淺析如何做好檔案管理升級后的鞏固提高工作

胡興飛

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由工作人員來完成，由于檔案資料的種類數(shù)量比較多，管理工作是非常復雜的。使用人工操作的方法不但要花費較長的時間，還不能保證工作的質量。在目前的發(fā)展形勢下，檔案管理工作也得到了升級，各個單位的檔案管理工作都引進了現(xiàn)代化技術和設備，進行了信息化、智能化建設，有效提高了檔案管理工作的質量和效率。但是檔案管理屬于一項長期性的工作，需要在升級的基礎上對其進行鞏固提高，這樣才能保證檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理升級；鞏固提高；方法

檔案管理工作在得到升級之后，引入了許多現(xiàn)代化的技術設備，建立了自動控制系統(tǒng)，減輕了檔案管理人員的工作壓力，同時也提高了整體的工作效率。但是在這種工作環(huán)境中，工作人員出現(xiàn)了思想懈怠的現(xiàn)象，過度依賴自動化系統(tǒng)，對自身工作的責任性降低，導致出現(xiàn)了許多問題。針對這種現(xiàn)象，檔案部門需要加強對檔案管理升級后的鞏固提高工作的重視，采取有效的措施進行處理，從而保證檔案管理工作的順利進行。

一、提高工作人員的法律意識

法律制度在社會的發(fā)展中有著不可替代的作用，其可以對各項工作進行約束，維護市場的秩序，保證各項工作的順利開展。檔案管理升級工作想要進一步提高工作質量，也需要將法律法規(guī)應用到相關工作中，對單位內部秩序進行有效管理。許多單位在檔案管理升級之后，工作人員的工作狀態(tài)發(fā)生了改變，因為升級后應用了許多現(xiàn)代化的技術設備，不再需要大量的人力物力，降低了管理人員的工作強度，讓檔案管理工作人員的工作變得輕松，這就導致工作人員的精神出現(xiàn)了懈怠，沒有對自身的工作進行鞏固和完善，而且許多工作人員認為自身的工作水平可以滿足檔案管理現(xiàn)代化建設的要求，認為管理水平的提升與自身的工作能力沒有關系，這種思想和工作態(tài)度對檔案管理工作的發(fā)展有著一定的影響。許多工作人員的法律意識不強，沒有將法律法規(guī)落實到實際工作中，這就無法保證檔案管理工作的質量。

從以上內容可以了解到，工作人員的法律意識與檔案管理升級工作的規(guī)范性有著密切的聯(lián)系，需要在管理的過程中加強法律意識的培養(yǎng)，并實施獎懲制度，這樣才能提高工作人員對法律法規(guī)的重視，在工作的過程中才會嚴格按照相關的法律法規(guī)進行操作。雖然我國已經針對目前的檔案管理工作出臺了相關的法律法規(guī)，但是許多單位卻沒有將其落實到實際工作中，無法將法律法規(guī)的效用充分發(fā)揮出來。這就需要相關單位在開展檔案管理升級后的鞏固提高工作時，要加大法律的宣傳力度，提高工作人員的法律意識，讓法律制度的作用在檔案管理工作中體現(xiàn)出來，同時提升檔案管理工作人員的素質水平。

二、提高工作人員的工作能力及自身素質

工作人員在檔案管理工作中是必要的組成部分，其是各項工作順利開展的保證，同時其也決定著各項工作的質量。要想做好檔案管理升級的鞏固提高工作，就一定要重視人才的培養(yǎng)，建設一個高質量、高水平的人才隊伍。并進行工作人員的合理配置，保證每個環(huán)節(jié)的工作質量。

首先，在人才招聘的過程中要根據(jù)單位的需求進行人才的篩選，要選擇專業(yè)能力強的人才，同時還要注重人才的素質水平和綜合實踐能力，對人才進行全方位的考慮，確保招聘的人才可以迅速投入到工作崗位中，適應單位的工作環(huán)境，保證工作的順利進行。

其次，檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，其工作內容比較單一，需要檔案管理工作人員擁有足夠的耐心。如果出現(xiàn)老員工離職的情況，新員工不能適應檔案管理工作的內容，無法對檔案信息資料進行有效的管理，就會影響整體的工作速率，而且也不能實現(xiàn)檔案資料的有效應用，對其他部門的工作也會造成影響。所以，檔案部門在進行人員調動之前一定要做好新老員工的交接工作，保證新員工可以熟練操作各項工作，對檔案工作的鞏固提高也有著促進作用。

最后，檔案管理升級后應用了許多現(xiàn)代化的信息技術和設備，這就要求工作人員有較高的專業(yè)技術水平，可以在開展檔案管理工作的過程中熟練操作各項設備。相關單位需要對工作人員的技術能力進行培養(yǎng)，讓工作人員不斷完善自身，充實自己，還要重視檔案管理人員素質的培養(yǎng)工作，確保工作人員可以更好的完善檔案管理工作，為檔案管理升級鞏固提高打下基礎。

三、提高制度應用水平

對于機關各立檔單位來說，根據(jù)檔案工作的需求，結合本部門檔案工作的特點，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，是實現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位，都應建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計、保密、銷毀等項制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責任制等。同時要把落實這些制度同貫徹、實施《檔案法》聯(lián)系起來。在檔案管理制度的執(zhí)行過程中，要批評有章不循的現(xiàn)象，處理嚴重違章人員，維護制度的嚴肅性。從而，發(fā)揮這些規(guī)章制度在機關檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。

四、提高資料收集水平

每一個立檔單位都要根據(jù)自己的業(yè)務特點，全面地、分門別類地收集相關的資料。這樣，不但能豐富檔案資料的內容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅實基礎。否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來無法克服的困難，而且檔案工作本身也無法鞏固、提高。根據(jù)單位業(yè)務性質的不同，可以把特點較鮮明，較集中的檔案分離出來，設立不同的檔案管理區(qū)域，由專人負責，在“統(tǒng)一組織形式，統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一工作標準”的原則指導下，實行專門管理，滿足不同崗位對檔案利用的需要。

五、加大檔案開發(fā)力度

首先，要變“看堆守攤”的封閉式被動服務為開放式服務。有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務功能的發(fā)揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務工作中去，主動探求檔案資料的需求信息，從而全面而準確地提供檔案資料。同時，還應根據(jù)實際工作需要，有針對性地進行相關檔案資料的編研工作，使這種服務更直接，更條理，更有效。

其次，要抓好年度立卷歸檔工作，對于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規(guī)范化，這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。三是要結合本部門本行業(yè)的特點，認真開展編研工作，對于現(xiàn)有檔案史料，進行挑選、加工、編排和評價，發(fā)揮檔案的經濟效益和社會效益。

結語：

檔案管理升級工作的有序開展，不僅是對勞動力及社會資源的解放，更是順應時代發(fā)展潮流的社會產物，是提高檔案管理工作的先進力量，因此做好后續(xù)的鞏固提高工作對檔案管理來說是必然的。只有單位相關領導將鞏固提高工作進行制度強化及管理，才能為管理工作的高效運行打下堅實的基礎，從而保證員工專業(yè)能力的提高及綜合素質的培養(yǎng)收到較好成效，使單位的檔案管理升級工作的鞏固提高得到根本保障。

參考文獻：

[1]劉麗梅.淺析如何做好機關檔案管理升級后的鞏固提高工作[J].黑龍江史志，2014（13）.

[2]馮秀玲.淺析如何做好檔案管理升級后的鞏固提高工作[J].青春歲月，2015（19）.