淺談現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及對(duì)策

鐘燕芬

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)很多企業(yè)的工作展開都造成了沖擊與影響，企業(yè)檔案管理工作也不例外?；诖?，本文分析了現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響，闡述了優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化的工作理念、建立健全企業(yè)檔案管理信息化的制度、加大對(duì)信息技術(shù)設(shè)備的資金投入、“雙套制”檔案管理模式的建立這些企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；優(yōu)化策略

現(xiàn)階段，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域得到了普及和應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理領(lǐng)域中也不例外。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)企業(yè)檔案管理行業(yè)，可以說是企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重大的突破。如今，企業(yè)中使用電子文件進(jìn)行工作交流的現(xiàn)象越來越普遍，為企業(yè)檔案管理提供了信息化發(fā)展的條件和機(jī)遇的同時(shí)，也為企業(yè)檔案管理的工作模式帶來了挑戰(zhàn)。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

1.1 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的積極影響

現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響是多方面的，其中積極影響包括四方面：轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式、打破企業(yè)檔案管理的限制、優(yōu)化企業(yè)檔案管理的工作方法、提高企業(yè)及企業(yè)檔案管理的工作效率[1]。

第一，轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式?，F(xiàn)代信息技術(shù)的普及讓企業(yè)檔案管理的工作人員在進(jìn)行實(shí)際工作中接觸電子文件和檔案的概率大幅增加?，F(xiàn)階段，在各個(gè)企業(yè)的日常工作及管理中，以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐的電子文件和檔案盛行，徹底改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用。與此相對(duì)應(yīng)的，企業(yè)檔案管理的模式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的針對(duì)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變成了對(duì)電子文件和檔案進(jìn)行管理。

第二，打破企業(yè)檔案管理的限制?，F(xiàn)代信息技術(shù)大力應(yīng)用于企業(yè)檔案管理，使檔案管理工作的時(shí)間與空間的限制得到了突破。企業(yè)檔案管理人員或是領(lǐng)導(dǎo)能夠在任何時(shí)間地點(diǎn)對(duì)企業(yè)的相關(guān)文件檔案進(jìn)行查閱。企業(yè)內(nèi)的各個(gè)部門之間也能夠有效的實(shí)現(xiàn)資源的共享。

第三，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作方法?，F(xiàn)代信息技術(shù)讓企業(yè)檔案管理工作中建立電子資料庫(kù)成為了可能。企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員只需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵詞的檢索就能找出相應(yīng)的電子檔案，使管理工作更加便捷。

第四，提高企業(yè)及企業(yè)檔案管理的工作效率?，F(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理人員提供了便捷的工作方式的同時(shí)也提升了工作的準(zhǔn)確性，使管理人員的工作效率得到大幅提升，也促進(jìn)了企業(yè)工作效率的提升。

1.2 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的消極影響

現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于企業(yè)檔案管理的影響是兩方面的，有積極影響的同時(shí)也存在著消極影響。我國(guó)傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式由于發(fā)展時(shí)間長(zhǎng)，所以并不容易發(fā)生改變。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是短時(shí)間內(nèi)就能夠完成的。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案、電子檔案的長(zhǎng)期保存等等，都需要大量的人力資源來進(jìn)行。尤其是電子檔案的長(zhǎng)期保存，需要更加先進(jìn)的技術(shù)支撐，或是需要建立更加有效的管理方式，防止電子檔案中信息的丟失。

2 應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化的工作理念

可以說，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)會(huì)不斷加深，成為未來發(fā)展的主要趨勢(shì)。在這樣的背景下，企業(yè)檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就要優(yōu)化并轉(zhuǎn)變工作人員在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)的工作理念。這項(xiàng)工作可以利用以下兩種方式相結(jié)合的方法進(jìn)行實(shí)現(xiàn)：

第一，優(yōu)化企業(yè)檔案管理的人員配置。招聘具有良好的企業(yè)檔案管理信息化專業(yè)素養(yǎng)的新鮮血液加入企業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍可以說是最為直接的一種方式。這樣的策略能夠從整體上提升企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)，并能夠隨著新老員工之間的工作磨合，逐漸實(shí)現(xiàn)老員工傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)化。

第二，確立企業(yè)檔案管理信息化的工作制度。這樣的工作制度安排能夠使工作人員在進(jìn)行實(shí)際檔案管理工作時(shí)樹立起信息化管理的意識(shí)，并能夠促進(jìn)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作理念不斷向信息化轉(zhuǎn)化。

2.2 建立健全企業(yè)檔案管理信息化的制度

上文中也提到，建立健全企業(yè)檔案管理信息化制度能夠促進(jìn)相關(guān)工作人員的工作理念的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，由于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)的特殊性，建立健全企業(yè)檔案管理信息化制度能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供工作上的指導(dǎo)意見，使整個(gè)信息化建設(shè)更加高效和準(zhǔn)確，也能夠使企業(yè)檔案管理信息化成為實(shí)際工作的常態(tài)，避免工作反彈的出現(xiàn)。

首先，企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)中的電子檔案和文件進(jìn)行規(guī)范性的要求，這種要求包括格式以及存儲(chǔ)等。這樣能夠使后期進(jìn)行企業(yè)檔案分類及管理工作更加順利。其次，要對(duì)電子文件和檔案保存與審查的時(shí)間進(jìn)行規(guī)定。相關(guān)管理人員要定期對(duì)所有歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行抽查，保證電子檔案信息的完整和準(zhǔn)確。企業(yè)內(nèi)的工作人員要及時(shí)提交相關(guān)的電子檔案和文件，保證企業(yè)檔案管理中保存檔案的全面。最后，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式下的遺留問題進(jìn)行有針對(duì)性的解決[2]。企業(yè)要依據(jù)存在的檔案管理問題，例如信息完整性低、檔案質(zhì)量低等問題進(jìn)行解決。可以通過加強(qiáng)檔案信息審核，并將信息審核落實(shí)到每個(gè)負(fù)責(zé)人的形式，保證企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

2.3 加大對(duì)信息技術(shù)設(shè)備的資金投入

硬件條件的良好是保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的更加完善的前提，企業(yè)要加大對(duì)信息技術(shù)設(shè)備的資金投入?，F(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)對(duì)于檔案管理的硬件設(shè)備并沒有投入更多的資金，工作人員使用的設(shè)備并不能夠很好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。企業(yè)要意識(shí)到先進(jìn)的硬件支撐能夠保證檔案管理信息化的有效展開，加大資金的投入，引進(jìn)更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、復(fù)印設(shè)備等等，并請(qǐng)專業(yè)的人員搭建企業(yè)檔案管理與查詢的搜索系統(tǒng)，保證企業(yè)檔案管理信息化的有效性，為企業(yè)提供更加高效的檔案提取與查閱服務(wù)。

2.4 “雙套制”檔案管理模式的建立

“雙套制”檔案管理模式是現(xiàn)階段各行業(yè)進(jìn)行檔案管理工作普遍使用的一種方式，它能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理的有效過渡。“雙套制”檔案管理模式主要是通過利用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合保存的方式來展開檔案管理工作。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，可以充分利用“雙套制”檔案管理模式來實(shí)現(xiàn)管理工作的模式轉(zhuǎn)化。首先，將企業(yè)內(nèi)所有的檔案信息進(jìn)行搜集和分類工作，并建立起檔案等級(jí)。在這一階段的工作中，相關(guān)管理工作人員要核對(duì)檔案內(nèi)的信息完整度，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)所有檔案進(jìn)行等級(jí)的確定。財(cái)務(wù)檔案、核心技術(shù)檔案等重要的檔案為一級(jí)，文件報(bào)表、制度文件等為二級(jí)，以此類推。其次，將檔案按照等級(jí)順序進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)化工作。由于企業(yè)內(nèi)檔案的數(shù)量過多，所以要依次進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)化，要確保重要的檔案文件和常用的檔案文件都首先轉(zhuǎn)化成電子檔案。最后，在保存的過程中，要對(duì)企業(yè)內(nèi)重要的文件檔案進(jìn)行電子版與紙質(zhì)版相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，并定期檢查所有重要文件的完整性，對(duì)于其他文件進(jìn)行隨機(jī)抽查，一旦發(fā)現(xiàn)信息的丟失要及時(shí)進(jìn)行文件的修復(fù)。利用“雙套制”檔案管理模式，能夠推動(dòng)現(xiàn)代技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作人員管理理念與工作形式的逐漸轉(zhuǎn)變，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的最優(yōu)策略。

3 總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于企業(yè)檔案管理既存在著積極影響，又存在著消極影響。通過優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化的工作理念、建立健全企業(yè)檔案管理信息化的制度、加大對(duì)信息技術(shù)設(shè)備的資金投入、“雙套制”檔案管理模式的建立，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)化和推動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王肖.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].城建檔案，2017（07）：30-31.

[2]張紅星.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及對(duì)策探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）：79.