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      淺論信息化農(nóng)村檔案管理工作的創(chuàng)新

      2018-06-29 01:38:50李麗
      農(nóng)民致富之友 2018年12期
      關(guān)鍵詞:信息管理檔案管理效率

      李麗

      在信息化農(nóng)村檔案管理需要充分利用信息技術(shù),提高農(nóng)村檔案管理的質(zhì)量和效率。分析了信息化農(nóng)村檔案管理存在的問題,提出了優(yōu)化和創(chuàng)新農(nóng)村檔案管理的幾點(diǎn)建議。農(nóng)村檔案是各個(gè)單位和地區(qū)檔案發(fā)展的重要資料。它們的完整性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到生產(chǎn)和發(fā)展。因此,各縣級(jí)要做好文件農(nóng)村檔案管理工作。然而,在信息化傳統(tǒng)的農(nóng)村檔管理系統(tǒng)已不能滿足單位發(fā)展的需要。各縣都要充分利用信息技術(shù),創(chuàng)新農(nóng)村檔案管理,提高農(nóng)村檔案管理的水平和效率。

      1 信息化農(nóng)村檔案管理存在的問題。

      1.1 缺乏對(duì)農(nóng)村檔案管理理念的理解

      在信息技術(shù)化,充分利用信息技術(shù)管理文檔是提高農(nóng)村檔管理質(zhì)量和效率的重要途徑。然而,在當(dāng)前的中國(guó)農(nóng)村檔案管理情況來看,許多管理者仍缺乏了解農(nóng)村檔案管理的概念,并沒有充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)村檔案管理的積極意義。部分農(nóng)村檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理理念,在檔案管理方面存在諸多問題,在一定程度上限制了農(nóng)村檔案的利用。

      1.2 農(nóng)村檔案管理不規(guī)范

      許農(nóng)村檔案的管理不夠重視,缺乏統(tǒng)一的管理制度,有些農(nóng)村檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和隨機(jī)的文件數(shù)量,這使得許多文件和文件混淆了文件目錄。

      1.3 農(nóng)村檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在差異。

      傳統(tǒng)的農(nóng)村案管理主要采用手工服務(wù)的方式,導(dǎo)致不同人員的綜合素質(zhì)水平不同。由于對(duì)信息管理概念認(rèn)識(shí)不夠,農(nóng)村檔案管理過程受到諸多因素的制約。此外,許多農(nóng)村檔案管理人員對(duì)信息管理設(shè)備和技術(shù)也不熟悉。信息管理設(shè)備和技術(shù)阻礙了信息管理信息。農(nóng)村檔案管理的質(zhì)量和效率不能由上升。

      2 提高農(nóng)村檔案管理工作效率

      2.1 農(nóng)村檔案是記錄工作活動(dòng)的重要資料,涉及大量人員、財(cái)務(wù)等檔案,對(duì)農(nóng)村檔案管的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。農(nóng)村檔案的管理,是指相關(guān)文件、數(shù)據(jù)、音頻的統(tǒng)一收集和歸檔,便于查詢。因此,文件和檔案的管理是非常復(fù)雜和的優(yōu)勢(shì)。

      2.2 提高農(nóng)村檔案檢索利用效率

      在農(nóng)村檔案管理信息之后,可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在線瀏覽文檔文件,大大提高了檔案檢索和使用的效率。信息用戶可以在線了解相關(guān)信息,只需要輸入關(guān)鍵詞即可快速查找相關(guān)信息,保存到檔案部門的鏈接,有效地提高文件存取效率和使用效率。另外,當(dāng)一個(gè)部門的工作人員需要查閱文件信息時(shí),傳統(tǒng)的文件管理模式需要大量的時(shí)間。這兩個(gè)信息文農(nóng)村檔管理可以為其提供快速的服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)查詢,時(shí)間明顯減少,其完整性和準(zhǔn)確性有很高的要求。信息文檔的信息管理可以有效地提高文檔管理的效率,節(jié)省很多管理環(huán)節(jié),并在一定程度上減輕文件管理人員的工作量。

      2.3 高度重視農(nóng)村檔案管理,加大宣傳力度。

      最直接的方法是宣傳農(nóng)村檔案管理的重要性,培養(yǎng)各部門檔案的收集、歸檔和歸檔的能力,針對(duì)所有有關(guān)部門的農(nóng)村檔案管理的誤解?,F(xiàn)階段。農(nóng)業(yè)與農(nóng)村之間存在著一定的差異,內(nèi)部開展了檔案的定期檢查、農(nóng)村檔案管理培訓(xùn)和技術(shù)審計(jì),從而實(shí)現(xiàn)了農(nóng)村檔案管理工作的重視和員工積極配合管理人員向基層員工的合作,營(yíng)造更有利于農(nóng)村檔案管理的工作氛圍。

      3 信息化農(nóng)村檔案管理創(chuàng)新途徑

      3.1 提高對(duì)信息管理理念的認(rèn)識(shí)

      農(nóng)村檔案管理信息需要以先進(jìn)的信息管理理念為指導(dǎo),充分利用信息技術(shù)。管理者和領(lǐng)導(dǎo)層要提高對(duì)文件和農(nóng)村檔案管理的重視程度,使信息文件的信息管理理念滲透到管理人員中,增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。給出了傳統(tǒng)的文檔文件。管理模式,樹立信息化農(nóng)村檔案管理理念,建立統(tǒng)一的農(nóng)村檔案管理體系,實(shí)施文獻(xiàn)資料管理。文件和檔案管理部門需要有計(jì)劃地進(jìn)行文件、農(nóng)行檔案的信息管理,增加人力和基礎(chǔ)設(shè)施的投入,使現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備滲透到農(nóng)村檔案管理工作中去。這樣可以有效地加強(qiáng)人機(jī)交互,簡(jiǎn)化農(nóng)村檔管理的過程,通過信息軟件,實(shí)現(xiàn)文檔的收集、整理、分類、歸檔的數(shù)字化和高效化,具有重要意義。

      3.2 農(nóng)村檔管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

      在當(dāng)前在中國(guó)的文件管理情況來看,仍然在信息化水平提高的空間。除了提高對(duì)農(nóng)村檔案管理概念的認(rèn)識(shí)外,還需要檔案管理系統(tǒng)的支持。目前,我國(guó)大部分的農(nóng)村檔管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了目錄級(jí)管理,但是更方便、高效的全文檢索還沒有普及。這在很大程度上限制了農(nóng)村檔案管理的效率。此外,農(nóng)村檔管理的信息還處于發(fā)展階段,安全保護(hù)仍然存在。因此,要使農(nóng)村檔管理適應(yīng)信息開發(fā)的需要,就必須積極構(gòu)建一套完善的農(nóng)村檔管理信息系統(tǒng),以保證農(nóng)村檔案管理的完整性。

      3.3 農(nóng)村檔案管理自動(dòng)化

      在信息技術(shù)的背景下,信息技術(shù)的飛速發(fā)展也促進(jìn)了農(nóng)村檔案管理的信息化進(jìn)程。為了加強(qiáng)信息技術(shù)在農(nóng)村檔案管理中的應(yīng)用,在建立文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,還需要積極推進(jìn)信息管理在農(nóng)村檔案管理中的應(yīng)用;促進(jìn)農(nóng)村檔案管理。動(dòng)態(tài)的。在檔案管理中,必須使用相同的專業(yè)術(shù)語和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息錄入,這更有利于農(nóng)村檔案信息的規(guī)范化管理。同時(shí),還需要建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫,規(guī)范數(shù)據(jù)的傳遞和傳遞,以便通過相關(guān)軟件自動(dòng)收集、整理、匯總和查詢文件。為了保證檔案信息的安全,有必要進(jìn)一步完善農(nóng)村檔案管理制度,加強(qiáng)對(duì)檔案文件電子信息的監(jiān)管,保障檔期信息的安全,促進(jìn)農(nóng)村檔案管理的自動(dòng)化。

      3.4 提高農(nóng)村檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

      在信息技術(shù)的背景下,信息技術(shù)在農(nóng)村檔案管理中的應(yīng)用越來越普遍,對(duì)農(nóng)村檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求。為了保證文件管理的準(zhǔn)確性和有效性,必須加強(qiáng)農(nóng)村檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。農(nóng)村檔案管理人員需要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,掌握相關(guān)的信息技術(shù),可以提取檔案的關(guān)鍵信息,使檔案信息得到更充分的利用。加強(qiáng)農(nóng)村檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力,更好地解決檔案信息管理中存在的問題,提高農(nóng)村檔案管理水平。

      (作者單位:155600黑龍江省寶清縣社區(qū)指導(dǎo)中心)

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