高校檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫的利與弊

■張 英／浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室

校志屬方志范疇，是一部記載學(xué)校歷史沿革，以及全面反映本校在某一歷史時(shí)期內(nèi)教學(xué)、科研、學(xué)校管理、社會(huì)服務(wù)和文化建設(shè)總體情況的通書。它具有歷史性、紀(jì)實(shí)性和總覽性。

校志在具體的編寫過程中，一般由學(xué)校組織臨時(shí)性校志機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)撰寫。學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)在多數(shù)情況下，只是作為資料整理者，參與其中。但也有部分高校，則由檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫。由于高校檔案機(jī)構(gòu)賦有學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料的征集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管，以及編研、出版檔案史料等職能。如大事記、年鑒等的編寫、發(fā)布。因此，由高校檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫，就具有檔案資料占先、編寫業(yè)務(wù)純熟、機(jī)構(gòu)人員穩(wěn)定等方面的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，由于高校檔案機(jī)構(gòu)在學(xué)校中所處的地位，導(dǎo)致它不可能對(duì)學(xué)?？偳?，尤其是對(duì)學(xué)校定位、發(fā)展思路、發(fā)展戰(zhàn)略等方面有足夠的全面的了解和理解。這就為它擔(dān)綱校志編寫，帶來諸多不利。

一、高校檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫的有利因素

高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職能，決定了它擔(dān)綱校志編寫具有以下三方面優(yōu)勢(shì)。

（一）占有資料優(yōu)勢(shì)

通常，校志反映的是學(xué)校在某一歷史時(shí)期的發(fā)展全程和總貌，而檔案則是學(xué)校在這一歷史時(shí)期的最原始、最詳實(shí)的記錄。因此，學(xué)校檔案是校志編寫的最重要資料來源，也是關(guān)系校志編寫質(zhì)量的重要因素。檔案是否全面，管理質(zhì)量是否優(yōu)良，也影響著校志編寫的進(jìn)程。

檔案作為原始資料，與校志編寫關(guān)系密切。 高校檔案機(jī)構(gòu)掌握著校志編寫所需要的第一手資料，如記載學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教學(xué)科研、社會(huì)服務(wù)、文化建設(shè)、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀畢業(yè)生等各個(gè)方面綜合性的資料。這些資料是縣志編寫的重要來源和文本依據(jù)。尤其是一些反映學(xué)校歷史沿革珍貴圖片，如國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)視察學(xué)校；珍貴的文字，如著名人物寫給學(xué)校的信和學(xué)校名師的教學(xué)論著等；還有是實(shí)物，如反映建校初期艱苦創(chuàng)業(yè)史的工具、模型等。這些資料，沒有建立校史館的高校，一般都由檔案機(jī)構(gòu)保存。由此，檔案機(jī)構(gòu)在擔(dān)綱編寫校志時(shí)，在其資料占有上就具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。

（二）稔熟業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)

歷史上的國(guó)家史官，大多是兼有“編史與檔案”雙重職能。如太史公司馬遷，既負(fù)責(zé)宮廷文字記錄，有掌管國(guó)家檔案。這種雙重職能，為他完成《史記》編纂提供了極大的方便。南宋呂祖謙，明代宋濂、王袆也是如此。呂祖謙在朝廷任史官時(shí)，曾參與《徽宗皇帝實(shí)錄》200卷編修。這部書其實(shí)就是皇帝和朝廷日常記錄，相當(dāng)于現(xiàn)代的檔案。正是有了這樣的檔案編修基礎(chǔ)，才會(huì)有他日后《十七史詳節(jié)》273卷傳世。他還編寫了史著《大事記》12卷，這是一部“起春秋，后訖于五代”的編年體通史。只可惜天不假年，沒有完成他便去世。

由此可見，檔案的編寫，可以為史志的編寫打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。作者的積極參與。因此，將校志編寫工作交由高校檔案機(jī)構(gòu)來?yè)?dān)綱，是有歷史和科學(xué)的依據(jù)的。高校檔案管理人員，在通過參加檔案編寫的過程中，已經(jīng)積累起校志寫作的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。這是高校其它部門人員所不可能企及的業(yè)務(wù)上的優(yōu)勢(shì)所在。有他們來?yè)?dān)綱校志編寫，首先在業(yè)務(wù)上得到了可考保證。同時(shí)，編寫校志的過程，其實(shí)也對(duì)自己檔案管理工作的一種自審和內(nèi)檢。從中可以看到檔案管理和編寫中存在的不足，發(fā)過來提升其今后的質(zhì)量和水平。因此，要積極提倡，高校檔案管理人員擔(dān)綱或參與編寫校志。

（三）人員穩(wěn)定優(yōu)勢(shì)

通常情況下，高校編寫校志或根據(jù)上級(jí)部門要求，或因本校重大活動(dòng)，如校慶等才組織編寫校志。因此，其負(fù)責(zé)校志編寫的往往是臨設(shè)機(jī)構(gòu)。其組成人員包羅學(xué)校各部門，人員少則幾人，多則幾十人。這些臨時(shí)性參與人員，一是責(zé)任心不強(qiáng)。反正是臨時(shí)性兼職，不在其位，不謀其政。是一副“打醬油”心態(tài)。二是寫作業(yè)務(wù)生疏。面對(duì)巨大的館藏檔案資料，他們往往不知道如何查閱和獲取所需信息，所謂隔行如隔山。

而高校檔案機(jī)構(gòu)，則都是常設(shè)性機(jī)構(gòu)。其人員具有臨設(shè)性機(jī)構(gòu)不可比擬的穩(wěn)定性，并有嚴(yán)格規(guī)范的管理制度和健全的遍及全校的信息收集組織網(wǎng)絡(luò)。因此，由高校檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫，就使其編寫工作有了常設(shè)性機(jī)構(gòu)。這就可以避免參與編寫人員的“臨時(shí)性”心態(tài)，使校志編寫責(zé)任真正落實(shí)到人。同時(shí)，也使檔案管理參與校志編寫，最大限度上得到緊密結(jié)合，使學(xué)校的檔案資料為校志編寫發(fā)揮最大程度的作用。

二、高校檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫的不利因素

當(dāng)然，有檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫，也存在某些不利因素。主要有以下兩方面。

（一）是眼光缺乏高度

通常情況下，高校檔案機(jī)構(gòu)在學(xué)校中所處的地位不能與有關(guān)機(jī)構(gòu)相比肩。同時(shí)也是受其業(yè)務(wù)影響。許多時(shí)候?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，不能全面地、足夠地了解和理解學(xué)校的總情，尤其是學(xué)校定位、發(fā)展思路、發(fā)展戰(zhàn)略等方面，存在認(rèn)識(shí)不到位，不充分。這就必然會(huì)影響校志編寫的質(zhì)量。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在日常管理中，適當(dāng)提高檔案機(jī)構(gòu)的政治地位，增強(qiáng)他們的參與意識(shí)和對(duì)學(xué)校總情的認(rèn)知、把握能力。同時(shí)，在編寫校志時(shí)采取以檔案機(jī)構(gòu)為主體，適當(dāng)邀請(qǐng)學(xué)校重要部門負(fù)責(zé)人參與的組織架構(gòu)，以避免這寫不足。

（二）檔案資料保管期等具有局限性

按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，高校檔案機(jī)構(gòu)所保存的檔案材料，都有一定的保管期限。對(duì)保管期限已滿、或已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有鑒定并報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，可以予以銷毀。如按照該規(guī)定，重要的賀信、賀電，等文件材料，其保管期限為30年。如某高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或院士級(jí)高知，在該校建校之初曾發(fā)來賀電或賀信，如果該校在超過建校30年后開始編寫校志，就完全有可能找不到這些應(yīng)該保存的，對(duì)學(xué)校來說是極其珍貴的原始資料。

同時(shí)，檔案的自損性，也成為一個(gè)十分頭疼的問題。一些紙質(zhì)檔案容易破損、褪色、霉變和散失。電子檔案的質(zhì)量保存周期，比紙質(zhì)檔案更短。而且高校檔案機(jī)構(gòu)先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用普遍不容樂觀，依靠檔案機(jī)構(gòu)自身力量，去對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制，還為時(shí)尚早。

總之，校志是反映教育成果、傳承傳統(tǒng)文化重要載體。高校檔案管理人員承擔(dān)著檔案編研，如年鑒、大事記、文件匯編等，這些編研條目為校志編寫打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，他們?cè)陂L(zhǎng)期的檔案編研過程中積累了經(jīng)驗(yàn)，具有良好的編研基礎(chǔ)和寫作功底，而且在日常工作中經(jīng)常接觸學(xué)校的歷史資料，了解館藏內(nèi)容。因此，由高校檔案機(jī)構(gòu)擔(dān)綱校志編寫無疑是一種明智的決策。具有一支都能了解學(xué)校總情、辦學(xué)理念和學(xué)校歷史的高素質(zhì)的修志隊(duì)伍，必將能提高校志編纂的質(zhì)量，而且能達(dá)到“事半功倍”的作用。