論高校教學(xué)檔案信息化管理

文/陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 張靜茹

目前，在高校檔案中，對教學(xué)檔案管理的要求越來越高，尤其對于聲像檔案資料來說，更是在科學(xué)研究、科研項目等方面發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢。高校不斷發(fā)展過程中，學(xué)科分類越來越完善，教學(xué)檔案內(nèi)容與日俱增，以往傳統(tǒng)的檔案管理難以滿足高校檔案管理的實際需求，所以必須要加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理，這已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理的一項重要工作內(nèi)容。

一、高校教學(xué)檔案信息化管理的必要性分析

（一）有利于確保高校教學(xué)檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升。對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來說，在社會生活的方方面面已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用與推廣，改變了以往利用手工操作方式的現(xiàn)狀，對于高校檔案工作效率的提升具有極大的促進(jìn)作用。通過電子載體的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案管理手段向電子媒介的迅速過渡，將計算機(jī)存儲量大、處理速度快等優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，進(jìn)一步完善檔案信息服務(wù)。要應(yīng)用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件系統(tǒng)，以便于實現(xiàn)網(wǎng)上移交檔案、網(wǎng)上查閱下載等。總而言之，通過高校教學(xué)檔案信息化管理，可以實現(xiàn)檔案信息服務(wù)模式的創(chuàng)新目標(biāo)，將檔案管理提升至全新的高度。

（二）有利于充分彰顯高校教學(xué)檔案利用價值。教學(xué)檔案價值與利用效率之間的關(guān)系是緊密聯(lián)系、密不可分的，高校在內(nèi)涵建設(shè)和特色建設(shè)過程中，要想實現(xiàn)教學(xué)檔案信息的高效利用，對高校的建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。對于公開的教學(xué)檔案資料，要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段的應(yīng)用，利用者可以及時獲得教學(xué)檔案信息，使檔案資源共享性目標(biāo)的實現(xiàn)成為可能。通過高校教學(xué)檔案信息化管理，可以為網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、教科研項目申報等提供極大地便利。尤其對于紙質(zhì)檔案電子化來說，可以有效避免實體檔案出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。

二、高校教學(xué)檔案信息化管理的具體建議

（一）構(gòu)建平臺，創(chuàng)新服務(wù)。高校要積極構(gòu)建檔案管理專用網(wǎng)站，以此來進(jìn)行檔案歸檔、查閱等工作，這是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要舉措。首先，基于檔案管理信息化平臺，可以增設(shè)教學(xué)檔案欄目，要借助網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行教學(xué)檔案收集、儲存等工作，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案保管成本的節(jié)約性目標(biāo)，并避免在查閱時浪費(fèi)過多地打印和復(fù)印費(fèi)用。其次，要加強(qiáng)教學(xué)檔案網(wǎng)上歸檔和查閱，嚴(yán)格規(guī)范檔案歸檔管理范圍，為檔案歸檔整理工作效率的提升創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案的高效利用，從而實現(xiàn)檔案管理工作在服務(wù)模式、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)手段等方面的創(chuàng)新目標(biāo)。此外，檔案管理網(wǎng)站也要加強(qiáng)與其他相關(guān)網(wǎng)站鏈接在一起，比如教學(xué)檔案欄目可以與教育信息化中心的課程網(wǎng)站、學(xué)習(xí)平臺以及各個科研機(jī)構(gòu)網(wǎng)站等連接在一起，這對于資源共享性目標(biāo)的實現(xiàn)也具有極大的幫助，進(jìn)而確保高校教學(xué)檔案信息化管理水平的穩(wěn)步提升。

（二）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新聲像檔案資料開發(fā)渠道。1.高校要加強(qiáng)數(shù)字化手段的應(yīng)用，將價值較高的聲像硬盤、U盤或者光盤與數(shù)字化處理結(jié)合在一起，做好數(shù)據(jù)采集工作，提高這些聲像資料的使用年限。而且要想順利完成目錄數(shù)字化工作，還要對聲像資料檔案進(jìn)行分類，實現(xiàn)目錄數(shù)字化，以便于后續(xù)平臺的查詢與檢索。通過信息化手段的應(yīng)用，還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫信息化管理平臺和檢索平臺等全方位的聯(lián)動管理，推動藝術(shù)院校、綜合類大學(xué)之間的資源共享目標(biāo)的實現(xiàn)，進(jìn)而充分彰顯出聲像檔案的使用價值。2.高校要構(gòu)建全新的服務(wù)平臺開拓全新的服務(wù)類型，結(jié)合用戶需求來進(jìn)行創(chuàng)新開發(fā)。高校要對聲像檔案資料用戶的需求進(jìn)行充分了解，創(chuàng)新開發(fā)多種渠道，進(jìn)而保證聲像檔案資料的可操作性。同時，還要對聲像檔案資料的不同類型特征進(jìn)行深入分析，確保服務(wù)渠道開發(fā)的可針對性，以便于滿足不同用戶的需求。此外，要根據(jù)高校校園文化，從影視教育教學(xué)實際情況出發(fā)，構(gòu)建相應(yīng)的論壇，將交流互動渠道拓展開來，在交流與互動過程中，不斷提高聲像檔案資源的利用效率，進(jìn)而實現(xiàn)聲像檔案資源的共享性。

（三）注重信息網(wǎng)絡(luò)平臺的安全建設(shè)。對于電子檔案來說，可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺來進(jìn)行傳輸，而網(wǎng)絡(luò)的開放程度比較高，極容易出現(xiàn)計算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客等，進(jìn)而出現(xiàn)嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題?；诖?，必須要構(gòu)建安全保密體系，要重點(diǎn)包括信息化教學(xué)檔案管理，嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理系統(tǒng)，尤其在影音檔案資料方面，為教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建安全環(huán)境，進(jìn)而實現(xiàn)教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)高效、安全地傳輸。

（四）加大資金投入力度。在高校教學(xué)檔案信息化管理中，軟硬件檔案管理設(shè)施也是極其重要的一個方面。其中，檔案管理軟硬件的更新?lián)Q代速度極其迅猛，所以高校要加大資金投入力度，提供強(qiáng)大的資金保障。而且高校還要積極購置標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)方案管理軟件，所購置的教學(xué)檔案管理軟件要實現(xiàn)文檔一體化管理，并具備教學(xué)檔案全文存儲與搜索的功能，從而促進(jìn)檔案管理信息資源庫的順利構(gòu)建。

三、結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理的作用不可小覷，可以提高高校檔案管理效率，確保教學(xué)檔案信息的順利傳輸，體現(xiàn)出時效性、準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，進(jìn)而發(fā)揮出教學(xué)檔案信息化管理的價值。