檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用分析

馮靜

【摘 要】隨著我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展，在信息化發(fā)展背景下，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)著重要位置。社會(huì)發(fā)展新時(shí)期檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變工作觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立能夠適應(yīng)檔案管理的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，確保檔案管理工作能夠適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)所服務(wù)。過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐步為電子化文件取代，需要通過信息技術(shù)強(qiáng)化檔案信息化管理，在做好電子檢索基礎(chǔ)上，強(qiáng)化電子文檔應(yīng)用，在完成歸檔工作基礎(chǔ)上需要將紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，作為電子圖片形式進(jìn)行存儲(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息；開發(fā)利用

在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展背景下，目前無紙化辦公與遠(yuǎn)程協(xié)作方式的應(yīng)用使得傳統(tǒng)書面?zhèn)鬟f信息的方式逐步被取代，進(jìn)一步加快了信息的有效傳遞，對(duì)檔案管理工作效率的提升也具有重要促進(jìn)作用。電子信息通過信息類別進(jìn)行劃分管理，滿足保密性與完整性要求。本文主要對(duì)檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用進(jìn)行分析，探究電子信息在當(dāng)前檔案管理中需要注意的各項(xiàng)問題。

一、檔案電子信息特點(diǎn)概述

目前在開展檔案管理工作時(shí)，電子信息自身具有諸多明顯特征，比如傳播速度較快，信息具有較強(qiáng)的開放性，信息來源廣泛，種類較多等。在現(xiàn)階段檔案管理工作全面開展過程中，需要通過對(duì)電子信息基本特點(diǎn)進(jìn)行分析來完善各項(xiàng)管理工作，這樣能夠確保電子信息得到有效開發(fā)應(yīng)用。此外，在檔案管理工作中，電子信息真實(shí)性與穩(wěn)定性需要進(jìn)行驗(yàn)證，在具體開發(fā)過程中需要提高關(guān)注，對(duì)各項(xiàng)管理工作內(nèi)容進(jìn)行適度調(diào)整，這樣能夠提升多項(xiàng)信息內(nèi)容的真實(shí)性。

隨著現(xiàn)階段我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，在檔案管理工作中對(duì)電子信息資源合理開發(fā)與應(yīng)用具有重要作用，是當(dāng)前檔案管理工作探究的重點(diǎn)內(nèi)容。目前需要對(duì)檔案信息資源合理開發(fā)，并且對(duì)電子信息特點(diǎn)進(jìn)行分析，這樣能夠確保各項(xiàng)管理建設(shè)工作穩(wěn)定開展。在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，需要保障檔案管理工作穩(wěn)定開展，突出檔案信息價(jià)值。結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境的有效推動(dòng)，對(duì)電子信息資源合理開發(fā)應(yīng)用，是目前檔案管理工作需要探究的重點(diǎn)內(nèi)容。

二、電子信息在檔案管理中的基本工作程序分析

在各類檔案資料中電子信息是重要來源，能夠定期通過對(duì)海量的網(wǎng)站信息進(jìn)行檢索，對(duì)有用的信息進(jìn)行整合，這是檔案工作的重要信息來源。對(duì)于非專業(yè)通道網(wǎng)絡(luò)中的電子信息，由于各項(xiàng)信息內(nèi)容較為復(fù)雜，所以在收集與利用過程中需要對(duì)信息可靠性進(jìn)行探究。在電子信息保存過程中，需要全面提升檔案資料的完整度，通過應(yīng)用各項(xiàng)技術(shù)，提高資料完整性。但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)故障問題或是各類病毒會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)安全性構(gòu)成較大的影響。有部分檔案資料自身具有較大實(shí)效性，如果超出了相應(yīng)時(shí)間，會(huì)導(dǎo)致其保存價(jià)值降低，所以需要對(duì)沒有保存價(jià)值的資料進(jìn)行刪選。但是這樣會(huì)導(dǎo)致管理人員工作量增加，所以目前需要建立完善的計(jì)算機(jī)對(duì)比系統(tǒng)，通過應(yīng)用篩選程度對(duì)各類電子文檔進(jìn)行處理。最后需要建立電子信息資料檢索與關(guān)聯(lián)索引，對(duì)電子信息進(jìn)行有效分類，這樣能夠保障管理過程更加有序，不容易產(chǎn)生較多問題。在電子資料檢索與關(guān)聯(lián)索引建立過程中，需要結(jié)合用戶基本要求，對(duì)特定資料進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這樣能夠確保檢索系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值有效提升[1]。

三、檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用措施探析

（一）提高檔案信息資料的安全性與完整性

目前各類檔案信息資料自身的真實(shí)性在具體驗(yàn)證過程中具有較大難度，所以當(dāng)前需要進(jìn)一步完善安全保障工作。在目前計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展下，廣大群眾以及相關(guān)部門對(duì)電子信息保密性與安全性關(guān)注度更高，也是現(xiàn)階段檔案管理工作需要探究的重點(diǎn)內(nèi)容。在現(xiàn)階段檔案電子信息有效開發(fā)過程中，需要對(duì)安全問題進(jìn)行探究，做好各項(xiàng)安全管理工作，從安全密碼管理、安全權(quán)限設(shè)置等方面進(jìn)行，對(duì)防火墻技術(shù)、安全備份技術(shù)、加密技術(shù)等進(jìn)行研究，全面提升電子信息安全性。在各項(xiàng)電子信息錄入和管理中，有部分信息會(huì)發(fā)生泄漏，這樣會(huì)對(duì)信息整體性造成較大影響。針對(duì)此類問題，在電子信息管理中，需要根據(jù)管理基本現(xiàn)狀擬定規(guī)范化管理措施，對(duì)各項(xiàng)應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行分類。通過科學(xué)規(guī)范的整理措施尋找遺漏信息，提高檔案資料完整度。在檔案信息開發(fā)應(yīng)用過程中，對(duì)電子信息真實(shí)性進(jìn)行探究至關(guān)重要。但是各類電子信息來源較為廣泛，有部分信息存在重復(fù)性、矛盾性，所以目前檔案管理人員需要逐步提升自身素質(zhì)來完成檔案整理收集工作，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行合理評(píng)價(jià)，能夠確保檔案信息真實(shí)性全面提升[2]。

（二）強(qiáng)化電子信息資源開發(fā)與利用水平

在檔案管理工作中，需要逐步提升電子信息資源開發(fā)利用水平，這也能對(duì)檔案管理工作有序開展進(jìn)行全面衡量。目前在檔案信息資源獲取中，需要對(duì)電子資源基本特點(diǎn)進(jìn)行分析，然后逐步拓寬信息資源收集渠道。對(duì)現(xiàn)有的信息資源收集方式進(jìn)行完善，對(duì)資料合理控制。在檔案電子信息管理中，涉及的工作內(nèi)容較多，各項(xiàng)工作管理環(huán)節(jié)相對(duì)復(fù)雜，所以需要結(jié)合管理工作研發(fā)完整的軟件體系才能確保各項(xiàng)工作穩(wěn)定開展。在對(duì)軟件管理系統(tǒng)全面開發(fā)時(shí)，需要做好各項(xiàng)分析調(diào)查工作，對(duì)檔案管理主要程序進(jìn)行分析，然后建立信息化管理平臺(tái)，設(shè)定相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通過對(duì)現(xiàn)有的管理服務(wù)渠道進(jìn)行拓展，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。目前相關(guān)檔案管理人員需要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作服務(wù)理念，在具體工作中宣傳檔案信息資源管理的重要性與應(yīng)用價(jià)值，從具體工作各個(gè)細(xì)節(jié)出發(fā)提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員除了需要完善基本檔案信息之外，還需要向多個(gè)部門的檔案目錄管理輸送資源，確保其管理服務(wù)面能夠全面拓寬[3]。

（三）全面提升檔案管理業(yè)務(wù)能力

在目前檔案電子信息開發(fā)中，對(duì)各類軟件合理開發(fā)應(yīng)用加上信息技術(shù)快速發(fā)展具有重要作用，能夠促進(jìn)檔案電子信息開發(fā)應(yīng)用。目前需要全面提升檔案管理人員自身素質(zhì)，這樣才能確保檔案利用工作效果全面提升。檔案管理人員自身需要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，樹立責(zé)任意識(shí)，能夠確保日常檔案管理工作效率全面提升。檔案管理工作勞動(dòng)強(qiáng)度較大，專業(yè)性較強(qiáng)，具有服務(wù)屬性，所以當(dāng)前在檔案管理工作中，需要完善工作態(tài)度，確保各項(xiàng)工作能夠穩(wěn)定進(jìn)行。當(dāng)前檔案管理人員在開展各項(xiàng)工作時(shí)，需要對(duì)電子檔案信息進(jìn)行全面保護(hù)與分類管理。相關(guān)人員需要掌握計(jì)算機(jī)等設(shè)備的應(yīng)用，能夠及時(shí)對(duì)電子信息資源合理分類與管理，通過檢索系統(tǒng)提升管理質(zhì)量。相關(guān)管理部門需要定期對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)與技能培訓(xùn)，確保其自身專業(yè)技能能夠全面提升，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的各項(xiàng)要求。

四、結(jié)語

總而言之，當(dāng)前對(duì)檔案電子信息進(jìn)行合理開發(fā)應(yīng)用，能夠滿足檔案管理工作基本要求，提升檔案管理工作質(zhì)量，全面突出檔案信息資源自身價(jià)值。在開展各項(xiàng)工作時(shí)，需要對(duì)多項(xiàng)電子信息有效開發(fā)應(yīng)用，擬訂完善的發(fā)展措施，讓電子信息能夠成為應(yīng)用價(jià)值較高的檔案資源。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張艷丹.檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用[J].黑龍江科技信息，2017（17）：296.

[2] 張廣澤.檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012（6）：24-24，23.

[3]莫秋萍.檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：169，186.