淺談工程建設中信息化管理系統(tǒng)的建設與管理

余雙秀

隨著工程建設科學技術的迅猛發(fā)展，信息的交流和傳遞日趨頻繁，僅僅依靠傳統(tǒng)的信息傳遞、管理模式，已經(jīng)不能滿足工程建設的需要，工程建設的信息化管理已經(jīng)引起了社會的廣泛關注，建立信息化管理系統(tǒng)來處理工程建設信息已成為廣大工程建設者的共識，這也是工程參建單位提升自身管理水平發(fā)展的必然趨勢。本人負責管理的北外環(huán)綜合整治工程（建設內容包括軟基處理、擋土修復、路面改造等，項目總投資4.453億元）項目實施過程中就成功建立、運用了信息化管理系統(tǒng)，取得良好成效，該工程榮獲“廣東省市政工程安全文明施工示范工地”、“中山市市政建設項目優(yōu)良樣板工地”等獎項。結合該工程的管理經(jīng)驗，對工程建設中信息化管理系統(tǒng)的建設與管理分析如下：

1 信息化管理系統(tǒng)的意義

工程建設中信息化的管理不僅意味著利用信息技術代替?zhèn)鹘y(tǒng)的信息處理方式，它更重要的意義是利用計算機技術、數(shù)據(jù)集成技術以及網(wǎng)絡技術等手段，對工程建設相關信息，如參建方信息、供應商信息、相關方要求、工程建設中的圖紙、文件、資料、通知、指令等，進行收集、整理、儲存、處理。使用信息管理化技術不僅提高了工程建設的管理水平、降低工程管理成本，還提升了參建各方的經(jīng)濟效益。

近幾年來，很多項目已經(jīng)成功的建立了信息化管理系統(tǒng)，并且都將信息化管理系統(tǒng)作為信息交流的工具。有些企業(yè)將企業(yè)內部管理、工程管理等工作都通過信息化系統(tǒng)平臺進行管理，這樣一來，大大提升了企業(yè)的管理效率。也有一些企業(yè)雖已經(jīng)建立了內容比較豐富的網(wǎng)頁，作為其企業(yè)業(yè)績展示的一種平臺，但都是以發(fā)布信息為主，這就使得信息化管理系統(tǒng)沒有得到真正意義上的實現(xiàn)。信息化管理系統(tǒng)建設的意義主要在一下幾個方面體現(xiàn)出來：

（1）工程建設中信息化管理系統(tǒng)可以提升辦公效率。信息化管理平臺加快了信息交流的速度，減少了傳統(tǒng)模式下的重復抄錄、復制、傳送的工作，讓員工在企業(yè)授權的范圍內實現(xiàn)工作與信息化的協(xié)調、處理，使得信息可以得到共享。

（2）工程建設中信息化管理平臺可以實現(xiàn)信息的采集、分類、儲存、分析及處理?？梢允沟庙椖抗芾砀鞣侥芗皶r收取到工程項目的建設進展信息，通過管理平臺，實時處理工程建設相關問題，由此來提升工程建設管理效率。

（3）工程建設中信息化管理平臺可以建立資源庫、信息庫，其內容包括建筑材料、設備供應商信息，工程技術規(guī)范、標準等，這樣不僅可以提高員工工作效益，還可以方便員工及時查閱。

（4）工程建設中信息化管理平臺可以對工程項目的建設進行遠程監(jiān)控和管理。每一個項目管理都可以通過網(wǎng)絡匯集到企業(yè)的信息平臺上，這樣不僅方便了管理部門與企業(yè)的信息溝通，還滿足了企業(yè)領導對監(jiān)管部門的遠程監(jiān)控管理。

（5）建立信息化管理平臺進行工程建設管理可節(jié)約管理成本。工程建設過程中，傳統(tǒng)的信息傳遞（如圖紙分發(fā)、通知、文件發(fā)放等）都必須以紙質資料為載體、由人工進行傳送；信息化管理系統(tǒng)則采用電子文檔、根據(jù)管理權項實行網(wǎng)絡傳送、電子簽章，可減少紙張費用及分發(fā)、傳送文件資料的人工費用。

2 工程建設管理中信息化管理系統(tǒng)平臺的建設

2.1 工程建設信息化管理系統(tǒng)的平臺結構

在這個互聯(lián)網(wǎng)時代，互聯(lián)網(wǎng)促進了計算機的鏈接，網(wǎng)絡技術就幫助實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)上的資源共享。使用網(wǎng)絡技術，構建了一個完善的信息化管理平臺，這使得各級管理部門、工程項目以及各參建方都可以通過網(wǎng)絡匯集在同一個信息平臺上，從而來實現(xiàn)工程建設中的各種資源、信息的共享，由此達到協(xié)同工作的目的。信息化管理系統(tǒng)平臺結構如圖1所示。

圖1 信息化管理系統(tǒng)平臺結構圖

2.2 工程建設中信息化管理系統(tǒng)的功能

在工程建設中信息化管理系統(tǒng)的功能應建立辦公管理功能模塊、工程項目管理功能模塊、工程管理功能模塊、資源管理模塊，這四個模塊是工程建設中信息化建設的重要組成部分。

2.2.1 辦公管理功能模塊

辦公管理功能模塊包括公共通知、文件收發(fā)、網(wǎng)上簽報審批、資料上傳歸檔、人力資源管理、資料管理、資產(chǎn)管理、合同管理等。關于公告通知功能，可以直接將工程建設相關的文件、公告通知等重要內容用信息通知或郵件的方式傳達給每一位員工，同時系統(tǒng)會自動提醒員工有新消息，請及時查看；并且，信息管理人員還可以控制信息發(fā)送的對象，信息系統(tǒng)也會顯示是否被員工查看的狀態(tài)等。關于網(wǎng)上簽報的功能，就只須在信息系統(tǒng)上簽報，具備審批權項的領導不須在辦公室，只要有電腦、網(wǎng)絡的地方就可以進行審批，并且這個審批過程可以在平臺上顯示。

2.2.2 管理功能模塊

工程建設中管理功能模塊可以有效的為各個項目管理部門提供前期管理、招標管理、設計管理、質量控制、進度控制等有關程序和內容。對項目管理的過程中，各種資料都可以自動的儲存，并且還可以根據(jù)積累的數(shù)據(jù)和資料來自動生成管理月報。與此同時，工程項目管理規(guī)劃、月報、施工現(xiàn)場照片等重要的信息都可以及時的上傳到信息化管理平臺系統(tǒng)中，由此讓管理者能及時了解工程的進展和合同執(zhí)行的情況，為項目管理工作帶來便捷，也大大提升了項目工作管理的效率。項目管理信息化系統(tǒng)功能模塊如圖2所示。

圖2 項目管理信息化建設系統(tǒng)功能模塊圖

3 工程建設中信息化管理系統(tǒng)的管理

信息化管理系統(tǒng)的建設，首先是需要一個成熟的信息化技術，一個穩(wěn)定的硬件運行環(huán)境，不僅如此，他更需要的是一整套完整、科學的管理體系。在工程建設中建立一個完善的信息化管理系統(tǒng)時，應當要盡力做到以下幾點：

3.1 建立信息化管理系統(tǒng)要先對管理對象自身進行定位

工程建設中如果想要建設完善的信息化管理系統(tǒng)，就應該先對系統(tǒng)管理的企業(yè)、項目自身進行一個準確的定位。要確定信息化管路系統(tǒng)建設的需求、建設模式、系統(tǒng)平臺以及范圍。

3.2 建立健全的信息管理制度

信息化管理制度是建立信息化管理系統(tǒng)的重要的組成部分，信息管理制度是信息化管理系統(tǒng)正常運行的重要保障。建立良好的信息化制度的目的是為了有效的規(guī)范信息管理的工作，規(guī)范信息收集、錄入、審核、審批、加工等工作的有效進行，從而更好的促進信息化管理工作的規(guī)范化和程序化。

3.3 設置系統(tǒng)管理人員

在建立信息化管理系統(tǒng)的過程中，設置一名專職的系統(tǒng)管理員是非常必要的，信息化管理系統(tǒng)是依托互聯(lián)網(wǎng)進行運行的，系統(tǒng)管理員在選擇的時候就必須要有一定的專業(yè)技術知識，這樣才可以勝任對系統(tǒng)集成、軟件設備維護等工作。信息系統(tǒng)在一開始建立的時候是非常關鍵的，在建立的時候要確保系統(tǒng)支持硬件安裝和配置都是正確的，不僅如此，還要對員工進行職位分配權限。要根據(jù)管理規(guī)定，建立審批流程。系統(tǒng)管理員也應該做好相應的數(shù)據(jù)備份，定期對系統(tǒng)安全進行檢查。

3.4 提高員工的信息管理意識

在信息化管理系統(tǒng)啟動之前，要對員工進行專業(yè)培訓，可以通過培訓班、視頻、等方式進行培訓，培訓內容也可以根據(jù)信息化管理的意義、基礎、預期效果等進行培訓，多次使用信息化管理系統(tǒng)，讓員工可以盡快的與企業(yè)達成信息化管理的共識，由此增強員工的積極性。

4 結論

總而言之，信息化管理對項目的管理起著非常重要的作用。建立、運用信息化管理系統(tǒng)進行信息化管理不僅有利于規(guī)范工程建設的管理模式，還可以有效的提升工作效率、節(jié)約工程建設成本，為工程管理各方帶來良好的經(jīng)濟效益。

[1]孫文萍，張李蓀.論設計院工程設計文件數(shù)據(jù)的建設[J].工程建設與設計，2009（4）.

[2]中華人民共和國建設部建市[2003]第30號關于培育發(fā)展工程總承包和工程項目管理企業(yè)的指導意見[Z].2003.