yè)外事接待部門，負責外事工作。對于一些小型企業(yè)，可以臨時調(diào)派一名或幾名負責外事接待的關(guān)鍵人員，企業(yè)負責人，如廠長，經(jīng)理應(yīng)作為主管外賓接待的負責人。根據(jù)外籍人員來訪時間，企業(yè)應(yīng)提前組成接待團隊，并根據(jù)以下各方面安排和安排外事接待任務(wù)：

（一）進行前期具體安排：

為了方便接待人員了解接待工作的現(xiàn)狀，應(yīng)設(shè)置一個謹慎的中外書面接待時間表，安排內(nèi)容的總表應(yīng)包括：指導方針、會議和簽約儀式、宴會、旅游、交通、用餐時間、陪同人員等細節(jié)。時間表應(yīng)該盡可能的長，以便與對方的接觸者進行協(xié)商，同時也要考慮客人的習俗和宗教信仰。需要具體安排工作包括：安排接送人員和車輛，住宿和支付方式，陪同人員或翻譯，日常用餐地點和時間，工作和休息地點，會議室，溝通方式，路線和時間，在某些情況下甚至安排宗教活動。日程表上的內(nèi)容簡單易行，但不像公司計劃外國客人來訪那么容易。在使用交通工具時安排外賓，例如，一些小型企業(yè)沒有專業(yè)汽車或指定司機負責接待客人。因此，在中國與外國客人一起工作非常重要。如果沒有條件，可以臨時從其他企業(yè)轉(zhuǎn)移車輛或安排機動車解決問題。

（二）通知日程安排：

外國客人來訪的接待團隊最后定稿后應(yīng)通知相關(guān)人員名單，如有必要，可與外賓聯(lián)系，提前向客人打印，以便提前做好準備。

三、迎送與會議階段

（一）迎接到訪

在接待外賓時，外賓從飛機、車輛或輪船上下來后，接待人員應(yīng)向客人介紹迎賓員的姓名和功能，并歡迎客人。當外賓主動擁抱我們的員工時，我們可以做出相應(yīng)的表示。如果要送花，應(yīng)在接待客人的主要領(lǐng)導和客人握手后安排。在乘坐公共汽車時，客人首先應(yīng)站在車的右側(cè)，并與左邊的主人在一起。在外賓和陪同人員上車后，開車到酒店。在途中，隨行人員應(yīng)選擇一種有利于對外宣傳的機器，如在前往外賓途中所看到的歡迎標志和文化景觀。

（二）召開會議

會議安排會議的時間、地點、主要當事人、其他具體安排和有關(guān)通知，應(yīng)當通知對方。如果有合影，也需要事先拍好照片。主人在中間，主人旁邊按照禮賓的順序，雙方安排在主人兩邊。開會前，主人應(yīng)在門口迎接客人，在大樓的前門等候，或在休息室等候。如果主人不在大樓前面，工作人員應(yīng)在大樓入口處見面并介紹客廳。會議結(jié)束時，主人應(yīng)客人的前面的車或在門口，和客人送行。兩邊領(lǐng)導人會晤，除了隨行人員和必要的翻譯和錄音的帖子，其他員工應(yīng)推出。避免在談話中進進出出。

四、告別階段

當外賓訪問或工作將結(jié)束離開時，接待客人的各種企業(yè)不能忽視告別的重要性，在某種程度上，再見或告別儀式，歡迎儀式具有相同的效果，如果歡迎儀式，砰地一聲，顯得告別儀式的敷衍，客人會覺得突然孤獨或失望，我們也失去了禮儀。雖然告別儀式可以相對簡單而快捷，但也必須精心挑選，以滿足送別人員的要求，對數(shù)字的限制，對同一身份，職責應(yīng)清楚劃分。在接待外賓的過程中，是否正確地執(zhí)行了送別期間的操作是最后的、也是至關(guān)重要的一部分。

五、需要特別注意的幾個問題

通過多年來與外賓見面或在企業(yè)進行了長期的工作，我逐漸總結(jié)出一些特別需要注意的關(guān)鍵問題。我在實際工作中確實有很大的經(jīng)驗，任何不當?shù)奶幚砑毠?jié)都會導致不可估量的后果，相反，注重細節(jié)也會使企業(yè)受益。以下是工作中需要注意的幾個最重要的問題：

一是為了在機場或車站迎接外賓，有必要確保收站的時間準確。一般的城市機場是室內(nèi)，距企業(yè)都有很長的距離，所以交通問題使得我們要做好準備，尤其是在冬天或壞天氣時，更應(yīng)該提前開始或咨詢道路交通部門。想象一下，當一位不懂語言的外國客人可以在機場看到車排隊，人們會有多么焦慮。

二是對外賓的住宿和交通應(yīng)仔細安排。如果是在中長期從事技術(shù)服務(wù)的外國客人，企業(yè)應(yīng)仔細安排其餐飲、住宿、運輸路線和交通運輸。外賓的住宿位置應(yīng)該干凈、安靜，具有中國特色。食品應(yīng)清潔衛(wèi)生：酒店應(yīng)該是一個正規(guī)的酒店，可以提供定期周到的服務(wù)。企業(yè)提供的交通工具應(yīng)當安全、整潔。司機應(yīng)該有規(guī)律的訓練，養(yǎng)成良好的性格，遵守交通規(guī)則。最好是用簡單的方式能與外賓交流。交通路線應(yīng)該是寬敞和發(fā)達的，車輛不應(yīng)該頻繁的開車到市區(qū)或偏僻的街道。

三是外賓應(yīng)在企業(yè)的工作環(huán)境中精心安排。應(yīng)該為外國客人預留一個單獨的辦公室，與此同時，辦公室應(yīng)配備基本的辦公設(shè)施和生活設(shè)施，除了常規(guī)的辦公設(shè)備，比如電腦、手機、復印機，打印機，和文具，也特別注意開放的互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)，國際長途電話服務(wù)或提供當?shù)氐碾娫捒ǎ云髽I(yè)外國客人自己的人員，以滿足技術(shù)問題的溝通和聯(lián)系。

六、結(jié)束語

總之，“外交無小事”作為我們的外交標準不僅在其他國家得到了廣泛的應(yīng)用，而且也成為了接待外國朋友的原則。這是一件小事，也是件大事。把小事當作大事來對待，有兩種不同的后果。周總理說外交不是小事也就不足為奇了。妥善處理外事工作，讓外國朋友在中國感受到中國人民的熱情，實現(xiàn)中國最優(yōu)秀的外國朋友來華訪問的目的，為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。