加強(qiáng)高校辦公室印章管理規(guī)范化的實(shí)踐思考

白鷺 王楠

【摘要】印章管理工作既是高校辦公室文秘工作中的常規(guī)部分、基本內(nèi)容，也是高校辦公室服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理的重要職能。能否規(guī)范開展高校辦公室印章管理工作不僅關(guān)乎高校對(duì)內(nèi)行政和對(duì)外合作的質(zhì)量和效率，也關(guān)乎高校自身發(fā)展的切身利益。因此，如何加強(qiáng)印章管理工作的規(guī)范化成為管理人員不斷思考解決的實(shí)際問題。

【關(guān)鍵詞】印章管理工作；規(guī)范化

一、明確高校印章的作用與功能

高校辦公室印章體現(xiàn)的是什么？主要依存于它的重要作用與功能上。作為高等教育的生力軍和主力軍，高校立足國家和區(qū)域發(fā)展，面向廣大師生和社會(huì)群體，承擔(dān)著培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)、文化傳承創(chuàng)新、國際交流與合作等重要職能。而其如何體現(xiàn)對(duì)內(nèi)行政和對(duì)外合作交流的意圖呢？即是通過在教學(xué)、科研、行政管理的各類文本性材料上加蓋代表學(xué)校發(fā)言權(quán)和行政管理權(quán)的學(xué)校印章，如學(xué)校黨委章、行政章、法人簽字章、簽名章等等。

具體而言，由于高校印章不僅僅是物件本身，是一個(gè)單位行使職權(quán)、對(duì)外聯(lián)系和進(jìn)行各種公務(wù)活動(dòng)的憑證和標(biāo)記，它是對(duì)單位身份的認(rèn)可和執(zhí)行的依據(jù)。其具有一定的法定義務(wù)和法律責(zé)任，是在教學(xué)、科研和管理活動(dòng)中、因利益權(quán)衡而作出的是一種承諾、一份認(rèn)定，是代表學(xué)?！罢f話”，怎么“說話”、

“說”什么“話”、“說”到什么程度都需要高校印章管理人員仔細(xì)拿捏。高校的任何公文材料如果加蓋了印章就會(huì)立即具有法定的效力。體現(xiàn)在行政事務(wù)工作中，加蓋印章即是一種法律性的保障，如若不是，文件就缺乏法律保障、失去法定效力。正可謂“一章既出，即刻生效”“一言既出，駟馬難追”。

印章管理的全過程：過程多、環(huán)節(jié)多，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出問題，都會(huì)使得學(xué)校利益受損。授權(quán)印章的使用范圍、嚴(yán)格內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)印章的制作和頒發(fā)、印章的保密、用印審批、印章使用、印章移交、印章更換和廢止。制定統(tǒng)一格式規(guī)范的用章申請(qǐng)表格，規(guī)范、便捷用章審批程序。

二、高校印章管理規(guī)范中存在的現(xiàn)實(shí)問題

既然具有高校權(quán)益象征的印章代表了高校的全部對(duì)外活動(dòng)和對(duì)內(nèi)管理，因此加強(qiáng)印章管理則成為更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)外主張權(quán)益、對(duì)內(nèi)實(shí)施管理，落實(shí)依法治校的重要手段和重點(diǎn)關(guān)口環(huán)節(jié)。另外，隨著高校改革的大力推進(jìn)深化，教學(xué)、科研等各類活動(dòng)日益頻繁，高校涉及用印的業(yè)務(wù)領(lǐng)域范圍逐漸增多、用印數(shù)量不斷加大，印章管理任務(wù)越來越重。能否在印章管理工作中實(shí)現(xiàn)用印安全、規(guī)范，防控用印風(fēng)險(xiǎn)，成為守好高校權(quán)益的重要防線。然而，在當(dāng)前高校的印章管理工作中依然存在以下一些現(xiàn)實(shí)問題，對(duì)印章的規(guī)范化管理帶來阻礙。

（一）對(duì)印章管理工作的重視程度不足、站位不高。在印章管理的工作實(shí)踐中，我們常常發(fā)現(xiàn)有這樣的現(xiàn)象存在：高校內(nèi)的很多教師、學(xué)生甚至印章管理崗位的工作人員都會(huì)認(rèn)為學(xué)校印章的使用只是再簡單不過的事情。就是登個(gè)記、蓋個(gè)章，是個(gè)舉手之勞的力氣活，而且是簡單化、重復(fù)性極強(qiáng)的勞動(dòng)，沒有什么難度和技術(shù)含量，任何人都能勝任。如果遇到印章管理人員不同意用印，則會(huì)認(rèn)為他們是拿著雞牌當(dāng)令箭?？梢姡瑥墓芾碚叩叫?nèi)師生，有不少人沒有認(rèn)識(shí)到高校印章管理不僅僅是蓋章子，而且是代表學(xué)校、代表組織的權(quán)益，牽涉著學(xué)校的政治、經(jīng)濟(jì)權(quán)益，用章不規(guī)范對(duì)學(xué)校而言存在極大的潛在隱患。因此，沒有較高的思想站位，對(duì)印章管理工作正確認(rèn)識(shí)不足，重視程度較低成為當(dāng)前印章管理過程中出現(xiàn)的重要現(xiàn)實(shí)問題。

（二）印章使用管理中的原則性不足、靈活性過度。印章使用實(shí)踐中，由于高校辦公室其他工作需要，多位管理崗位的同志存放有抽屜的鑰匙，掌握著印章保險(xiǎn)柜的密碼，一旦有校內(nèi)外事務(wù)用章，特別是校內(nèi)教師科研項(xiàng)目、學(xué)生證書等蓋章時(shí)，會(huì)不同程度地存在“選擇性原則、靈活性便利”，如：審核把關(guān)不嚴(yán)、印章使用隨意性大的現(xiàn)象，或是印章申請(qǐng)使用人不愿意辦理審批手續(xù)，或是印章管理人員礙于情面不好意思對(duì)不適宜用章或未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核過的材料拒絕用章，于是，多人管理、對(duì)公章“齊抓共管”、賣人情、靠刷臉用印的“熟人章”頻頻出現(xiàn)，甚至“有求必印”，造成印章管理混亂。而一旦因前期材料審核不嚴(yán)格、用章不規(guī)范、手續(xù)不齊全出了差錯(cuò)，也難以就內(nèi)部職責(zé)不清的高校辦公室管理人員進(jìn)行追責(zé)，印章管理的原則性不足、靈活性過度使得責(zé)任難以落實(shí)到人。

（三）高校辦公室管理人員系統(tǒng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)缺少缺失。高校印章管理工作是高校辦公室行政管理工作的重要組成部分。對(duì)于高校辦公室管理人員，由于其承擔(dān)著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的重要職責(zé)，因此，必須擁有較強(qiáng)的處理行政事務(wù)與文秘事務(wù)的綜合能力。而當(dāng)前的實(shí)際情況往往是管理人員未經(jīng)管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)即上崗，帶來日后工作中對(duì)印章管理制度不明確、審批操作流程不熟悉、保管使用規(guī)定不清晰，加蓋印章位置不準(zhǔn)確、文字不端正、圖形不清晰等，印章質(zhì)量和效果不佳，使得非法分子有了可乘之機(jī)，潛藏著較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三、高校印章管理規(guī)范化的路徑

（一）充分認(rèn)識(shí)高校辦公室印章的重要性。要做好高校辦公室的印章管理工作，首先要讓高校辦公室管理人員和廣大師生從思想上明確高校印章管理的重要性，提高對(duì)印章的正確認(rèn)識(shí)。高校辦公室管理人員要充分認(rèn)識(shí)到印章管理中潛存的風(fēng)險(xiǎn)性，要從風(fēng)險(xiǎn)控制功能、內(nèi)部控制機(jī)制等全盤考慮。要清晰確立“用章處處為公”，牢牢樹立“印章管理無小事”的意識(shí)，嚴(yán)格遵守用章規(guī)定，做好本職工作，維護(hù)印章的法律性、權(quán)威性。另外，要在高校開展各類宣傳警示教育活動(dòng)，以更多的形式、在更多的場合強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)印章規(guī)范化管理、安全性使用，讓廣大師生深刻明白“印章管理無小事”“印章審批不能省”的道理，理解印章工作，支持印章管理人員的規(guī)范化工作，切實(shí)從自身做起，維護(hù)好學(xué)校權(quán)益。擴(kuò)大印章使用的宣傳普及范圍與力度（用章流程的熟悉性，理解和了解規(guī)范用章的必要性，避免不必要的矛盾。

（二）印章管理人員原則性與靈活性的把握。高校印章管理人員在印章審核、用印等過程中，要有原則底線并筑牢底線。要高度明確自己在學(xué)校對(duì)內(nèi)行政和對(duì)外合作活動(dòng)中的“守門人”作用，做好“歸口”管理，主動(dòng)給自己戴上緊箍咒，構(gòu)筑起思想“防火墻”，架設(shè)防控“高壓線”，增強(qiáng)崗位責(zé)任心，在過程管理中始終堅(jiān)持做到“人熟審批不能省”“有理有據(jù)方顯有情”，讓自己成為有黨性、有原則、有規(guī)范的合格管理人員。當(dāng)然，必要的靈活性不可缺少，但要知道所有的靈活性都必須建立在合乎規(guī)范的基礎(chǔ)上，在個(gè)別用章緊急情況下，在及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)、獲得用章確認(rèn)之后，盡快解決廣大師生的難題。

（三）建立和加強(qiáng)高校辦公室人員印章管理系統(tǒng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要逐步建立起高校辦公室工作人員印章管理業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化、成體系化培訓(xùn)，將印章管理培訓(xùn)納入高校辦公室行政管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)中，并作為重要版塊，通過一系列印章管理文件規(guī)定的學(xué)習(xí)，借助課件、案例、調(diào)研、檢查、用章安全反面教材視頻或案例等素材對(duì)印章管理人員進(jìn)行知識(shí)性、操作性的培訓(xùn)。通過確立常態(tài)化的培訓(xùn)體系，讓辦公室的印章管理工作走上制度化、體系化的道路。

四、結(jié)語

隨著數(shù)字化、信息化時(shí)代對(duì)高校打造“移動(dòng)智慧校園”提出的更高要求，高校未來的印章管理工作勢(shì)必要求更多的改革新方向、新趨勢(shì)、新工具、新方法。

高校辦公室的印章管理工作人員應(yīng)該緊密結(jié)合印章管理工作實(shí)際中遇到的現(xiàn)實(shí)問題，積極思考、主動(dòng)謀劃，大膽打破傳統(tǒng)固有的印章管理模式，嘗試大量運(yùn)用、引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，如電子防偽印章、聯(lián)網(wǎng)型保險(xiǎn)柜控制系統(tǒng)、印章使用人員系統(tǒng)身份識(shí)別、用印過程實(shí)時(shí)監(jiān)控、遠(yuǎn)程簽章授權(quán)等機(jī)械化、自動(dòng)化、信息化的手段，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)高校印章管理工作的信息化、現(xiàn)代化，助力推進(jìn)高校辦公室行政管理工作的高效化、優(yōu)質(zhì)化。