地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)探究

安楚

【摘要】文書檔案是地勘單位寶貴的信息資源，文書檔案的數(shù)字化建設(shè)工作是檔案管理的必由之路。本文分析介紹了地勘單位文書檔案數(shù)字化的背景意義、重點內(nèi)容、建設(shè)中存在的問題及解決策略等，并對數(shù)字化成果的優(yōu)勢和利用前景進(jìn)行了探究。

【關(guān)鍵詞】地勘單位；文書檔案；數(shù)字化；利用前景

隨著信息時代的到來，人們越來越多地習(xí)慣于從計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取信息資源。為減少人力，減免親自到館查閱花費(fèi)的時間、精力，并為數(shù)字檔案館、智能檔案館的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，將以往的文書檔案由紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與新時代社會發(fā)展相適應(yīng)，檔案數(shù)字化建設(shè)工作意義重大。

一、地勘單位文書檔案數(shù)字化的背景及意義

2008年按照“政事分開、事企分開”的基本原則，全國地勘單位進(jìn)行了大刀闊斧的改革。將近十年的改革實踐，隨著地質(zhì)調(diào)查工作的不斷加強(qiáng)，調(diào)查領(lǐng)域的不斷拓展，新老地勘單位所形成的文書檔案也呈不斷增長的態(tài)勢。改革的日漸深入使檔案管理工作面臨的要求和挑戰(zhàn)也逐漸增多。習(xí)近平總書記在十九屆中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)會上強(qiáng)調(diào)，要推動實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合和開放共享、建設(shè)數(shù)字中國。應(yīng)新形勢下國家對檔案工作“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理是新時期地勘單位管理工作中亟須解決的問題。

另一方面，文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作是對本單位檔案家底的一次徹底清理，可促使地勘單位的檔案管理從手工管理逐步轉(zhuǎn)向信息化、數(shù)字化管理，既能保護(hù)檔案實體，又將方便日后的館藏資源開發(fā)利用，有利于全面提升檔案工作的業(yè)務(wù)水平。因此，文書檔案數(shù)字化勢不可擋，成為地勘單位的必然選擇。

二、地勘單位文書檔案數(shù)字化的重點內(nèi)容

（一）地勘單位文書檔案數(shù)字化工作方式。地勘單位以地質(zhì)調(diào)查工作為主，在一定程度上存在“重業(yè)務(wù)、輕管理”的現(xiàn)象。文書檔案工作是辦公室的一項輔助性工作，檔案人員通常要兼職印章管理、公文流轉(zhuǎn)等日常事務(wù)，專門從事文書檔案工作的人員明顯短缺。隨著文書檔案數(shù)量的日益增多，文書檔案部門若是親力親為地完成館藏的數(shù)字化工作，不僅效率較低，且力不從心。因此，將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，外聘有一定經(jīng)驗和能力的專業(yè)公司來承擔(dān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，讓自身力量與社會力量相結(jié)合，既省時省力，又能夠保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量與成效。加之，檔案數(shù)字化是一項長期、復(fù)雜的工作，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財力，有計劃有步驟地進(jìn)行，想要長期做好這項工作，最佳的方案即是與檔案數(shù)字化外包公司合作。

（二）地勘單位文書檔案數(shù)字化對象、范圍。數(shù)字化的對象主要包括兩個方面：一是對館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案通過掃描、圖像加工和處理，完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換。二是對單位正在形成的電子文件進(jìn)行及時歸檔與保存，做到電子檔案的齊全完整。一般來說，數(shù)字化范圍包括永久和長期保存的文書檔案。對于單位歷史悠久、館藏資源十分豐富、信息化工作剛起步的地勘單位，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，做好長遠(yuǎn)打算。為節(jié)約經(jīng)費(fèi)，首先要對館藏進(jìn)行摸底并鑒定。要了解館藏的具體情況，優(yōu)先數(shù)字化最具保存價值、利用率最高、社會大眾最需要的檔案，把錢用到“刀刃”上。如選擇只對永久保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化，保管期限為30年、10年的檔案可舍棄。而對于新成立、經(jīng)費(fèi)相對寬裕的地勘單位來說，由于單位成立時間較短，檔案數(shù)量不多，建議從起步階段便堅持高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的基本原則，一步到位，將所有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。另外，除檔案的正本外，定稿、草稿均屬于一份完整文書檔案的一部分，具有歷史性和參考價值，所以建議全件數(shù)字化掃描。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)。1.著錄標(biāo)引。著錄是數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的核心環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案目錄信息的數(shù)字化質(zhì)量。要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T22-2000），對要求的每一項數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入。在著錄過程中，一方面，補(bǔ)充、完善目錄信息，建立目錄數(shù)據(jù)庫，對題名、責(zé)任者等項目不完整、不準(zhǔn)確的檔案重新補(bǔ)充錄入信息，提高檢索率；另一方面，對所有電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，方便后期保管和利用。2.掃描。掃描是數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案全文信息的數(shù)字化，從而影響到對檔案信息的全面管理與開發(fā)。首先，對每件文書檔案進(jìn)行拆件掃描，要做到不漏頁、錯頁。其次，對分辨率嚴(yán)格要求，一般不能低于300dpi。最后，將掃描好的圖片進(jìn)行圖像處理及OCR（光學(xué)字符技術(shù)）文字識別，形成雙層PDF，保存后及掛接至檔案管理軟件。文字識別部分需要工作人員逐字逐句校對，雖耗時耗力，但意義重大，可為后期建成全文數(shù)據(jù)庫、實現(xiàn)館藏全文檢索奠定基礎(chǔ)。

（四）局域網(wǎng)建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)的最后一步，即是實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)共享。通過建立高效的檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)文書檔案網(wǎng)絡(luò)分權(quán)限查閱，提高檔案管理效率。進(jìn)一步，與相關(guān)政府部門、企事業(yè)單位合作，達(dá)到資源共享。

三、文書檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與解決策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視問題。地勘單位每年承擔(dān)并開展多個地質(zhì)項目，因此積累了大量的地質(zhì)科技檔案，它們是地質(zhì)調(diào)查業(yè)務(wù)的核心體現(xiàn)，倍受領(lǐng)導(dǎo)的重視。而文書檔案難免顯得分量較輕。要解決這個問題，需要檔案人員提出文書檔案的發(fā)展規(guī)劃，如建立信息共享平臺方便內(nèi)部人員檢索利用，如編研年鑒、專題參考資料等檔案開發(fā)利用成果等，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解文書檔案的價值所在，從而重視文書檔案數(shù)字化工作，對檔案數(shù)字化工作給予全力支持輔助，建立與新時代發(fā)展相適應(yīng)的管理方法。

（二）安全保密問題。檔案的安全保密是工作之本。做好安全保密工作是檔案工作的底線，也是重中之重，把握好檔案“管”“用”之間的關(guān)系一直是檔案工作的難點之一。主要存在以下幾點問題：一是檔案數(shù)字化工作流程繁雜，參與人員較多，容易導(dǎo)致失、泄密事件發(fā)生。必須要建立健全信息安全管理制度，尤其要加強(qiáng)對數(shù)字化工作相關(guān)人員的安全管理和教育。要慎重選擇外包公司，認(rèn)真審查外包公司的企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、股東構(gòu)成、注冊資金、安全保密等相關(guān)資質(zhì)，與之簽訂正式合同，與每一名參與數(shù)字化建設(shè)工作人員簽訂保密協(xié)議。二是檔案數(shù)字化過程中，需要拆件（卷）—掃描—再裝訂，這一流程容易造成檔案丟失，在一定程度上損壞原件。因此必須做好檔案原件的保管、保護(hù)工作，出入庫嚴(yán)格登記、清點。三是不宜公開或者涉密的檔案經(jīng)數(shù)字化后，在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下容易受到計算機(jī)病毒、非法入侵等攻擊，存在失密、泄密的風(fēng)險。因此，必須采取一定的防范措施：涉密檔案專人掃描，做好標(biāo)注，后期單獨保管；不定期進(jìn)行人員安全保密培訓(xùn)；對計算機(jī)實行物理隔離，封存優(yōu)盤口，更換保密硬盤，升級防火墻等；檔案室安裝監(jiān)控攝像；為防止系統(tǒng)癱瘓，要做好備份工作，盡可能采用在、離線多套備份，硬盤、光盤等多種載體備份，異地異質(zhì)備份。

（三）質(zhì)量控制問題。檔案數(shù)字化工作環(huán)環(huán)相扣，每一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都將對整個數(shù)字化工作的成果質(zhì)量產(chǎn)生必然影響。要加強(qiáng)基礎(chǔ)工作和全程控制，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量。如：前期數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確、掃描文件的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)、光盤刻錄的內(nèi)容完整以及后期數(shù)字化成果能夠?qū)崿F(xiàn)獨立瀏覽和檢索等等。只有對檔案數(shù)字化工作的每一環(huán)節(jié)和流程實施有效控制，才能確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。具體可采取以下幾點保障措施：

1.制定標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合實際，參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）制定適合本單位的文書檔案數(shù)字化技術(shù)方案。提出的方案在符合國情、符合現(xiàn)代管理理念的同時，盡可能對本單位系統(tǒng)內(nèi)各單位的相關(guān)工作具有較大的參考價值。2.制度保障。應(yīng)加強(qiáng)宏觀管理，結(jié)合實際建立健全各項規(guī)章制度，如文檔管理制度、人員安全管理制度等，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)趨于完善?？蓪n案管理工作納入地勘單位目標(biāo)責(zé)任考核或績效考核中去，調(diào)動檔案人員工作的積極性。在數(shù)字化過程中，檔案部門要實行三級檢查制度，對每一環(huán)節(jié)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。一是檔案數(shù)字化作業(yè)人員自查，尤其是自查有無錯掃、漏掃、質(zhì)量不佳的情況，做到100%合格。二是檔案管理人員逐件審查，保證80%以上的合格率。三是檔案主管人員抽查，對完成的數(shù)字化成果隨機(jī)檢驗，確保質(zhì)量合格。3.設(shè)備保障。加大軟硬件投入，保證檔案數(shù)字化工作能夠正常運(yùn)行。如配備工作所需的計算機(jī)、專業(yè)檔案管理軟件、掃描儀等。硬件設(shè)備的投入和維護(hù)，以及軟件的研發(fā)和升級是數(shù)字化工作能夠順利高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。4.人員保障。人才是檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行并取得有效利用成果的軟實力。而今，檔案工作需要的不僅是專業(yè)的檔案管理人才，更需要精通網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、軟硬件開發(fā)等計算機(jī)技術(shù)的人才。對于大多數(shù)企事業(yè)單位來說，這樣的復(fù)合型人才極其缺乏。因此，單位一方面必須進(jìn)行人才吸納、人才引進(jìn)，招聘、調(diào)用適合的專業(yè)技術(shù)人員，另一方面應(yīng)加強(qiáng)對本單位的人才培養(yǎng)，留住自有人才，為其做好職業(yè)規(guī)劃，加大培訓(xùn)力度，鼓勵多渠道進(jìn)修學(xué)習(xí)，通過外派培訓(xùn)或內(nèi)部舉辦培訓(xùn)班，邀請相關(guān)專家手把手教授知識等，更新專業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)。

四、文書檔案數(shù)字化建設(shè)成果的優(yōu)勢與利用前景

利用是一切檔案工作的根本目的。地勘單位的文書檔案記錄了本單位的歷史沿革，是單位的記憶，是寶貴的信息資源，文書檔案數(shù)字化工作對日后檔案的整理、鑒定、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)利用等各項工作具有重要意義，能促進(jìn)檔案信息及時、準(zhǔn)確地為社會各界提供利用，早日實現(xiàn)信息資源的利用與共享。數(shù)字化檔案的優(yōu)勢與利用前景主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）提高查詢利用率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理后，擴(kuò)大了檔案的利用時空，實現(xiàn)了檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化共享。提高檢索速度的同時，能更及時、準(zhǔn)確地為用戶提供檢索服務(wù)；目錄數(shù)據(jù)庫的建立與完整化使檔案不局限于通過檔號、題名等重點信息進(jìn)行精確查詢，而是趨向于淡化檔號的模糊查詢，查全率得到提升；OCR全文識別后的數(shù)字化檔案為實現(xiàn)全文檢索奠定基礎(chǔ)，更加方便一般用戶利用。最終形成文件級、專題級、全文級多層次的檔案檢索體系。

（二）方便操作，易于保管。跟隨信息時代步伐，將紙介質(zhì)檔案信息進(jìn)行電子化處理，通過并依賴計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件系統(tǒng)存儲傳遞檔案信息，可實現(xiàn)信息存儲、管理、共享等功能，還可以節(jié)省保管設(shè)備和人員等經(jīng)費(fèi)開支，方便統(tǒng)計和進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢。能夠大大減少對檔案原件（特別是珍貴檔案）因頻繁查閱使用而造成的損傷，將檔案人員從大量的紙質(zhì)檔案和手工操作中解放出來。能夠節(jié)省存儲空間，有效緩解檔案庫房壓力，并使檔案信息更易于保管、備份。在長期節(jié)省大量的人力、物力的同時，工作效率可提升數(shù)十倍。

（三）有利于深層次、多角度開發(fā)檔案內(nèi)容。檔案的數(shù)字化加工可加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，檔案部門可采取編制全宗指南、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片、公眾號等媒體信息推送等多種形式，積極主動地進(jìn)行檔案的研究開發(fā)工作，為檔案館開展特色服務(wù)創(chuàng)造條件。有關(guān)人員可實現(xiàn)遠(yuǎn)程調(diào)用數(shù)字化檔案，不需檔案人員手工檢索目錄后再到庫房去一件一件查閱檔案原件，也不用在歸還入庫、統(tǒng)計時逐件、逐頁地對檔案進(jìn)行清點。檔案提供利用方式發(fā)生了根本變革，將極大方便檔案信息的提取。還可以積極采用數(shù)據(jù)挖掘、文本挖掘等新技術(shù)，擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度，使檔案真正發(fā)揮作用，變成“活”的信息資源。

（四）提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。數(shù)字化建設(shè)中會形成一套具有通用性、先進(jìn)性、實用性等特點的本單位內(nèi)部的文書檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)，在符合國家信息化建設(shè)有關(guān)技術(shù)要求的同時，使后期進(jìn)館檔案按標(biāo)準(zhǔn)完成數(shù)字化成果移交，電子文件按照標(biāo)準(zhǔn)直接歸檔。能夠有效避免片面追求原文數(shù)字化而忽視檔案目錄庫共享的問題，使移交進(jìn)館的檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)內(nèi)部通用性和易遷移性，從而提升地勘單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，保持可持續(xù)性發(fā)展。

（五）有利于資源共享，提高效益。對內(nèi)進(jìn)行局域網(wǎng)應(yīng)用，實現(xiàn)遠(yuǎn)程利用，資源共享，對外與省政府相關(guān)部門互聯(lián)互通，提供信息資源服務(wù)與支撐?？赏ㄟ^大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行全面、跨全宗、跨館際的整合，進(jìn)行自動檢索?？梢哉f，文書檔案數(shù)字化工作為地勘單位將來建設(shè)信息共享服務(wù)平臺、數(shù)字檔案室（館）、智慧檔案室（館）奠定了良好基礎(chǔ)，使檔案以最新的利用手段在最大的范圍發(fā)揮出最大的效益。

五、結(jié)束語

雖然地勘單位在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，仍存在安全保密、外包單位合作模式、“雙套制”管理等相關(guān)難題，但檔案數(shù)字化是適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。黨的十九大報告指出：“要善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作”。2018年初召開的全國檔案局長館長會議將數(shù)字檔案室建設(shè)列為一項重要任務(wù)，檔案數(shù)字化工作進(jìn)入了難得的機(jī)遇期。因此，地勘單位要以此為契機(jī)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，整合館藏資源，建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化軟硬件配備，培養(yǎng)發(fā)展專業(yè)技術(shù)人才，積極推進(jìn)檔案信息化，加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作，進(jìn)而推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，推動檔案工作全面、健康、均衡發(fā)展。

【依托項目：陜西省地質(zhì)調(diào)查院機(jī)關(guān)文書檔案數(shù)字化項目；項目級別：省級；項目編號：20170107】

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