努力擦亮檔案服務窗口，為群眾提供優(yōu)質高效便捷服務

潘淑淳

編者按：3月30日，河北省檔案局（館）召開深入開展“雙創(chuàng)雙服”暨糾正“四風”和作風紀律專項整治工作調度匯報會，局（館）保管利用處、行政財務處和機關黨委以“打擂臺曬成績比比看”的形式，匯報了兩項工作的開展情況，三個處室的工作各有千秋、活動各具特色，現(xiàn)將其內容摘錄如下，以推動這項工作向縱深發(fā)展。

檔案提供利用是省檔案館服務社會服務民生的一個重要窗口，在落實省委、省政府部署的“雙創(chuàng)雙服”活動暨糾正“四風”和作風紀律專項整治工作中，一直作為一個關鍵風險點嚴抓不怠，馳而不息。我處經(jīng)過自查自糾，在服務群眾方面尋找問題和差距，明確責任，進行整改，努力消除差距和不足，下大力氣擦亮檔案服務窗口，爭取為社會和民眾提供更好的服務。

一、主要工作內容

省檔案館檔案提供利用工作主要包括四個方面：一是負責館藏檔案資料向社會公眾提供查詢利用和咨詢服務；二是承辦省政府各部門政府信息公開接收、整理、發(fā)布有關工作；三是行政許可事項審批；四是省網(wǎng)上政務服務中心在線咨詢值班工作。

二、開展的主要工作及存在的問題

檔案利用室肩負著省檔案館對外提供利用服務的責任，工作人員的一言一行代表的是單位形象，時刻接受黨委政府、社會以及公眾的監(jiān)督，因此全體工作人員一直以來不敢有絲毫懈怠，始終勤勉敬業(yè)，忠于職守，熱情服務，努力工作。2017年全年共接待利用者694人次，提供利用577人次，提供檔案3340卷。接收政府公開信息3560件。辦理了挪威人攜帶檔案復制件出境的行政許可。完成了省網(wǎng)上政務服務中心的在線咨詢值班工作，并在第一時間在線答復了群眾提出的問題。為了更有效地做好利用工作，貫徹落實中辦文件，起草了《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》，以省委辦公廳文件冀辦發(fā)〔2018〕12號印發(fā)全省，這將成為今后一個時期做好利用工作的重要遵循；同時，在利用收費取消后對《河北省檔案館利用檔案須知》《河北省檔案館利用政府信息公開文件規(guī)定》《河北省檔案館利用政府信息公開文件須知》等內部利用制度進行了修訂，重新制定了《取消利用收費后的復印規(guī)定》，并將修訂后的制度、規(guī)定制作成宣傳架，同時制作了標識牌、導引牌和宣傳小冊子，放在閱覽室醒目位置，便于公眾了解相關政策和流程。根據(jù)省直工委《關于在省直機關開展最美政務大廳創(chuàng)建推選展示活動》的通知要求，結合單位實際，制訂了《河北省檔案局最美政務大廳創(chuàng)建推選實施方案》。為落實這項工作，一是設計增添了《月利用檔案情況統(tǒng)計表》《接聽電話咨詢登記簿》《利用者帶走的檔案復制件、摘錄件登記簿》《檔案復制件專用章使用登記簿》《河北省檔案館館藏檔案使用協(xié)議》等基礎工作臺賬，進一步細化工作流程，同時便于利用情況的統(tǒng)計分析；二是編制了河北省檔案局（館）檔案利用室升級改造建設項目，擬對利用室進行環(huán)境整治及完善設施設備，提高服務條件和能力；三是對利用平臺上革命歷史檔案利用權限進行調整，對服務器進行檢查調試，更換了交換器并對線路進行了重新布設，確保檔案信息安全，提高工作效率。

雖然我們開展了一些工作，取得了一定成績，但是工作中還存在很多問題，一定程度上制約了檔案利用的成效和提高。一是設施設備老舊，利用大廳面積不足，功能使用設置不清。二是檔案業(yè)務基礎薄弱，檢索工具簡單、落后；檔案鑒定開放工作滯后；檔案破損嚴重。三是庫房調卷人員不足，影響利用效率。

三、下一步采取的措施

一是進一步強化檔案服務意識，提高服務技能，提供最優(yōu)服務。檔案利用服務對象來自黨政機關、企事業(yè)團體以及社會民眾等方方面面，甚至還有外國友人、港澳臺同胞，利用人員成分復雜，利用目的后知、被動，工作程序細致繁瑣，因此對工作人員的服務意識、服務能力，接待水平都提出挑戰(zhàn)。我們始終要求工作人員要從全局出發(fā)，強化政治意識和責任擔當，在確保檔案實體安全、信息安全的前提下，緊緊圍繞做好服務這個核心目標，努力做到態(tài)度和藹，熱情問詢，遇到問題不急不躁，靈活應對，協(xié)調好檔案利用安全與滿足利用者利用需求這一矛盾。加強接待技巧、表達方式、禮儀形象等方面的學習提高，以良好狀態(tài)迎接來自不同行業(yè)的利用人員。提高館藏檔案的熟悉度，做到熟知檔案全宗內容，了解全宗存放，靈活運用檢索工具，為利用者提供方便快捷的服務。努力做到以程序最簡、審批最快、時間最短、服務最優(yōu)的四最目標，提供完美的檔案利用全流程服務。

二是美化環(huán)境，完善硬件設施設備，升級改造檔案利用室，成為省檔案館檔案政務服務大廳。按照不同的利用需求、查閱方式進行利用分區(qū)，功能細化，有紙質檔案、電子數(shù)據(jù)、控制檔案等閱覽區(qū)，政務信息查閱區(qū)，檢索工具區(qū)，政府公報等公開信息展示區(qū)；規(guī)劃休息等候區(qū)，配備沙發(fā)、茶幾、存包柜、飲水機、碎紙機等設施，提供飲水、存包、老人服務等便民措施；布置綠植、更換窗簾，營造安靜和諧的閱覽環(huán)境；完善硬件，購買電腦，提高檔案利用平臺效率；上墻展示各項規(guī)章制度、利用流程、須知，便于監(jiān)督，同時讓利用者一目了然。改造后的利用大廳面貌勢必煥然一新，將推進檔案利用服務邁上一個新臺階。

三是貫徹落實冀辦發(fā)〔2018〕12號《河北省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》，嚴格按照《利用規(guī)定》做好省館館藏檔案資料的利用申請、審批和提供利用的全部流程，最大限度地滿足利用者對館藏各種狀態(tài)檔案資料的合理利用需求，提供優(yōu)質高效便捷的利用服務。同時，對利用者利用檔案的相關行為進行約束規(guī)范，確保省檔案館檔案安全利用，合理合法權益得到正當有效保障。

四是加強檔案基礎業(yè)務建設，為檔案利用工作奠定基礎。加快檔案文件級整理，實現(xiàn)檔案文件級目錄檢索，優(yōu)化檔案檢索工具，提高檔案利用的查準率、查全率；著力開展檔案鑒定開放工作，繼續(xù)革命歷史檔案的鑒定劃控工作，目前累計完成約3萬件；同時啟動1977-1986年年滿30年應開放檔案的鑒定劃控，這項工作比較緊迫卻也是極為復雜，我們在摸索中尋找更適合的方式方法，努力做好這項工作。

五是完成2016-2017年政府信息文件整理、數(shù)字化掃描。這兩年共接收政府信息公開文件8253件，目前全部經(jīng)過系統(tǒng)整理，下一步經(jīng)技術處全文數(shù)字化掃描后掛接互聯(lián)網(wǎng)上，實現(xiàn)2008-2017年政府信息公開文件59335件全部網(wǎng)上原文瀏覽，進一步方便社會公眾隨時隨地查詢政府公開信息。

檔案提供利用本是檔案部門一項常態(tài)化工作，卻因是對外提供服務的窗口而變得重要、敏感，成為社會直接了解檔案工作、了解檔案部門的第一道門戶，也可謂風口浪尖。守住守好這道門戶，得到社會和廣大民眾的認可，是我們努力的方向和不懈的追求，我們會一直加油，努力擦亮這個窗口。