檔案信息化建設的安全問題與對策

劉軼男

【摘 要】隨著近年來我國科學技術快速發(fā)展，檔案信息化建設已成為當前社會各領域檔案管理部門進行檔案管理轉型的重要內容。但是在檔案信息化建設過程中檔案信息安全問題是信息化建設不可忽視的問題，全面做好檔案信息化建設的安全管理工作，并針對其存在的安全缺陷制定有效的控制策略，可推動檔案信息化建設又好又快發(fā)展，提高我國檔案信息安全管理水平。

【關鍵詞】檔案信息化建設；安全問題；對策

隨著信息技術的發(fā)展，網絡終端的廣泛應用，社會各行業(yè)進行全面的信息資源共享成為信息時代社會發(fā)展的必然趨勢。在信息化社會背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)，數(shù)字化的檔案信息存儲、檔案信息數(shù)據(jù)的網絡化應用、信息數(shù)據(jù)的網絡流通及高效共享成為當前檔案信息管理面臨的新任務。在檔案信息化全面推進過程中，產生了諸多需要解決的問題，其中保障檔案信息使用和管理安全是最重要的問題，本文針對當前檔案信息化建設過程中的安全問題展開詳細論述，并提出具體的解決策略[1]。

一、檔案信息化建設的含義

1.檔案信息化建設的概念

檔案信息化建設是指傳統(tǒng)檔案管理模式全面應用計算機、互聯(lián)網技術進行數(shù)字化、電子化建設，用成熟的計算機系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工檔案管理模式，使用計算機數(shù)據(jù)庫、智能應用平臺、網絡安全平臺以及大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術、區(qū)塊鏈技術，對檔案信息資源進行全面的挖掘、解讀、存儲以及安全防護，保障檔案信息能夠高效存儲與利用。

2.檔案信息化建設的意義

傳統(tǒng)檔案信息管理模式以人工為主，針對特定的信息載體，如紙質文本、膠片、影像材料進行定向化存儲。這種管理模式需要以物質材料為載體，信息資源需要一定的存儲介質，不僅所耗時間較長，而且也需要較大的物理存儲空間，在檔案資源存儲過程中極容易受到外部環(huán)境的影響，如陽光、潮濕、霉變、蟲蛀、火災等，經常會導致珍貴的檔案資源損壞或全面損毀。即使在檔案資源管理過程中一些資源保存得非常完整，但是受到使用年限的影響，一些材質也會出現(xiàn)自然衰減的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理模式經常是重保管輕利用，檔案管理人員過度重視檔案資源的搜集、分類、歸檔，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用，導致大量有價值的檔案信息資源利用率不高，不能發(fā)揮其應有的價值。隨著近年來我國信息技術快速發(fā)展，計算機設備以及信息網絡為檔案信息化建設提供了良好途徑。全面加強檔案信息資源數(shù)字化建設，將傳統(tǒng)的管理模式轉變?yōu)楝F(xiàn)代信息管理方式，能全面提高檔案資源使用效率，使檔案信息資源價值最大程度得到發(fā)揮[2]。

二、當前檔案信息化建設過程中的安全問題

1.檔案信息系統(tǒng)操作和管理人員缺乏安全意識

從目前我國檔案信息化建設現(xiàn)狀來看，雖然檔案信息化工作人員具備專業(yè)的信息化操作技能以及良好的管理意識，但是對檔案信息數(shù)據(jù)進行搜集、整理、利用過程中忽視了檔案信息管理系統(tǒng)的安全，既沒有注重檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)范化操作，也不能有效執(zhí)行檔案信息管理的安全管理制度，經常會出現(xiàn)重要電子檔案信息丟失和損毀的情況，重要檔案信息的丟失必然造成檔案信息泄露，會給檔案管理系統(tǒng)安全帶來隱患。

2.計算機設備的安全防護問題

實現(xiàn)檔案管理信息化建設的基礎是計算機設備及服務器，其中計算機安全防護系統(tǒng)的效能強弱以及計算機硬件設備是否安全，服務器的安全問題都會影響到檔案信息安全。如果計算機安全防護系統(tǒng)運行不穩(wěn)定或是計算機硬件設備性能不穩(wěn)定都會給檔案信息化建設帶來安全隱患，輕則導致重要檔案信息丟失損毀，重則會引起檔案信息管理系統(tǒng)崩潰，導致重要檔案信息資源無法完整保存或永久性丟失。

3.網絡環(huán)境安全問題

無論是檔案信息管理系統(tǒng)或是計算機操作系統(tǒng)處在暴露的網絡環(huán)境空間容易遭受到病毒入侵和黑客攻擊。一方面是計算機操作系統(tǒng)可能存在漏洞，在與信息網絡連接過程中沒有重視計算機的安全保護問題，另一方面，計算機設備在使用移動存儲設備過程中沒有進行病毒查殺和安全檢查，導致計算機感染病毒，造成重要檔案信息丟失。

4.檔案資源數(shù)字化處理后原始信息的真實性問題

傳統(tǒng)的紙質檔案資源由于采用人工方式進行存儲，鑒別其信息真實性比較容易，但經過數(shù)字化處理后的數(shù)字檔案有可能人為性的篡改，導致原始檔案信息失真，由于計算機操作極容易抹除痕跡，會給檔案管理人員鑒別檔案真實性帶來影響。

三、針對當前檔案信息化安全問題的對策

1.加強檔案管理人員安全意識培訓教育

在目前檔案信息化建設過程中，檔案管理部門要加強檔案管理人員的安全意識教育，首先要提升檔案管理人員的技能水平和專業(yè)素質，舉辦多種形式的培訓教育，使其了解檔案信息化管理的知識，掌握必要的操作技能，要是檔案管理人員了解和掌握基本的網絡安全策略，了解各種檔案載體的物理屬性和安全防護措施，尤其是要注重重要檔案信息資源的安全保護；其次，要促進檔案管理人員時刻保持警惕，因為網絡安全問題無處不在，在檔案信息化管理過程中促使檔案管理人員樹立安全意識，嚴格執(zhí)行安全管理制度，應對檔案信息管理過程中可能發(fā)生的問題，防止機密檔案信息泄露。

2.維護計算機設備安全運行

檔案信息化管理及建設過程中計算機設備是基礎，要定期對計算機的安全防護系統(tǒng)和硬件設備檢查，對出現(xiàn)安全問題的設備及時維修或是更換，做好數(shù)據(jù)備份工作。計算機設備在使用過程中要保障其網絡環(huán)境及運行環(huán)境的安全，使計算機設備在穩(wěn)定的濕度、溫度情況下運行，要保障充足的電力供應，周圍不能有電磁干擾，對存在的系統(tǒng)漏洞及時補充，及時彌補安全漏洞，以促進檔案信息管理效率提升。

3.做好檔案信息化建設網絡安全防范

與網絡連接的計算機設備或是檔案信息服務器應根據(jù)相關制度建立一套科學合理的安全防護系統(tǒng)，首先應及時安裝防火墻和殺毒軟件，定期做好服務器及計算機的掃描、修補、監(jiān)控工作，同時相關的應用軟件要及時更新系統(tǒng)彌補漏洞，確保計算機設備與信息網絡連接始終處在安全狀態(tài)。其次要設置訪問權限、身份識別、重要信息加密和數(shù)字認證，加強對檔案信息管理系統(tǒng)權限管理，防止未授權用戶進入檔案信息網絡破壞檔案管理結構，以免造成重要檔案信息泄露。在檔案信息安全管理過程中要設置系統(tǒng)日志，對誰操作檔案信息系統(tǒng)詳細記錄，對連接計算機的移動存儲設備要進行安全檢查和病毒查殺，嚴格按照步驟進行檔案資源管理及使用，防止重要檔案信息遺失。

4.保障檔案信息的完整性和真實性

對各類紙質文獻檔案進行數(shù)字化存儲，要保障所存儲原始檔案的真實與完整。首先要推行電子與紙質檔案分類歸檔雙軌制度，由于電子文件的法律作用和憑證作用尚無法取代傳統(tǒng)紙質文件，在電子檔案生成和使用前，要對原始紙質檔案信息進行有效歸檔存儲，保障原始檔案的完整與真實。其次，紙質檔案轉換為電子檔案過程中要嚴格按照電子公文歸檔與管理標準進行，數(shù)字化存儲的核心意義在于提高檔案管理效率，電子檔案的數(shù)字化存儲也要向提高檔案管理效率邁進，設置多種管理制度和標準，建立統(tǒng)一的管理網絡，嚴格按照程序對紙質檔案和電子檔案進行存儲，強化檔案管理人員的責任意識，全面提高檔案數(shù)據(jù)的準確性和真實性。

四、結語

檔案信息化建設對提高我國檔案管理效率和發(fā)展水平有著重要意義，但相比傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案信息化建設中的安全問題更為嚴峻，檔案管理部門在信息化建設過程中應全面重視檔案管理安全問題，并從上述四個角度入手，全面提高檔案信息資源安全管理效率，保障檔案信息管理系統(tǒng)運行穩(wěn)定，使檔案保存與管理更為便捷。

【參考文獻】

[1]尚小剛.關于檔案信息化安全體系建設的研究[J].辦公室業(yè)務，2018（03）：46.

[2]張秀巖.基層檔案信息化安全工作研究[J].蘭臺世界，2018（S1）：108-109.