陳愛萍（廣西來賓市第一中學(xué)，廣西 來賓 546100 ）

前言：隨著我國(guó)社會(huì)信息化的進(jìn)程加快，對(duì)于檔案管理也開始往數(shù)字化管理的方向轉(zhuǎn)變，以電子設(shè)備作為存儲(chǔ)信息和數(shù)據(jù)的介質(zhì)成為一種趨勢(shì)，檔案管理自然也要順應(yīng)這種發(fā)展趨勢(shì)。但是在檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的同時(shí)，檔案管理部門還沿用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種數(shù)字化和傳統(tǒng)檔案管理模式并行的檔案管理方式，被稱之為“雙套制”管理模式。

一、檔案“雙套制”管理模式下電子檔案管理現(xiàn)狀

檔案“雙套制”的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)字化的過渡，是傳統(tǒng)檔案管理模式尚未具備或未完全具備轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案管理?xiàng)l件下，所采用的檔案管理模式。有學(xué)者認(rèn)為，“雙套制”的產(chǎn)生是電子檔案管理模式發(fā)展的必然，認(rèn)為電子檔案管理實(shí)現(xiàn)完全脫離紙質(zhì)文件，需要經(jīng)歷三個(gè)階段：1、電子文件管理需要依存紙質(zhì)文件；2、隨著技術(shù)發(fā)展和進(jìn)步，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件和實(shí)體文件并行管理，電子文件逐漸擺脫紙質(zhì)文件的載體；3、電子文件已經(jīng)具有完善的管理機(jī)制和技術(shù)環(huán)境，能夠完全脫離紙質(zhì)文件，構(gòu)建起獨(dú)自文件管理系統(tǒng)。

經(jīng)過多年信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各大企業(yè)的電子檔案管理水平，還處于上文提到的第一和第二階段。各大檔案管理部門和企業(yè)，所采用雙軌文件管理機(jī)制，從而呈現(xiàn)出對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案，雙套歸檔、雙套管理的形式。

檔案雙套制管理模式下，收集歸檔的電子檔案主要分為兩種類型：一是由系統(tǒng)原生文件歸檔的電子檔案，二是存量檔案、增量檔案數(shù)字化的電子檔案。

根據(jù)電子檔案的兩種類型，在雙套制管理模式下，對(duì)文件歸檔有以下三種情況：1、原生電子文件歸檔時(shí)，先將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔并將其數(shù)字化，原生電子文件歸檔如電子檔案；2、紙質(zhì)和電子檔案，兩者同步歸檔；3、以紙質(zhì)檔案為主，不需要把電子文件歸檔為電子檔案。

由此可見，這種“雙套制”管理模式將會(huì)延續(xù)很長(zhǎng)一段時(shí)間，要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的完全獨(dú)立，首先要保證電子檔案管理功能完全替代紙質(zhì)檔案管理功能，而非簡(jiǎn)單的無紙化檔案管理。電子檔案在當(dāng)前的應(yīng)用情況，還存在著技術(shù)障礙和制度欠缺等問題。

二、“雙套制”管理模式下電子檔案管理存在的問題

（一）館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作難以展開

現(xiàn)代企業(yè)的館藏積累有的幾十年，甚至上百年，藏有成百上千萬份紙質(zhì)檔案，對(duì)這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，不僅要耗費(fèi)巨大的人力、物力，還要在數(shù)字化過程中避免造成紙質(zhì)檔案的損壞，造成館藏的紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。

同時(shí)檔案部門對(duì)于企業(yè)來說，只是輔助性機(jī)構(gòu)，推動(dòng)其紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在著不小的阻力。此外，檔案重藏輕用的觀念是一直制約著紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要因素之一，管理人員對(duì)于館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程缺乏前瞻性，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案數(shù)字化面臨重重困難［1］。

（二）增量紙質(zhì)檔案電子歸檔難

傳統(tǒng)對(duì)增量紙質(zhì)檔案數(shù)字化的做法，是在歸檔后進(jìn)行掃描實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，但這樣的做法工作量巨大，并且工作效率難以跟上與日俱增的紙質(zhì)檔案。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，已經(jīng)把企業(yè)文書檔案的歸檔進(jìn)行規(guī)范，使檔案的“雙套制”管理具備成熟的技術(shù)和制度支撐。盡管如此，大部分企業(yè)還是采用紙質(zhì)歸檔，忽視了檔案數(shù)字化的工作。

因此部分企業(yè)在檔案歸檔時(shí)，會(huì)采用兩種做法：1、紙質(zhì)、電子檔案同步歸檔；2、只歸檔紙質(zhì)檔案，待完成紙質(zhì)歸檔后再進(jìn)行檔案數(shù)字化。大部分企業(yè)在不具備紙質(zhì)、電子的檔案同步歸檔的技術(shù)條件下，往往會(huì)采用第二種做法，會(huì)造成雙倍的歸檔工作量。

（三）檔案日常管理流程繁瑣

對(duì)于檔案管理人員來說，其日常工作主要有整理、收集、鑒別和保管檔案，這是檔案管理工作最為繁瑣的環(huán)節(jié)；同時(shí)為借閱者提供檔案借閱服務(wù)，在被借閱的檔案歸還后，檔案管理人員還要進(jìn)行歸檔、注銷借閱狀態(tài)的操作。在檔案未實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化的情況下，日常檔案管理工作需要占用大量管理人員的工作時(shí)間，使得檔案數(shù)字化進(jìn)程更加緩慢。

（四）電子檔案缺乏歸檔接口

在“雙套制”管理模式下，電子檔案歸檔接口至少具備兩個(gè)，一個(gè)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔接口；另一個(gè)是檔案系統(tǒng)接收數(shù)字化檔案接口。但實(shí)際情況是，前者的歸檔接口不統(tǒng)一，造成電子公文無法歸檔到檔案系統(tǒng)；還出現(xiàn)另一種情況，及檔案歸入檔案系統(tǒng)流程不清晰，數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作量大且程序繁雜。

三、改進(jìn)電子檔案管理對(duì)策

（一）分類歸檔文書檔案

企業(yè)的文書檔案，一般可分為兩類：?jiǎn)挝皇瘴?、單位發(fā)文。單位發(fā)文主要以系統(tǒng)原生電子文件為主，例如企業(yè)統(tǒng)一抄送的郵件、行政命令、通知等。這些文件可以通過標(biāo)準(zhǔn)化接口直接歸檔到檔案系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫，然后由相關(guān)工作人員把這些電子文件移交到檔案部門。

單位收文，主要是紙質(zhì)文件為主，例如通過郵寄、傳真或打印的合同、通知等。單位收文既有單套紙質(zhì)文件，也有通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送的單套電子公文，部分情況還會(huì)出現(xiàn)電子和紙質(zhì)文件雙套傳遞文件。針對(duì)單位收文的文件，可以建立統(tǒng)一接口，由此導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。

（二）規(guī)范檔案采集接口

加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，特別規(guī)范檔案采集接口標(biāo)準(zhǔn)，保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公檔案自動(dòng)歸檔，從而減少手工操作的工作量，提高歸檔工作的效率和質(zhì)量［2］。

企業(yè)檔案的接口主要有兩種，一種是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)自動(dòng)歸檔接口；另一種是數(shù)字化檔案手動(dòng)導(dǎo)入接口。需要特別注意的是，后者接口要設(shè)置專門的接口管理，確保其數(shù)字文化文件始終處于被控制的狀態(tài)，避免電子文件擴(kuò)散和泄露。

（三）推進(jìn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化

上文提到，一些大型企業(yè)有著幾十年甚至上百年的館藏檔案，但是這些檔案都是重藏輕用，沒有實(shí)現(xiàn)很好的檔案利用效果，而且館藏檔案數(shù)字化進(jìn)行緩慢。所以，為了實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案完全數(shù)字化的目標(biāo)，將數(shù)字化的文件導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，然后根據(jù)檔案的內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，改善檔案重藏輕用的現(xiàn)狀。

企業(yè)推動(dòng)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，主要有兩種途徑，一是把不太重要的館藏檔案的掃描工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化公司；二是絕密或不便于公開的紙質(zhì)檔案，則由企業(yè)內(nèi)部自行完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換［3］。

（四）建立電子檔案管理制度

要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子檔案管理模式，不僅要具備相應(yīng)的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，還要構(gòu)建起電子檔案管理制度，為檔案管理工作提供制度支持。此外還要轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，改變檔案重藏輕用的固有偏見。

要想提高電子檔案的管理水平，首先要引進(jìn)電子檔案管理人才，信息技術(shù)是不斷發(fā)展和變革的技術(shù)，企業(yè)需要不斷引入相應(yīng)人才，才能突破電子檔案管理現(xiàn)有的技術(shù)障礙，實(shí)現(xiàn)更好的檔案利用功能。

檔案工作者要積極探索“雙套制”下檔案管理工作的新方法和新思路，立足于檔案使用需求的同時(shí)，不斷改善和推進(jìn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理。

結(jié)論：從當(dāng)前檔案管理的技術(shù)環(huán)境來看，基于“雙套制”的檔案管理模式還將長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)下去。要想推動(dòng)電子檔案管理工作更好的發(fā)展，首先要建立起符合電子檔案特點(diǎn)的檔案管理制度，然后歸檔好企業(yè)文書檔案，規(guī)范好電子文件歸檔自動(dòng)化導(dǎo)入檔案系統(tǒng)的接口標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上推進(jìn)館藏文件的數(shù)字化，改善館藏檔案重藏輕用的現(xiàn)狀。