淺談利用工業(yè)工程法提高基層工作效率的策略

胡忠奇 張偉東 劉浩南

摘 要：隨著我國(guó)行政體制改革的深入，政府承擔(dān)的社會(huì)管理和公共服務(wù)職能逐漸下沉，基層行政機(jī)關(guān)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中扮演的角色越來(lái)越重，為適應(yīng)發(fā)展變化的新形勢(shì)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府必須不斷加強(qiáng)行政效能建設(shè)，提升行政效率。然而鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在行政管理中卻面對(duì)諸多歷史遺留問(wèn)題和新時(shí)期出現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，短時(shí)期內(nèi)想要通過(guò)行政體制改革解決這些問(wèn)題是非常困難的，這就需要我們從實(shí)際出發(fā)，研宄如何通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)管理方法提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府行政效率。本文根據(jù)政府行政管理現(xiàn)狀，應(yīng)用5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法和人因工程方法對(duì)政府辦公環(huán)境進(jìn)行梳理和分析，針對(duì)問(wèn)題突出且極具代表性的領(lǐng)導(dǎo)辦公室、黨政綜合辦公室、武裝部辦公室和農(nóng)業(yè)技術(shù)服務(wù)中心進(jìn)行研宄最終通過(guò)改善辦公環(huán)境、培養(yǎng)辦公習(xí)慣、優(yōu)化行政流程達(dá)到提升行政效率的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：基層工作；工作效率；工業(yè)工程法

前言

目前我國(guó)的行政區(qū)劃，分為34個(gè)省級(jí)行政區(qū)，333個(gè)地級(jí)行政區(qū)，2862個(gè)縣級(jí)行政區(qū)，41636個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)行政區(qū)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為我國(guó)最基層的行政主體，是黨和政府緊密聯(lián)系人民群眾的橋梁紐帶，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府行政能力的高低，關(guān)系著社會(huì)主義建設(shè)的好與壞、快與慢，關(guān)系著人民群眾的幸福感、滿足感，關(guān)系著城鎮(zhèn)化進(jìn)程和新農(nóng)村建設(shè)水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府必須不斷提升行政效率，努力推動(dòng)社會(huì)全面進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)最廣大人民群眾的根本利益，更快更好地解決新時(shí)期出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，才能帶領(lǐng)廣大人民群眾全面建設(shè)成為小康社會(huì)。

1 關(guān)于工業(yè)工程理論的概述

工業(yè)工程是從管理學(xué)基礎(chǔ)上根據(jù)工業(yè)化的發(fā)展逐漸產(chǎn)生和完善起來(lái)的應(yīng)用廣泛且兼具交叉性和綜合性的學(xué)科，其內(nèi)涵和外延一直在不斷發(fā)展。在發(fā)展之初，工業(yè)工程的目標(biāo)主要是針對(duì)某個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)出一套良好的控制方法，使生產(chǎn)能夠以最低的成本進(jìn)行，同時(shí)還必須保質(zhì)、保量、安全的完成產(chǎn)品，所以當(dāng)時(shí)工業(yè)工程普遍被理解為設(shè)計(jì)與改善系統(tǒng)。之后工業(yè)工程經(jīng)歷了不同的發(fā)展階段，在各個(gè)階段，各國(guó)學(xué)者、學(xué)術(shù)團(tuán)體對(duì)其所下的定義也存在一定的差異。

2 工業(yè)工程方法

2.1 5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法

5S現(xiàn)場(chǎng)管理源于日本，其作用不僅是從表面使工作場(chǎng)所衛(wèi)生美觀，更是通過(guò)改善辦公環(huán)境的過(guò)程實(shí)現(xiàn)行政人員主動(dòng)參與管理和自主提升。5S分別是SEIRI、SEITON、SEISO、SEIKEETSU和SHITSUKE，也就是整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)的意思。通過(guò)梳理辦公所涉及的物品和設(shè)備的用途及使用頻率，清除無(wú)用或低頻使用的物品；再將有用的物品根據(jù)使用頻率進(jìn)行合理擺放，對(duì)于需要收納的物品進(jìn)行標(biāo)注、標(biāo)識(shí)，方便取用；接著將垃圾和污穢進(jìn)行清理，避免污染；然后根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)改善情況制定環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)文件的形式形成制度，建立長(zhǎng)效機(jī)制有利于長(zhǎng)期保持良好的工作環(huán)境；最終通過(guò)長(zhǎng)期性的硬性要求讓工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，提高職業(yè)道德修養(yǎng)。

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府行政管理的過(guò)程中，通過(guò)工作環(huán)境的改善，行政人員心情自然變得愉悅，工作熱情必然提高，前來(lái)辦事的群眾同樣會(huì)受到感染，從而雙方態(tài)度也會(huì)變的良好，如此形成良性循環(huán)對(duì)提高工作效率十分有益，此外辦公設(shè)備的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和辦公用品的有序擺放，都能起到節(jié)約時(shí)間，提高效率的作用。

2.2 人因工程方法

人因工程就是以提高生產(chǎn)力、安全性、舒適感和工作效率，進(jìn)而提升工作人員的工作環(huán)境和生活品質(zhì)為目的，通過(guò)研宄和應(yīng)用人的能力、行為、動(dòng)作、習(xí)慣、機(jī)體極限、本能反應(yīng)和其它特性等相關(guān)信息，對(duì)工作器具、生產(chǎn)機(jī)械、電器設(shè)備、系統(tǒng)、工作任務(wù)、工作流程及辦公環(huán)境進(jìn)行改進(jìn)的方法。

（1）優(yōu)化上下級(jí)和行政人員之間的關(guān)系，樹(shù)立團(tuán)隊(duì)精神，強(qiáng)化同事之間的配合和相互協(xié)作關(guān)系。發(fā)動(dòng)群體的力量，通過(guò)系統(tǒng)管理，減少、避免和消除人為差錯(cuò)，人人齊心協(xié)力，將差錯(cuò)的影響減到最低程度。要明確整體觀念，管理人員在安排工作任務(wù)時(shí)，要盡量將重要工作或非正常工作安排在頭腦清醒時(shí)進(jìn)行。常用方法有標(biāo)準(zhǔn)喊話、集體活動(dòng)、交叉檢查等。

（2）要把規(guī)章和制度建立起來(lái)，健全操作流程，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用工作程序和交叉檢查等控制手段，促使工作人員在一個(gè)規(guī)范有序的環(huán)境里工作。同時(shí)強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高守紀(jì)、守規(guī)意識(shí)，提高業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)預(yù)測(cè)和防范錯(cuò)誤的能力，防止人為差錯(cuò)。通過(guò)上崗資格考試和在崗教育培訓(xùn)保證工作人員達(dá)到應(yīng)知、應(yīng)會(huì)。

（3）在規(guī)章允許的范圍內(nèi)采取必要的防差錯(cuò)措施。根據(jù)墨菲定律，凡是容易發(fā)生差錯(cuò)的地方就一定會(huì)出差錯(cuò)，如行政實(shí)踐中行政審批程序、財(cái)政所行財(cái)會(huì)計(jì)和出納工作、黨政辦辦公場(chǎng)所等都是容易誘發(fā)人為差錯(cuò)的地方。

（4）目前人機(jī)工程己廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，在應(yīng)用過(guò)程中需要本著低成本、適用性和便于實(shí)施的原則，努力達(dá)到工作質(zhì)量進(jìn)一步提升、工作失誤大幅度減少、工作壓力得到緩解、減輕疲勞度和增強(qiáng)安全性等效果。越來(lái)越多用人單位開(kāi)始努力改善工作人員的辦公環(huán)境，通過(guò)按照工作人員的生理及心理特點(diǎn)對(duì)工作環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，使得辦公人員可以在舒適、方便的條件下高效地開(kāi)展工作。引入人機(jī)工程學(xué)時(shí)，可以將辦公桌椅和電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)等設(shè)備之間的搭配作為突破口，逐步拓展到噪音、通風(fēng)、溫度和照明等環(huán)境因素。

2.3 業(yè)務(wù)流程再造方法

業(yè)務(wù)流程再造也叫做再造工程或公司再造，是西方發(fā)達(dá)國(guó)家興起的一次企業(yè)再造革命，當(dāng)時(shí)被喻為“從毛毛蟲(chóng)變蝴蝶”的革命。業(yè)務(wù)流程再造就是企業(yè)以受眾為導(dǎo)向和以流程為中心進(jìn)行根本性的思考和完全重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和制造手段加上現(xiàn)代化的方法，最大程度地幫助企業(yè)適應(yīng)新的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，一方面打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，另一方面創(chuàng)建全新的過(guò)程型組織結(jié)構(gòu)，進(jìn)而幫助企業(yè)在經(jīng)營(yíng)上實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、服務(wù)、速度和成本等方面的有效改善。

3 借助工業(yè)工程法提升政府行政效率的策略

3.1 政府行政效率因素分析

3.1.1 行政環(huán)境因素分析

行政環(huán)境是指行政人員的物理辦公環(huán)境和人與人之間形成的工作氛圍。目前，Z鎮(zhèn)政府在物理辦公環(huán)境方面普遍存在著諸如閑置物品堆積在辦公現(xiàn)場(chǎng)，電話機(jī)、紙質(zhì)資料、尺子、訂書(shū)機(jī)、印章、簽字筆、剪刀、固體膠等收納無(wú)序，擺放隨意；辦公場(chǎng)所地面和桌面沒(méi)有保持潔凈，特別是廁所衛(wèi)生條件差，夏天充斥著刺鼻氣味，桌、椅、電腦、鍵盤(pán)、電話機(jī)、打印機(jī)以及照明設(shè)備等辦公設(shè)施的搭配不符合人因工程學(xué)規(guī)范等問(wèn)題。干凈整潔的辦公環(huán)境可以形成積極向上的工作氛圍，科學(xué)合理的收納布置不僅能夠促使行政人員更加愛(ài)崗敬業(yè)，還可以促進(jìn)行政人員自覺(jué)提升個(gè)人素質(zhì)，行政環(huán)境的好壞直接影響行政人員的工作效率與身體健康，改善行政環(huán)境已經(jīng)受到越來(lái)越多管理人士的重視，應(yīng)用5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法和人因工程方法改善行政環(huán)境己成為發(fā)展潮流。

3.1.2 行政流程因素分析

影響Z鎮(zhèn)政府行政人員辦事效率的因素除了工作任務(wù)本身和行政人員自身以外，還有整個(gè)行政流程及流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。行政流程不合理不僅會(huì)造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)和人力資源浪費(fèi)，還會(huì)影響政府正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使得行政效率低下，行政人員也會(huì)牢騷滿腹，影響工作心態(tài)。即便一套行政流程在最初的設(shè)計(jì)安排上合情合理，但隨著時(shí)間的推移，政策和人員的變化，工作重心的轉(zhuǎn)移，最初的流程也需要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整以適應(yīng)新形勢(shì)，其次還有行政流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和具體操作步驟也需要緊跟發(fā)展需求進(jìn)行改變。

3.2 政府行政效率提升方案與實(shí)施

通過(guò)對(duì)Z鎮(zhèn)政府行政管理現(xiàn)狀和影響其行政效率的因素進(jìn)行梳理和分析，首先應(yīng)用5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法針對(duì)辦公場(chǎng)所“臟、亂、差”的現(xiàn)狀進(jìn)行改善，按照由易到難的順序，從努力保持工作現(xiàn)場(chǎng)整潔，物品擺放有序，再到完善崗位職責(zé)，促進(jìn)5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法形成長(zhǎng)期機(jī)制，然后應(yīng)用人因工程方法改善辦公室的照明、通風(fēng)等情況，對(duì)個(gè)別工作姿勢(shì)不科學(xué)的同志或搭配不協(xié)調(diào)的桌椅進(jìn)行糾正，為行政K員營(yíng)造出良好的工作環(huán)境，提升整體行政效率。整體實(shí)施方案如下：首先要召開(kāi)鎮(zhèn)黨委會(huì)議，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，研宄決定工作方案，接著成立Z鎮(zhèn)5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法促進(jìn)委員會(huì)，由鎮(zhèn)長(zhǎng)任主任，黨委副書(shū)記、紀(jì)委書(shū)記、組宣委員、副鎮(zhèn)長(zhǎng)任副主任，成員由全體機(jī)關(guān)中干和駐鎮(zhèn)單位負(fù)責(zé)人組成，委員會(huì)辦公室設(shè)在鎮(zhèn)黨政辦，由鎮(zhèn)黨委副書(shū)記直接兼任委員會(huì)辦公室主任，然后組織全體機(jī)關(guān)干部（含臨聘人員）召開(kāi)動(dòng)員大會(huì)，在會(huì)上宣布工作方案和促進(jìn)委員會(huì)任命文件，并對(duì)5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法和理論進(jìn)行宣傳培訓(xùn)，講解此項(xiàng)工作的重要性，安排布置各項(xiàng)具體落實(shí)工作，將任務(wù)分解到部門(mén)，落實(shí)個(gè)人工作職責(zé)，最后由鎮(zhèn)財(cái)政所擬出經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)鎮(zhèn)黨委會(huì)研宄批準(zhǔn)，同時(shí)將此項(xiàng)工作納入年終目標(biāo)考核，與個(gè)人績(jī)效掛鉤。特別值得注意的是，在實(shí)施過(guò)程中，各部門(mén)需要根據(jù)具體情況，應(yīng)用人因工程方法改善和提高工作效率，遇到問(wèn)題及時(shí)向委員會(huì)辦公室匯報(bào)。具體工作方案如下：

（1）5S現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)施計(jì)劃：5S現(xiàn)場(chǎng)管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過(guò)程，但是在實(shí)施過(guò)程中必須要根據(jù)不同階段，制定與之相適應(yīng)的工作內(nèi)容，循序漸進(jìn)地逐步推進(jìn)。此外，還要將每個(gè)人的工作職責(zé)落實(shí)，明確各階段實(shí)施進(jìn)度[2]。

（2）5S現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)施方法：全面實(shí)施階段也是5S現(xiàn)場(chǎng)管理理論的導(dǎo)入階段。根據(jù)相關(guān)理論，結(jié)合Z鎮(zhèn)政府辦公室實(shí)際情況，按照科學(xué)步驟制定因地適宜的實(shí)施方法，在具體落實(shí)的過(guò)程中要特別注意，首先根據(jù)各辦公室人員，桌椅，職能對(duì)辦公室進(jìn)行區(qū)域劃分，由該區(qū)責(zé)任人對(duì)重新劃分后的區(qū)域進(jìn)行標(biāo)注并完成其他整改工作；接著在整理期間，各區(qū)域責(zé)任人要負(fù)責(zé)對(duì)廢棄資料、設(shè)備、用品、文檔等進(jìn)行徹底清除，特別是對(duì)過(guò)期的、損壞的物品作維修或報(bào)廢處理，整理有用的物品，將其中使用頻率不高或臨時(shí)借用的物品進(jìn)行貯存或歸還，明確標(biāo)注保留下來(lái)的物品并進(jìn)行合理收納，給需要保存的資料編寫(xiě)目錄，方便查閱，有序擺放辦公現(xiàn)場(chǎng)常用的必需品；然后各自對(duì)辦公設(shè)進(jìn)行徹底清掃；最后給所有行政人員灌輸物品定置管理的思想理念。

（3）總結(jié)和深化階段，形成長(zhǎng)效機(jī)制：對(duì)5S現(xiàn)場(chǎng)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和取得的成果進(jìn)行匯總，找出問(wèn)題根源，摸索對(duì)策，將經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)形成文檔文件，以便總結(jié)反思加以持續(xù)改進(jìn)。本次改善不是一勞永逸、一成不變的，它必須隨著時(shí)間、條件的變化而不斷豐富、發(fā)展和完善，形成長(zhǎng)效機(jī)制，一是印發(fā)正式文件，建立規(guī)章制度，把教育實(shí)踐活動(dòng)中好的經(jīng)驗(yàn)做法及時(shí)上升到制度層面。二是對(duì)制度梳理完善，對(duì)實(shí)踐檢驗(yàn)行之有效的，長(zhǎng)期堅(jiān)持；對(duì)不適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)要求的，抓緊修訂完善。三是必須強(qiáng)化制度執(zhí)行力，用抽查和定期檢查的方式強(qiáng)化落實(shí)，最終培養(yǎng)行政人員自覺(jué)養(yǎng)成良好工作習(xí)慣[3]。

（4）應(yīng)用人因工程改善工作環(huán)境：受客觀發(fā)展條件限制，目前Z鎮(zhèn)政府辦公條件十分簡(jiǎn)陋，部分辦公室存在一些客觀問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題比較嚴(yán)重的幾個(gè)辦公室，從溫度、照明和噪音幾個(gè)方面進(jìn)行分析和研究，一是在高溫下工作的同志最直接、最明顯的影響是體溫升高，按照溫度系數(shù)法則，人體溫度每升高1度，新陳代謝將增加10%，經(jīng)過(guò)對(duì)鎮(zhèn)紀(jì)委一段時(shí)間內(nèi)考勤結(jié)果的統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)進(jìn)入夏天后，溫度越高的辦公室，缺勤率越高，特別是下午早退現(xiàn)象嚴(yán)重，工作效率直接受到影響。二是現(xiàn)在政府要求節(jié)約開(kāi)銷(xiāo)，減少浪費(fèi)，提倡無(wú)紙化辦公，極大程度地增加了行政人員面對(duì)電腦的時(shí)間，強(qiáng)光和弱光下都容易造成視覺(jué)疲勞，特別是長(zhǎng)時(shí)間在不合適的照明條件下連續(xù)工作還會(huì)增加差錯(cuò)率，根據(jù)對(duì)三名從事文件編制工作的同志進(jìn)行取樣分析，我們了解到隨著照明強(qiáng)度的逐漸提高，工作效率也迅速提高；在照明條件差的環(huán)境中，雖然工作速度沒(méi)有減慢，但是差錯(cuò)率比較高，需要反復(fù)花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行校對(duì)，當(dāng)照明度逐漸增強(qiáng)時(shí)，其差錯(cuò)率降低了20%，當(dāng)照明度增強(qiáng)至臨界值以上時(shí)，工作效率趨于平穩(wěn)不再提高，且持續(xù)進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間工作時(shí)較之照明度低時(shí)不易疲憊，當(dāng)再繼續(xù)增加照明強(qiáng)度時(shí)工作效率明顯降低，較之臨界值時(shí)的效率慢了10%左右。

4 結(jié)論

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府是我國(guó)行政機(jī)構(gòu)的最低層，是服務(wù)人民群眾的“最后一公里”，也是工作任務(wù)最重，事情最雜，人手最不充足的一級(jí)政府。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府行政水平直接體現(xiàn)整個(gè)國(guó)家政治發(fā)展水平與政府服務(wù)水平，直接影響人民群眾辦事效率，直接影響黨和政府與人民群眾間的“魚(yú)水情”。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府是國(guó)家行政管理活動(dòng)的落腳點(diǎn)，隨著改革開(kāi)放向縱深推進(jìn)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府持續(xù)保持低效率運(yùn)行已成為嚴(yán)重阻礙發(fā)展前進(jìn)的絆腳石，如何有效提升行政效率，已成為亟需解決的問(wèn)題。提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政效率有利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)，有利于更好的為人民服務(wù)，有利于更快實(shí)現(xiàn)全面建成小康社會(huì)這一偉大目標(biāo)。工業(yè)工程一直被認(rèn)為是提升效率的重要方法，其應(yīng)用實(shí)踐主要集中于生產(chǎn)制造行業(yè)，近年隨著信息技術(shù)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，逐漸延伸至各個(gè)領(lǐng)域。

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