論教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

文/湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院 尹黎莉

在學(xué)校運行和發(fā)展過程中，教學(xué)檔案的作用不容忽視，教學(xué)檔案全面真實地記錄了學(xué)校的教學(xué)和管理狀況，通過教學(xué)檔案中的文字、圖像、實物等可以對學(xué)校的教學(xué)和管理質(zhì)量進行科學(xué)評估，有利于學(xué)校的健康發(fā)展，教學(xué)檔案的管理工作不容忽視。當(dāng)前，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，給各個行業(yè)都帶來了巨大變革，教學(xué)檔案管理也進入了新的階段，數(shù)字化管理方式逐漸得到認(rèn)可和普及，但是對大多數(shù)學(xué)校來說，教學(xué)檔案數(shù)字化管理還不完善，急需針對存在的問題研究切實可行的解決策略。

一、教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化管理意識有待培養(yǎng)。近年來，隨著計算機在教學(xué)中的普及，很多教學(xué)檔案都實現(xiàn)了電子化，但是教學(xué)檔案的數(shù)字化管理還處于起步階段，學(xué)校普遍缺乏數(shù)字化管理的意識。首先，學(xué)校管理者對教學(xué)檔案的數(shù)字化管理不夠重視，科學(xué)管理意識淡薄，認(rèn)為對教學(xué)檔案進行數(shù)字化管理沒有必要，導(dǎo)致教學(xué)檔案的利用率較低，無法真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。其次，學(xué)校對教學(xué)檔案數(shù)字化管理缺乏總體規(guī)劃和布局，沒有把其列入學(xué)校的總體發(fā)展計劃，因此在資金方面有所欠缺，導(dǎo)致教學(xué)檔案數(shù)字化管理缺乏先進的設(shè)備和技術(shù)支持，阻礙了其順利發(fā)展。

（二）教學(xué)檔案數(shù)字化管理的技術(shù)和制度落后。教學(xué)檔案要實行數(shù)字化管理必須有先進技術(shù)和管理制度支持，但是當(dāng)前這一方面還比較落后。首先，很多學(xué)校的教學(xué)檔案管理受到傳統(tǒng)模式影響較大，對計算機和信息技術(shù)利用不足，缺乏先進的檔案管理軟件和系統(tǒng)，不僅教學(xué)檔案的錄入效率低下，還導(dǎo)致教學(xué)檔案查詢不便，無法充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。其次，教學(xué)檔案信息化管理缺乏先進的管理制度，重復(fù)建檔、檔案利用率低的問題突出，另外管理制度落后導(dǎo)致檔案的安全性較差，病毒侵襲、數(shù)據(jù)丟失事件時有發(fā)生。

（三）教學(xué)檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)有待提高。教學(xué)檔案的數(shù)字化管理需要高素質(zhì)的管理人才，但是目前的教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍較低。首先，很多學(xué)校缺乏專職的教學(xué)檔案管理人員，大多是兼職管理檔案，工作專注度不夠，無法全心全意投入到檔案管理中，導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)字化管理進程緩慢。其次，學(xué)校的教學(xué)檔案管理人員通常年齡較大，自身知識和技能落后，同時他們的信息素養(yǎng)普遍較差，對當(dāng)前的計算機和信息技術(shù)了解不足，數(shù)字化檔案管理技能較差，無法滿足教學(xué)檔案數(shù)字化管理的要求。

二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理順利開展的策略研究

（一）提升對教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重視程度。數(shù)字化是教學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，因此學(xué)校要從思想和行為上加強重視。首先，學(xué)校管理者要認(rèn)識到教學(xué)檔案數(shù)字化管理的作用和重要性，通過教學(xué)檔案的數(shù)字化管理學(xué)?？梢愿尤婵陀^地評價教師的教學(xué)工作和學(xué)校的管理工作，并在此基礎(chǔ)上制定有效的改進策略，促進學(xué)校的全面健康發(fā)展。其次，學(xué)校要將教學(xué)檔案數(shù)字化管理列入學(xué)校的建設(shè)目標(biāo)，加大資金投入，配置檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，例如計算機、數(shù)字化管理軟件等，要進行及時的維護和更新，提高數(shù)字化管理的先進水平，為檔案數(shù)字化管理的開展奠定基礎(chǔ)。

（二）建立規(guī)范的教學(xué)檔案數(shù)字化管理機制。要保證教學(xué)檔案數(shù)字化管理的順利推進，需要建立規(guī)范的運行機制，以保證數(shù)字化檔案管理技術(shù)的引進和管理的規(guī)范性。首先，改進和創(chuàng)新教學(xué)檔案數(shù)字化管理技術(shù)，如軟件方面，引進先進的教學(xué)檔案輸入、管理和查詢軟件系統(tǒng)，提高輸入和查詢的效率，同時保證教學(xué)檔案可以完整全面地呈現(xiàn)，為教學(xué)管理提供依據(jù)。其次，建立規(guī)范的檔案管理制度，教學(xué)檔案錄入、查詢、共享等都要遵循一定的流程，保證教學(xué)檔案管理的科學(xué)性。再次，要重視教學(xué)檔案的安全管理，建立安全防護系統(tǒng)，并安排專人負(fù)責(zé)，明確檔案數(shù)字化管理的具體職責(zé)，防止病毒侵襲和數(shù)據(jù)泄漏的發(fā)生。

（三）打造教學(xué)檔案數(shù)字化管理的人才隊伍。教學(xué)檔案的數(shù)字化管理離不開高素質(zhì)的人才隊伍，學(xué)校要重視檔案管理人才的培養(yǎng)。首先，教學(xué)檔案的管理工作要有專人擔(dān)任，盡量杜絕兼職現(xiàn)象，保證管理人員隊伍的穩(wěn)定性和專注性，才能更好地提升管理隊伍素質(zhì)。其次，定期組織教學(xué)檔案管理人員進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過培養(yǎng)要求檔案管理人員能夠熟練掌握檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，例如能夠?qū)虒W(xué)檔案信息進行提煉加工，能夠熟練運用檔案管理軟件完成檔案的錄入查詢等工作，能夠通過網(wǎng)絡(luò)搜集相關(guān)信息，全面提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

總之，教學(xué)檔案數(shù)字化管理對學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大，學(xué)校要充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推進教學(xué)檔案數(shù)字化管理進程，建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理體系，以保證教學(xué)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時，要認(rèn)真總結(jié)當(dāng)前教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問題，及時轉(zhuǎn)變觀念、增加投入，對教學(xué)檔案的數(shù)字化管理模式進行有效的健全和完善，讓教學(xué)檔案可以發(fā)揮更大的作用和價值。