第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

4.金融企業(yè)文件材料及其特點

金融企業(yè)一般分為銀行金融企業(yè)和非銀行金融企業(yè)兩大類。1993年以來，我國政府對金融體制進行了深刻的改革，實現(xiàn)了銀行的企業(yè)化管理。而非銀行金融企業(yè)是隨著金融市場的擴大和復(fù)雜化而出現(xiàn)的，種類很多，一般包括信用合作社、信托投資公司、證券公司、保險公司、財務(wù)公司、金融投資公司和租賃公司等企業(yè)形式。

由于金融企業(yè)職能的特殊性質(zhì)，其業(yè)務(wù)文件主要體現(xiàn)出以下特點：（1）內(nèi)容相對專一。雖然金融企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍較廣，但其業(yè)務(wù)內(nèi)容基本上圍繞著貨幣和信用這兩個環(huán)節(jié)而相對集中。（2）作用具有多功能性。由于金融企業(yè)特別是銀行的客戶面比較廣，與客戶的利益密切相關(guān)，這種特殊性決定了金融企業(yè)文件材料不僅是企業(yè)活動及創(chuàng)造信用的記錄，同時也是社會各界及自然人經(jīng)濟權(quán)益的重要憑證，其作用范圍遠遠超出了金融企業(yè)本身。金融企業(yè)文件材料的這種多功能性對金融企業(yè)文件材料的管理和利用提出了更高的要求。（3）數(shù)量增長速度快。銀行各種業(yè)務(wù)及信用創(chuàng)造的職能和長期保存的需要，會使文件數(shù)量的增長速度相對較快。

5.流通企業(yè)文件材料及其特點

流通企業(yè)以行業(yè)為標準可以分為商業(yè)企業(yè)和服務(wù)企業(yè)；以國籍為標準還可以為內(nèi)銷企業(yè)和外貿(mào)企業(yè)等。

經(jīng)營管理性文件材料是商業(yè)企業(yè)文件材料的主體；各種與經(jīng)營活動相關(guān)的管理類文件和財會類文件的形成量和頻率較高；由于商業(yè)企業(yè)的經(jīng)營活動必須借助于一定的設(shè)施和場地開展，特別是經(jīng)營規(guī)模大、數(shù)量品種多、進貨渠道廣、場內(nèi)結(jié)構(gòu)安排及場內(nèi)外運輸和搬運業(yè)務(wù)量繁重的大型商業(yè)企業(yè)，都擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件材料；同時由于商業(yè)企業(yè)結(jié)算業(yè)務(wù)的規(guī)律性特點，其文件材料呈現(xiàn)出較強的時間性和項目性等特征。

服務(wù)企業(yè)一般特指兩種類型：一種是生產(chǎn)性服務(wù)企業(yè)，如信息咨詢、科級服務(wù)、包裝、廣告等企業(yè)；另一種是生活服務(wù)企業(yè)，如物業(yè)管理、餐飲、旅游等企業(yè)。服務(wù)企業(yè)的文件材料是以經(jīng)營管理性文件為主體；形成數(shù)量相對不是很大；種類相對單一；需要永久保存的文件材料數(shù)量不多。

6.郵電通信企業(yè)文件材料及其特點

郵電通訊企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍一般分為郵政和電信兩大專業(yè)，其生產(chǎn)活動不同于一般的工商企業(yè)，多數(shù)信息或郵件的傳遞過程要由兩個或兩個以上的企業(yè)合作才能完成。郵電通訊企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的日生產(chǎn)量較大，但絕大多數(shù)的保存期限卻不需很長；設(shè)備文件材料內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當一部分文件材料是由多個企業(yè)共同形成。

7.農(nóng)業(yè)企業(yè)文件材料及其特點

農(nóng)業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)活動受自然條件影響大，生產(chǎn)周期長，具有明顯的季節(jié)性和地區(qū)性?，F(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展又呈現(xiàn)出立體化、大農(nóng)業(yè)化和外向型等趨勢。立體型農(nóng)業(yè)企業(yè)在單位面積利用動植物和微生物的特征及對外界條件的不同要求，通過種植業(yè)、養(yǎng)殖業(yè)和加工業(yè)的有機結(jié)合，建立多個物種共棲、資源多級利用的農(nóng)業(yè)生態(tài)系統(tǒng)，這些都決定了農(nóng)業(yè)企業(yè)文件材料具有綜合性的特點。隨著全球經(jīng)濟一體化趨勢的日益明顯，外向型農(nóng)業(yè)企業(yè)逐漸增多，這種以國際市場為導(dǎo)向、以出口換匯、促進本國農(nóng)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展為目標的專業(yè)化、社會化的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營體系，產(chǎn)生了大量經(jīng)營性文件材料；與此同時，大量市場信息和金融信息等不斷地吸納到農(nóng)業(yè)企業(yè)的信息系統(tǒng)中，他們與檔案這種內(nèi)部信息互相結(jié)合，成為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)企業(yè)生存與發(fā)展的信息保障，外向型農(nóng)業(yè)企業(yè)文件材料又呈現(xiàn)出情報性特點。

總之，行業(yè)特點和企業(yè)活動性質(zhì)的不同，決定了不同種類的企業(yè)文件材料各有其特殊性，無論是具有共性的還是個性的企業(yè)文件材料，只要對現(xiàn)實和長遠具有憑證、依據(jù)或參考作用，就具有一定的保存價值，企業(yè)都應(yīng)將其列入歸檔范圍，包括文字、圖表、聲像等各形式的文件材料。各企業(yè)應(yīng)在緊密結(jié)合本單位各項職能活動，深入研究文件材料的來源、范圍和價值規(guī)律的基礎(chǔ)上，準確把握本企業(yè)文件材料特殊性，參照工業(yè)企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限，科學(xué)制定本單位文件歸檔范圍和保管期限表，使改歸檔的材料不遺漏，該長久保存的不斷檔。

（未完待續(xù)）