趙琳

摘 要：衛(wèi)生和計(jì)劃生育檔案管理實(shí)施現(xiàn)代化的管理手段不僅僅有利于檔案內(nèi)容存放的安全性以及其實(shí)用性，而且能夠有效的提高衛(wèi)生以及計(jì)劃生育工作的效率，具有極其重要的意義。衛(wèi)生以及計(jì)劃生育執(zhí)法部門(mén)實(shí)施現(xiàn)代化的制度管理，是其部門(mén)依法執(zhí)政的重要基礎(chǔ)以及執(zhí)法手段。檔案的管理人員必須增強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及了解現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檔案管理手段，具備一定的創(chuàng)新理念，如此才可以勝任檔案管理的工作，更好的為相關(guān)的民眾服務(wù)，為基層衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)代化出一份力。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生于計(jì)劃生育 檔案管理 現(xiàn)代化

中圖分類(lèi)號(hào)：R169 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）07-0-01

引言

醫(yī)療和計(jì)劃生育是國(guó)之大計(jì)，關(guān)系著每一個(gè)中國(guó)人的生活方面。近年來(lái)，隨著科技以經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的進(jìn)程對(duì)衛(wèi)生以及計(jì)劃生育局的檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響，檔案的管理出現(xiàn)了不少的漏洞以及不足，這大大影響了檔案管理工作人員的效率。本文根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理部門(mén)存在的不足之處，提出了一些且是可行性較高的意見(jiàn)和建議，并就此提出一些可以優(yōu)化的措施。

一、長(zhǎng)期以來(lái)衛(wèi)生和計(jì)生部門(mén)檔案管理存在的不足

1.檔案管理技術(shù)落后

技術(shù)先進(jìn)是提高檔案管理工作效率的一個(gè)重要因素，技術(shù)的落后往往最直接的體現(xiàn)就是低水平的檔案管理工作。目前我國(guó)只有很少的衛(wèi)生以及計(jì)生部門(mén)有先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及制度，而大多數(shù)部門(mén)的技術(shù)落后，主要體現(xiàn)在以下的方面：多數(shù)檔案管理部門(mén)依然是使用紙質(zhì)檔案作為存儲(chǔ)媒介，而且這一情況在短期內(nèi)無(wú)法得到有效的改善。二是數(shù)字化的檔案管理雖然正在普及，去無(wú)法完全代替之前的紙質(zhì)檔案工作。三是現(xiàn)代化的檔案管理雖然方便，但是擁有先進(jìn)管理水平的高素質(zhì)人員缺少，給檔案管理帶來(lái)了不少的安全隱患。四是我國(guó)的現(xiàn)代化管理技術(shù)與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然存在著一定的差距。以上四點(diǎn)限制了我國(guó)基層衛(wèi)生以及計(jì)生部門(mén)推行現(xiàn)代化管理手段的速度，使得我國(guó)的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)仍然處在較為落后的地位。

2.管理設(shè)備不能滿足檔案管理需求

檔案管理不僅僅與制度有關(guān)，先進(jìn)的設(shè)備是檔案管理的硬性基礎(chǔ)，而我國(guó)在這一方面的技術(shù)創(chuàng)新還存在很大的不足，使得檔案管理的硬件設(shè)備沒(méi)有更上現(xiàn)代化的進(jìn)程，還存在一定的差距。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，各部門(mén)對(duì)檔案管理的要求也在隨之增加，人們希望檔案的管理能夠朝著更加便捷、方便、準(zhǔn)確的方向前進(jìn)，但事實(shí)上檔案管理的發(fā)展速度并不能滿足人們的預(yù)期期望。由于一些地方上的部門(mén)對(duì)檔案管理的投入不夠，不遠(yuǎn)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以及資金的短缺都使得檔案管理的步伐與現(xiàn)代化的進(jìn)程存在一定的差距。另外我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備更新速度慢，很多都已經(jīng)陳舊不能勝任目前繁雜的檔案管理工作，這也是導(dǎo)致我國(guó)在檔案管理設(shè)備方面落后的主要原因之一。

二、基層衛(wèi)生和計(jì)劃生育實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的對(duì)策

1.強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)以及觀念

基層的衛(wèi)生工作以及計(jì)生部門(mén)的檔案管理密切的關(guān)系著每一個(gè)國(guó)人的工作與生活，也關(guān)系到我國(guó)的基本政策實(shí)施的完整性以及真實(shí)性，相關(guān)部門(mén)的工作人員應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，對(duì)檔案的管理工作樹(shù)立起強(qiáng)烈的責(zé)任感與使命感，想要擁有良好的工作使命感，這就要求衛(wèi)生以及計(jì)生部門(mén)加強(qiáng)對(duì)管理人員的知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)部門(mén)之間的交流，及時(shí)掌握工作人員的狀態(tài)，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)以及知識(shí)交流會(huì)，老員工傳授經(jīng)驗(yàn)給新員工，對(duì)所有工作人員進(jìn)行定時(shí)的能力檢測(cè)，讓年輕的工作人員發(fā)揮其現(xiàn)代化思想的優(yōu)勢(shì)，給不會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的老員工以技術(shù)指導(dǎo)。

2.改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

基層衛(wèi)生和計(jì)生檔案管理工作繁重且復(fù)雜，涉及到的細(xì)節(jié)以及容易出現(xiàn)失誤的地方較多，勞動(dòng)量和勞動(dòng)強(qiáng)度都較高，傳統(tǒng)的管理方式不僅耗費(fèi)大量的人力財(cái)力，更浪費(fèi)了很多的資源與時(shí)間。因此，改善基層檔案管理設(shè)施、提供給他們相對(duì)先進(jìn)的管理手段是基層衛(wèi)生以及計(jì)生部門(mén)想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理重要步驟。利用現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合計(jì)算機(jī)處理復(fù)雜的檔案不僅更加便捷，而且保存時(shí)間更為持久，相比與紙質(zhì)檔案，更加輕便，所需要的儲(chǔ)存空間也僅僅為一個(gè)芯片，不必幾件檔案室那么大。而且檔案的丟失率與損失率也可以到到有效的改善，使用計(jì)算機(jī)將檔案的條目分類(lèi)檢索，按照字母或者時(shí)間的先后對(duì)其進(jìn)行排列，在以后的查找以及使用過(guò)程中能夠有效提高檔案管理檢索的效率與準(zhǔn)確性。

3.建立健全檔案管理系統(tǒng)

建立健全一整套的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)是提高效率的必須要完善的一項(xiàng)，規(guī)則制度對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行有著控制全局的作用，而且其涉及范圍極廣，能夠精確到對(duì)每一個(gè)步驟的安排以及監(jiān)督。在工作之前，對(duì)檔案管理人員能有有一個(gè)很好指導(dǎo)作用，讓每一個(gè)檔案管理人員都能夠掌握到先進(jìn)的管理方法，讓其對(duì)自己要完成的工作有一個(gè)更加宏觀且全面的了解，在這個(gè)過(guò)程中，請(qǐng)一些老員工介紹自己的管理經(jīng)驗(yàn)也是一個(gè)提高工作效率的好方法。二是一個(gè)完善的系統(tǒng)能夠?qū)γ恳粋€(gè)檔案管理工作者有一個(gè)細(xì)致而明確的分工，員工了解了自己對(duì)應(yīng)的工作，開(kāi)展工作時(shí)能夠更好地投入精力，員工與員工之間的有效及時(shí)溝通也需要很好的安排，對(duì)于不能勝任分配工作的員工要及時(shí)給與幫助指導(dǎo)和安排變動(dòng)。三是一個(gè)完整的管理體系要有公平的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)于工作人員在工作中的一些不當(dāng)行為，要給與批評(píng)以及懲罰，同時(shí)對(duì)完成工作順利且效率高的員工要獎(jiǎng)勵(lì)，讓每一位檔案管理者都能時(shí)時(shí)繃緊工作的弦，認(rèn)真的去面對(duì)工作，在檔案管理工作的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

4.加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的助力

在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，為了更好地促進(jìn)基層衛(wèi)生以及計(jì)生部門(mén)管理成效的提升優(yōu)化，要著力構(gòu)建與本地區(qū)相符合的檔案管理現(xiàn)代化信息系統(tǒng)。因此對(duì)檔案管理部門(mén)提出了更高的要求，作為基層衛(wèi)生以及計(jì)生的管理人員要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，并且將其運(yùn)用到檔案管理的工作中來(lái)，更好地實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生與計(jì)生檔案信息化水平的提升，在未來(lái)的工作中不斷地改進(jìn)以及努力。

結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，衛(wèi)生與計(jì)生局的檔案管理工作越來(lái)越突出，其重要性也越來(lái)越高，檔案管理工作的有效開(kāi)展以及現(xiàn)代化的應(yīng)用能夠有效地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供助力。

參考文獻(xiàn)

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