事業(yè)單位電子檔案管理工作之我見

于婷

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作獲得了很大進(jìn)步。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有效地提高了檔案管理的效率，但是當(dāng)前形成的電子檔案管理仍然處于初級階段，管理人員對電子檔案管理的認(rèn)識不夠，專業(yè)能力不足，都影響了電子檔案管理的安全性。文章主要對當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，進(jìn)而推動電子檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高電子檔案的使用價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；問題；對策

當(dāng)前事業(yè)單位也在積極地推進(jìn)電子檔案管理工作，相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，當(dāng)前的電子檔案管理更加便捷，并在實際應(yīng)用中逐步被認(rèn)可和推廣。不過，當(dāng)前我國事業(yè)單位的電子檔案管理呈現(xiàn)出無序管理狀態(tài)，不僅缺少管理制度，而且管理人員也不專業(yè)，這就對電子檔案管理工作的發(fā)展造成了阻礙，進(jìn)而影響到事業(yè) 單位檔案管理工作的有序開展。

1 電子檔案具有的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作與電子檔案管理有很大的不同，傳統(tǒng)檔案管理工作主要是以人工為為主，例如：工作人員通過傳統(tǒng)的謄寫、整理以及匯總等，因此，這種檔案管理的方式導(dǎo)致了檔案的保存方式很難完整保存，內(nèi)容精準(zhǔn)度不高，而且不便于查閱，工作效率也十分低下，對檔案內(nèi)容的查閱和保管造成了很大難度。針對這種現(xiàn)狀，我們可以將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理的工作中來，它可以提高檔案內(nèi)容的精準(zhǔn)度，便于查閱和儲存，同時，它還可以提升工作人員的工作效率，擴(kuò)大檔案的使用率和利用范圍。

電子檔案相較于傳統(tǒng)的檔案來說有以下幾個優(yōu)點(diǎn)：

第一，電子檔案可以提高檔案內(nèi)容的處理效率，可以有效利用計算機(jī)進(jìn)行對原始檔案的掃描、錄入，提高檔案內(nèi)容的精準(zhǔn)度，還可以利用計算機(jī)數(shù)據(jù)處理的相關(guān)軟件進(jìn)行匯總、整理與分析，可以提高檔案的使用率和利用范圍。

第二，方便查閱。在檔案的原始內(nèi)容錄入完畢后，可利用計算機(jī)制作目錄與檢索項，可以針對查閱目的對檔案進(jìn)行檢索，可以迅速的找到想要搜索的內(nèi)容，提高查閱效率和精準(zhǔn)度。

第三，便于信息的儲存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案主要通過分類整理，放置到指定位置進(jìn)行存放，它對存放的位置、環(huán)境以及空間要求較高，隨著檔案的不斷增加，需要無限的擴(kuò)大存放空間。而電子檔案占據(jù)的空間小，可以存放在不同的介質(zhì)中，如U盤和移動硬盤，它易于復(fù)制和攜帶，能夠安全完好的長期保存。

第四，可以提高檔案的利用效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查閱時，需要到指定位置提取檔案，并針對要查閱的信息進(jìn)行逐頁翻閱，因此，查閱效率不高且多次翻閱易損壞，也不利于檔案的整理和保管。而電子檔案相較之下就能更好的實現(xiàn)信息的共享，實現(xiàn)檔案的高效率利用，減少查找檔案和歸放的障礙，只需要為相關(guān)人員開通檔案信息查閱的權(quán)限即可。

第五，方便信息的補(bǔ)充和完善。檔案內(nèi)容的全面性和完整性是檔案管理工作中的重中之重。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案每次在信息需要補(bǔ)充時，要重復(fù)提取和翻閱，效率十分低下，然而電子檔案可以通過檢索項找到需要補(bǔ)充的信息，予以補(bǔ)充錄入即可，保存也相當(dāng)快捷，可以提升檔案管理的工作效率。

第六，可以有效提高檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)檔案管理的工作量巨大，內(nèi)容比較龐雜，需要耗費(fèi)大量的人力和精力，然而檔案管理的工作者每天工作精力有限，把大量精力耗費(fèi)在整理和匯總檔案上，無法再分出精力去學(xué)習(xí)新的工作知識。電子檔案的出現(xiàn)把檔案管理的工作人員從傳統(tǒng)的繁雜的檔案管理工作中解放出來，使他們可以減少工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

2 電子檔案管理中存在的問題分析

2.1電子檔案管理缺乏安全性

雖然電子檔案管理比過去傳統(tǒng)的檔案管理方式的安全性藥膏，但是隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客、病毒等都會影響到電子檔案管理的安全性。有些事業(yè)單位的電子檔案管理設(shè)備十分陳舊，殺毒軟件等軟件配套設(shè)施不夠完善，檔案管理人員對安全性的認(rèn)識不足，這些都會給電子檔案的安全造成威脅。此外，在檔案傳輸、發(fā)送、接受等過程中都可能受到病毒的入侵，所以安全性問題必須引起相關(guān)人士的重視。

2.2檔案管理人員沒有認(rèn)識到電子檔案的重要性

有些事業(yè)單位雖然已經(jīng)引進(jìn)了電子檔案管理的設(shè)備，但是檔案管理人員卻還是沒有完全從過去傳統(tǒng)的管理模式中脫離出來，有些年齡較大的管理人員并沒有認(rèn)識到電子檔案管理工作的優(yōu)勢，不愿意接受新鮮事物，使得電子檔案管理工作不能得到很好的發(fā)展。甚至有些事業(yè)單位所引進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備都在閑置，管理人員仍然在使用手動建檔，這也能看出事業(yè)單位對檔案管理人員的知識培訓(xùn)投入不足。

2.3電子檔案管理制度不完善

有些事業(yè)單位雖然已經(jīng)使用了電子檔案管理，但是整個管理的過程卻缺乏完善的管理制度。這就導(dǎo)致電子檔案管理處在無序管理的狀態(tài)。一旦出現(xiàn)了管理上的問題，領(lǐng)導(dǎo)沒有處罰的依據(jù)，使得管理人員的行為無法得到約束，不利于電子檔案管理工作的開展。

3 電子檔案管理的加強(qiáng)對策

3.1完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施，保證電子檔案安全

為了保證電子檔案的安全性，事業(yè)單位應(yīng)該配備高質(zhì)量的硬件設(shè)備，采用安全穩(wěn)定的系統(tǒng)軟件，并把管理區(qū)域與其他部門隔離。這也是保證電子檔案能夠穩(wěn)定安全發(fā)展的前提。在管理的過程中定期地對硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，保證計算機(jī)能夠正常運(yùn)行，同時也需要對系統(tǒng)軟件進(jìn)行殺毒，避免因為病毒入侵導(dǎo)致檔案資料泄漏。對重要檔案資料設(shè)置密碼，并只能由有專門權(quán)限的人才可以使用。

3.2培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員，作為重點(diǎn)培養(yǎng)對象，通過自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進(jìn)經(jīng)驗分享等形式，對電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識等進(jìn)行全面的學(xué)習(xí)，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優(yōu)勢，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和業(yè)務(wù)能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.3建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調(diào)閱等標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)硬件設(shè)備、軟件升級、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

4結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)電子檔案管理已經(jīng)成為了事業(yè)單位的重要管理方面，也是順應(yīng)時代發(fā)展的需要。不過在實際管理的過程中各個環(huán)節(jié)都還不夠成熟，檔案管理人員自身專業(yè)知識不足，也缺乏足夠的創(chuàng)新精神。這就要事業(yè)單位能夠積極地引進(jìn)專業(yè)的電子檔案管理人員，對原有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步提高其業(yè)務(wù)水平，同時也要不斷完善硬件設(shè)備，建立規(guī)范的管理制度。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡俏冰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（13）.

[2]薛玉玲.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].才智，2017，（14）.

[3]周麗君.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2017，（05）.

[4]吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].中國經(jīng)貿(mào)，2016，（10）.

[5]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風(fēng)險及防范措施[J].商，2017，（05）.