芻議企業(yè)檔案管理的困境與對策

孫江濤 徐建軍

摘 要：檔案作為一種記錄文字、圖像以及其他形式的原始材料，是十分珍貴的歷史記憶，具有提供歷史問題、歷史文獻(xiàn)和相關(guān)數(shù)據(jù)查詢的功能，對于企業(yè)及整個社會經(jīng)濟發(fā)展來說都是不可或缺的資源。作為查詢工作的中心內(nèi)容，企業(yè)的檔案管理工作主要是對本單位檔案資源的管理和對單位檔案中所包含信息的管理。為了適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展進(jìn)步對企業(yè)檔案管理工作提出的更高要求，本文著重分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作所面臨的困境，并據(jù)此提出了企業(yè)檔案管理工作的應(yīng)對之策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；困境；對策

當(dāng)前，隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，人們對信息的需求愈發(fā)強烈，獲取信息的真實性、及時性也愈發(fā)重要，這便對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求。在此情況下，借助科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，企業(yè)的檔案管理水平也逐步得到了改善。檔案管理作為一項專業(yè)性與事業(yè)性并存的工作，其發(fā)展進(jìn)程會受到各種因素的阻礙。首先，檔案管理的完整性原則對企業(yè)檔案的數(shù)量和成分提出了嚴(yán)格的要去，必須做到數(shù)量齊全、種類多樣，避免出現(xiàn)檔案的缺失和遺漏，保證卷宗的完整性。同時，要最大程度的建立起企業(yè)檔案間的歷史聯(lián)系，為查詢提供便利；其次，檔案管理的安全性原則要求企業(yè)檔案管理要采取各種措施，努力延長檔案的壽命，避免人為損壞以及自然腐蝕等現(xiàn)象的發(fā)生，保護(hù)其安全，因為檔案是珍貴的歷史記錄，往往是孤本，一旦就丟就難以補回。所以，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的水平，最大限度的發(fā)揮檔案管理的信息查詢功能勢在必行。

一、企業(yè)檔案管理工作所遇困境

對信息的處理與控制是企業(yè)檔案管理的主要表現(xiàn)，這就需要建立起一套完整的信息處理與控制系統(tǒng)來進(jìn)行有效的檔案管理。但是，在這套系統(tǒng)的建立過程中面臨著一些困境，阻礙了檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理工作具有一定的密閉性

企業(yè)的檔案由于與其形成者的自身利益相關(guān)聯(lián)，所以檔案在形成之后會對外界進(jìn)行一定時間的保密，這雖然保護(hù)了形成者的自身利益，但檔案管理的密閉性直接導(dǎo)致了檔案存儲與利用之間產(chǎn)生矛盾，并始終伴隨著檔案管理發(fā)展的整個進(jìn)程當(dāng)中，需要有效的手段進(jìn)行調(diào)和。

（二）檔案管理工作面臨不同階段的轉(zhuǎn)化

對于檔案的管理都有一個不同階段的轉(zhuǎn)化過程，即從檔案室管理向檔案館管理轉(zhuǎn)化的過程。為了適應(yīng)不同階段檔案所發(fā)揮的作用、服務(wù)的對象以及具有的價值，企業(yè)的檔案管理必須也要采取相應(yīng)的方式方法。這就要求在設(shè)施配備、工作人員專業(yè)素養(yǎng)、檔案管理制度規(guī)則等方面為兩個階段的順利轉(zhuǎn)化提供保障。

（三）檔案管理工作沒有引起足夠重視

一直以來，人們都對檔案管理抱著可有可無的態(tài)度，其歷史價值以及現(xiàn)實價值都沒有引起人們的足夠重視，這導(dǎo)致許多企業(yè)并沒有將檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳與推廣，員工對檔案的管理、利用方面的知識也是知之甚少。檔案的功能得不到全面和深入地開發(fā)，在工作中也不能充分地進(jìn)行利用。

（四）檔案管理技術(shù)化水平不高

當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的需要，必須盡快將計算機信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理中。但是，許多企業(yè)并沒有抓緊展開檔案管理的信息化工作，仍然采用傳統(tǒng)收集和保存檔案的方式。這嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平，不利于檔案的開發(fā)和管理。

（五）檔案管理人員、制度配備不健全

制度是檔案管理工作實行的重要保障。但是，很多企業(yè)并沒有一套完整的檔案管理制度，有的即使建立了制度，也存在著各種缺陷，具體執(zhí)行時往往不能嚴(yán)格按照制度行事。同時，許多檔案管理人員對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理流程都不能熟練的掌握，缺乏創(chuàng)新的觀念，不能主動學(xué)習(xí)新的知識，仍然沿襲傳統(tǒng)的人工模式進(jìn)行檔案管理。檔案管理人員作為檔案管理的直接執(zhí)行人員，其素質(zhì)的高低會直接對檔案管理水平產(chǎn)生影響。

二、企業(yè)檔案管理工作的應(yīng)對之策

（一）加強對檔案管理重要性的認(rèn)識

檔案管理的重要性對于企業(yè)的發(fā)展來說是不言而喻的，因此，必須時刻將檔案管理工作擺在重要的位置上。檔案管理工作人員更要懷有責(zé)任感，開拓思想，更新觀念，緊跟時代步伐，不斷對檔案工作進(jìn)行改進(jìn)，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段，努力建設(shè)一套完整的現(xiàn)代化檔案管理流程。

（二）采用電子信息化的檔案管理模式

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，檔案管理也要與時俱進(jìn)，加大信息化、數(shù)字建設(shè)的資金投入，完善企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施配備，加強信息化檔案的人才隊伍建設(shè)，加強檔案信息化系統(tǒng)的建立健全，并做好檔案信息數(shù)據(jù)安全保障工作，提升查詢的便捷性。

（三）配備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)人才

企業(yè)要把提升檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識和檔案思維作為重點，讓其充分認(rèn)識到檔案資源是一種潛在的價值來源。當(dāng)前，隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理工作已成為企業(yè)管理的重要組成部分，打造一批技術(shù)過硬的檔案管理專業(yè)人才隊伍則是重中之重。為了吸引人才、留住人才，必須從提高工資待遇、加強技術(shù)培訓(xùn)等方面入手，調(diào)動起其工作、學(xué)習(xí)的積極性，使其能夠自覺參與到檔案管理工作中去。

（四）建立健全檔案管理的相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理制度只有不斷健全與完善，將各個部門的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，才能夠與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程相匹配。完善制度建設(shè)是保證檔案管理工作者進(jìn)行再教育的前提和保證。與此同時，要不斷推行企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。這就要求檔案管理必須符合檔案的各項標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、編號、分類以及目錄，每個項目都嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求，符合各項標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。如此一來便可做到有章可循，使得檔案管理的各個環(huán)節(jié)都條理清晰、目的明確，從而保證檔案的完整性。

三、結(jié)論

企業(yè)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程并不是一帆風(fēng)順的，面臨著各方面的困境，只有各種具體而全面的措施相結(jié)合，才能幫助其走出困境。在這個過程中，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施、先進(jìn)的管理規(guī)范、優(yōu)秀的專業(yè)人員以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧┑雀鞣矫娴木C合配合。只有這樣，企業(yè)的檔案管理水平才能從本質(zhì)上得到提升，檔案管理工作才能為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展保駕護(hù)航，從而更好的發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

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