畢莉

摘 要：檔案管理信息化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)悄然來臨，需要存儲的檔案越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，因此檔案管理部門要通過檔案管理信息化的方式，來提升檔案管理的效率和水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；問題

做好企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是企業(yè)健康、長期和穩(wěn)步發(fā)展的重要動力。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，對以后企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展能提供有效依據(jù)。所以，做好檔案信息化建設(shè)工作是很有必要的，而在這條建設(shè)道路上，需要企業(yè)領(lǐng)導者與工作者共同努力。逐步將檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)能力。

1 檔案管理信息化發(fā)展的必然性

1.1 檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)。當前我國各單位檔案管理部門基本上配備了各式各樣的打印機、復印機、掃描儀，數(shù)碼相機等，管理人員也達到了人手一臺計算機的標準，這樣就為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)；軟件建設(shè)方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎(chǔ)上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的、完善的條件。

1.2 檔案管理信息化自身具有無可比擬的優(yōu)越性。檔案信息的數(shù)字信息化首先減輕了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷被人們廣泛應(yīng)用。而檔案工作人員對電子檔案的充分運用，不僅改變了自身對文字信息的管理與記錄，還大大減少了工作時間，提高了工作效率，減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時也方便了大眾對信息的搜索。其次，電子檔案管理有利于對文件的修改。在記錄某些重要信息內(nèi)容時，難免出現(xiàn)錯誤，或隨著時間的推移，某些重要文獻需要更新，對檔案進行修改是在所難免的。所以，如要進行修改，電子檔案對于傳統(tǒng)的文字檔案而言，是極其方便的，只需利用鍵盤對文獻進行調(diào)整并進行保存，就可以了。最后，電子檔案管理有利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的書面檔案中，檔案者的信息是在一起的，如果需要對其中某一信息進行查找，其他信息便也會一覽無遺。而在電子檔案中，這些信息是分開的，為單份文件提供利用。只需對需要了解的問題進行搜索便可得到相應(yīng)數(shù)據(jù)，而其他內(nèi)容是無法被獲得的。

2 目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案是企業(yè)無形的資產(chǎn)，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程和一個企業(yè)的文化。目前，我國企業(yè)的檔案信息化建設(shè)仍處在發(fā)展階段，存在諸多問題。其中主要問題有：第一，復合型檔案人才十分短缺?？茖W技術(shù)的高速發(fā)展不僅提高了人們的生活質(zhì)量，推動了企業(yè)檔案信息建設(shè)的快速發(fā)展，也對檔案工作人員也有了更高的要求。目前，科技與專業(yè)知識相結(jié)合的復合型人才十分短缺，現(xiàn)階段的企業(yè)信息化管理人員更多的是計算機領(lǐng)域的人才，對檔案的了解和運用能力不足，而很多專職的檔案人員計算機知識又相對薄弱。第二，企業(yè)信息化建設(shè)目標不準確。由于一些企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)的目的只是為了相應(yīng)國家號召，并不理解檔案信息化真正的意義，導致檔案工作人員沒有具體的工作規(guī)劃，企業(yè)檔案信息化管理沒有起到提高生產(chǎn)的作用，最后成為企業(yè)的“擺設(shè)”。因此，明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標，完善檔案信息化建設(shè)，需要檔案人員不斷地實踐與摸索。

3 制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展的若干問題

3.1 缺乏對檔案的系統(tǒng)管理。檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過少，則無法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，如若檔案過多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國的檔案相對豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時代企業(yè)對工程信息的精細化要求，也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進程。

3.2 檔案管理隊伍人員不足，水平不高。某些企業(yè)、單位由于檔案管理資金有限，檔案管理等級較低等原因，對檔案管理隊伍的建設(shè)工作并不太重視，這直接導致了檔案管理隊伍人員不足，水平不高的現(xiàn)狀。由于檔案管理隊伍人員不足、水平不高，目前，我國部分企業(yè)、單位普遍存在管理隊伍職責不明，兼職管理人員較多，管理結(jié)果無明顯反饋渠道等情況，這些都在很大程度上阻礙了我國檔案信息化建設(shè)進程。

3.3 檔案信息化建設(shè)工作缺乏明確的方向性，對檔案信息化認識不深。由于我國檔案信息化建設(shè)發(fā)展程度并不高，相關(guān)的建設(shè)理論和建設(shè)技術(shù)還有待完善，所以目前我國檔案信息化建設(shè)工作缺乏明確的方向性，各檔案管理人員由于管理理念和管理經(jīng)驗的不同，對檔案信息化建設(shè)的認識也不盡相同。

4 檔案信息化建設(shè)的改進措施

4.1 從思想認識上給予高度重視。提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度，是開展檔案信息化建設(shè)的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設(shè)對企業(yè)經(jīng)營和行業(yè)發(fā)展起到的重要作用，才能落實到行動上，主動采取措施，促進企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。提高重視程度應(yīng)該主要從高級管理人員和檔案管理人員兩個層次入手，高級管理人員是企業(yè)戰(zhàn)略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設(shè)方案，下級部門才能按照方案組織實施。檔案管理部門也應(yīng)該對檔案信息化建設(shè)給予高度重視，積極配合上級部門的決策，制定合理的實施方案，為企業(yè)建設(shè)檔案管理制度提供便利條件。企業(yè)的高級管理人員可以加強宣傳，提高檔案管理部門、制度設(shè)計部門、人事管理部門對檔案信息化建設(shè)的重視程度，做好相關(guān)法律法規(guī)的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設(shè)是與他們的工作密切相關(guān)的，同時也是每個員工應(yīng)盡的責任和義務(wù)，發(fā)動全部力量搞好檔案信息化建設(shè)。

4.2 建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標準。建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標準，首先要保證具有完善的法律法規(guī)體系，同時行業(yè)內(nèi)部應(yīng)該制定統(tǒng)一的管理標準，在檔案信息化建設(shè)過程中提供制度規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)工作保駕護航。行業(yè)協(xié)會應(yīng)該制定統(tǒng)一的指導標準，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，嚴格按照行業(yè)標準組織建設(shè)，實現(xiàn)行業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標準化。另外對于檔案信息化建設(shè)的技術(shù)標準也應(yīng)該執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范，如檔案的整理依據(jù)、檔案數(shù)量的統(tǒng)計標準、檔案資源傳輸?shù)臉藴?、網(wǎng)絡(luò)平臺的共享等，都應(yīng)該進行引導和規(guī)范，只有這樣才能使得信息系統(tǒng)的各個部分之間相互協(xié)作相互合作，加強不同工作模塊之間的聯(lián)系，促進系統(tǒng)標準化建設(shè)。如果檔案信息化的建設(shè)過程中缺乏規(guī)范的標準給予指導，那么檔案資料庫中的信息系統(tǒng)就無法正常運行，如果企業(yè)各個部門之間各行其事，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，那就很難實現(xiàn)檔案管理的效率。

4.3 引進信息技術(shù)型人才，加強人員培訓。檔案管理部門要完善崗位責任制度，建立行業(yè)準入制度。通過與高校合作，進入高校引進相應(yīng)的信息型人才推進信息服務(wù)體系的建設(shè)。同時要制定相應(yīng)的人才引進戰(zhàn)略，通過公開招聘、合理競爭等方式吸引社會優(yōu)質(zhì)信息人才投入到檔案管理隊伍當中，促進檔案管理隊伍踐行人力資源更新，相關(guān)檔案管理人員要根據(jù)自身的理論認識，學習有關(guān)檔案管理的理論和實踐技能，結(jié)合管理體系建設(shè)發(fā)展要求逐漸提升綜合素質(zhì)，以此來推進檔案信息化管理體系的優(yōu)化和進步。

4.4 加大重視，加強宣傳力度，強調(diào)企業(yè)檔案信息化的重要性。雖然企業(yè)檔案信息化建設(shè)對于企業(yè)的發(fā)展有著許多現(xiàn)實意義，但是大多數(shù)人對檔案信息化建設(shè)還是不夠了解，有些企業(yè)也不夠重視，企業(yè)對檔案信息化的宣傳力度還很不足。因此，企業(yè)需加大重視，支持檔案信息化建設(shè)，加強對檔案信息化的宣傳，讓全體員工，特別是專、兼職檔案管理員充分意識到檔案信息化對企業(yè)和個人的發(fā)展有著重要的作用，從源頭抓起，把檔案信息建設(shè)滲透到辦公室自動化當中，落實到位，企業(yè)檔案信息化數(shù)字化建設(shè)才有發(fā)展的可能。例如，企業(yè)可以在官網(wǎng)上設(shè)立檔案數(shù)字化建設(shè)版塊，及時傳播國家政策，播報企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程，同時每一位檔案工作員工都可以為推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)獻言獻策，其目的是建立起每一位員工的“企業(yè)檔案信息化意識”，轉(zhuǎn)變檔案工作者的固有理念，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化質(zhì)的飛躍。

5 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息化水平不斷提高，所產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢。檔案管理信息化不但能夠有效提升工作效率和工作質(zhì)量，還能夠有效降低檔案管理成本，實現(xiàn)信息資源的長期存儲與共享，對于檔案管理的未來發(fā)展具有重要的意義。

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