淺談“6S管理”模式下的辦公建設(shè)

加強(qiáng)企業(yè)管理是企業(yè)不斷做大做強(qiáng)的前提，企業(yè)當(dāng)前乃至未來的發(fā)展、規(guī)劃、建設(shè)都離不開科學(xué)合理的管理模式，具備創(chuàng)新機(jī)制的管理模式是連接各項管理工作的重要樞紐，對于國有建設(shè)施工企業(yè)而言，在面對激烈的社會主義市場競爭環(huán)境中，加強(qiáng)創(chuàng)新機(jī)制的管理模式建設(shè)是刻不容緩的。

一、國有建設(shè)施工企業(yè)辦公建設(shè)現(xiàn)狀

國有建筑施工企業(yè)因本身特定的企業(yè)性質(zhì)，重基建、抓生產(chǎn)、管項目、保安全是工作的重中之重，而在企業(yè)辦公建設(shè)方面卻有所缺失。在當(dāng)前國有建設(shè)施工企業(yè)中，多數(shù)辦公建設(shè)沿襲國有企業(yè)早期建設(shè)模式，辦公室定位不夠明確，相當(dāng)一部分員工認(rèn)為辦公室是“萬能鑰匙”，不論任何事情，一概找辦公室。此外，辦公室人員也缺乏明確的辦公室理念，在自身工作中，往往表現(xiàn)出工作懶散、辦公安排混亂、文件證件管理不科學(xué)等問題，基于此，國有建筑施工企業(yè)的辦公室往往僅踐行部分主要職能，其余辦公室職能模糊甚至不存在。

二、國有建設(shè)施工企業(yè)辦公建設(shè)的必要性

企業(yè)運作是團(tuán)隊合作的輻合體，運作成本最小化的實現(xiàn)得益于團(tuán)隊力量的最大化。前面我們講到，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢下的國有建設(shè)施工企業(yè)其辦公建設(shè)處于缺失狀態(tài)，作為基礎(chǔ)性建設(shè)之一，辦公建設(shè)與工程項目建設(shè)同樣是缺一不可的，具備創(chuàng)新性的辦公建設(shè)是完善國有建設(shè)施工企業(yè)管理模式建設(shè)的有利保障，建立職能健全、運作協(xié)調(diào)、管理有效的辦公機(jī)制能為公司其他管理活動提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺。

三、“6S管理”模式簡介

開展以整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)和安全為內(nèi)容的活動，稱為“6S”活動。“6S管理”模式下，日本式企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)迅速提升，企業(yè)形象的塑造、成本的降低、交貨的準(zhǔn)時、生產(chǎn)的安全、高度的標(biāo)準(zhǔn)化、令人心曠神怡的工作場所、現(xiàn)場的改善等方面都取得了巨大成功，“6S管理”也逐漸被各國的管理界所認(rèn)識。旨在改善現(xiàn)場環(huán)境質(zhì)量和員工思維方法的“6S管理”，使企業(yè)能有效地邁向全面質(zhì)量管理。對于國有建設(shè)施工企業(yè)而言，缺失型的國有建筑施工企業(yè)辦公建設(shè)急需有效、全面的管理理念，將“6S管理”模式應(yīng)用于辦公室管理及建設(shè)，其效果不言而喻。

四、辦公室應(yīng)用“6S管理”改善措施

具體到實施辦公室“6S管理”應(yīng)做到以下三個方面：

（一）桌面位置擺放、抽屜整理規(guī)范。1.區(qū)分桌面、抽屜必要品與不必要品。如何在有限的工作區(qū)域內(nèi)安排出合理的辦公擺放，首先要求我們區(qū)分桌面、抽屜上的必需品和非必需品。這要求對辦公現(xiàn)場的現(xiàn)實擺放和停滯的各種物品進(jìn)行分類，力求做到辦公現(xiàn)場無不用之物。2.必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標(biāo)示。在區(qū)分之后進(jìn)一步對必需品定位、定量標(biāo)示。將物品擺放在固定的地點和區(qū)域，減少混亂差錯，做到在最有效的規(guī)章、制度和最簡潔的流程下能以最快地速度取得所需之物。3.必需品擺放科學(xué)化。科學(xué)化的擺放要求尋找最佳擺放位置，養(yǎng)成空間最優(yōu)化的習(xí)慣，這樣必然會帶來高效的擺放管理收益。4.樹立框架式的處理理念。辦公室整體是由多種復(fù)雜的現(xiàn)實物品、虛擬信息構(gòu)成的復(fù)雜體，因此要樹立起框架式的處理理念，整體布局，局部分析，采取樹狀圖的方式，將辦公，尤其是計算機(jī)辦公等虛擬狀態(tài)的辦公進(jìn)行合理的資源分配。根據(jù)辦公需要，合理處理諸如電子文件等材料的存檔。而在抽屜整理中則要注意逐層擺放，分屜安置，將抽屜使用達(dá)到最大化、最優(yōu)化。

（二）辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理。整潔的辦公環(huán)境無疑是辦公建設(shè)不可或缺的要求之一,與此同時，辦公室本體又迫切要求整體的衛(wèi)生環(huán)境一直保持優(yōu)良狀態(tài)。兩者的現(xiàn)實矛盾要求辦公室必須實現(xiàn)完整的環(huán)境衛(wèi)生管理。對于辦公室環(huán)境衛(wèi)生重在保持，如何保持成了擺在辦公室人員面前的問題。即要做到：1.在辦公現(xiàn)場方面：①自己使用的物品，不依賴他人，自己清掃，使用完立刻清潔，不增加額外的清掃工。②對設(shè)備、器械的清掃，應(yīng)著眼于對設(shè)備、器械的維護(hù)保養(yǎng)；③清掃更是為了改善。當(dāng)清掃時也就意味著發(fā)現(xiàn)問題，那么此時清掃就意味著要查明原因，排除隱患，及時采取措施加以改進(jìn)。2.在素養(yǎng)高度方面：①要及時做到精神上的“清潔”，要做到待人接物講禮貌、懂得尊重別人，學(xué)會換位思考；②明確維護(hù)辦公環(huán)境不受污染的理念，做到自覺鞏固既得成果。

（三）辦公區(qū)工作、紀(jì)律規(guī)定。有組織、有規(guī)律的工作生活是實現(xiàn)工作效益最大化的關(guān)鍵。那么，這就要求辦公室建設(shè)需制定一套可持續(xù)型發(fā)展的紀(jì)律規(guī)定。一要在遵守制度上抓緊落實。遵守制度是實現(xiàn)有序管理的先天內(nèi)在要求，落實好辦公室辦公區(qū)的制度管理規(guī)定，是實現(xiàn)提高人員的自身修養(yǎng)、使人員養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)的有效前提，這也是整個“6S管理”的核心所在，即培養(yǎng)出對工作講究認(rèn)真的優(yōu)秀人員。二要完善工作制度，完善的工作制度為工作的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)，如建立好分工工作制度，辦公室工作量變化較大，如果不完善分工制度就不能明確工作要求，遇到突發(fā)情況往往一擁而上，有時候卻無所事事。再如建立應(yīng)急機(jī)制制度，往往國有施工企業(yè)辦公室人員外出工作情況時有發(fā)生，但是崗位工作卻不能很好交接，缺乏應(yīng)變的能力。這些方面都暴露出國有施工企業(yè)辦公室建設(shè)的不全面，建立動態(tài)的、可發(fā)展的工作、紀(jì)律制度是必然的要求。

總之，辦公室建設(shè)作為國有施工企業(yè)建設(shè)薄弱環(huán)節(jié)之一，加強(qiáng)其建設(shè)是現(xiàn)實賦予的新要求，如何實行一套行之有效的管理模式是必不可少的，以相對健全、完善的“6S管理”模式去探索國有施工企業(yè)辦公建設(shè)是實現(xiàn)國有施工企業(yè)綜合實力全面發(fā)展的重要舉措。