談數(shù)字化檔案管理建設(shè)策略

曹剛

摘要：檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各個方面的歷史發(fā)展過程。為了完整地、系統(tǒng)地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領(lǐng)域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。同時，為了實(shí)現(xiàn)檔案的資政決策功能，特別是在各項(xiàng)重大經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策中的參考、借鑒作用，只有充分地占有信息，才能系統(tǒng)地對大量的信息進(jìn)行分析、比較、篩選、甄別，以避免認(rèn)識上的局限性，進(jìn)而制定正確的政策，為科學(xué)的決策提供堅(jiān)實(shí)的理論支撐。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。檔案管理數(shù)字化對優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及現(xiàn)狀

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展及廣泛運(yùn)用，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。檔案數(shù)字化是利用智能信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用各種存儲管理技術(shù)將他們存貯于各種介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，逐步建立起全省乃至全國性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制，數(shù)字化的檔案具有資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用方便化等優(yōu)點(diǎn)。

檔案數(shù)字化是大勢所趨，檔案從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性，同時數(shù)字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會各方面的需求。一方面，檔案信息數(shù)字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息;另一方面，網(wǎng)上利用檔案的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

檔案信息利用的困境，既取決于檔案信息本身的特點(diǎn)，也取決于檔案利用的方式、權(quán)限的等諸多制約因素，還不可避免地受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案用戶意識和行為的多重影響。檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)就應(yīng)該使利用者能夠突破時空的界限，能夠在任何時間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需的信息。

二、優(yōu)化檔案管理知識結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

人類進(jìn)入信息社會，信息技術(shù)向各個領(lǐng)域拓展與滲透，涉及的領(lǐng)域也越來越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數(shù)字化在社會各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。數(shù)字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識，使專業(yè)知識和管理知識相互滲透，互為補(bǔ)充。如何使現(xiàn)有的管理人員適應(yīng)檔案數(shù)字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理人員既有檔案管理方面的知識，又懂得并掌握計(jì)算機(jī)信息管理等方面的技術(shù)技能。目前各檔案部門一是要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，如掌握計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀，優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)，改善管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。

三、知識管理為用戶提供更完善的知識服務(wù)

知識組織、知識應(yīng)用是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理最終體現(xiàn)知識價值和服務(wù)價值。數(shù)字化檔案館實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息利用的共享化。因而此時用戶不再擔(dān)憂信息傳遞的方便、快捷程度，而是如何從繁雜的檔案信息資源中迅速提取自身所需的知識。知識管理要求的知識組織與應(yīng)用，正是在檔案信息基礎(chǔ)上，通過對知識的進(jìn)一步挖掘、精簡、提取并發(fā)現(xiàn)隱含在檔案信息中的潛在知識，最終對它們分析、歸納、整合并形象的予以表達(dá)，完成知識挖掘。這正好解決用戶面臨的新問題，所以數(shù)字檔案館不僅要注重知識的組織與開發(fā)，同樣要重視知識需求與應(yīng)用，以便提供更完善的知識服務(wù)。 揚(yáng)子檔案館從創(chuàng)建開始?xì)v經(jīng)幾代管理層的交替變更，在管理模式上也有不斷地探討和實(shí)踐，從最早的實(shí)體管理到信息管理再到檔案信息資源的管理，管理方式不斷簡化，檔案的服務(wù)利用功能也達(dá)到進(jìn)一步的完善。

檔案數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門帶來的機(jī)遇，檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而數(shù)字化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)。因此，目前數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能確保檔案事業(yè)的發(fā)展及更好地服務(wù)于社會。

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