初中檔案管理中的檔案收集工作研究

文/浙江省紹興市上虞區(qū)張杰中學(xué) 何鋼

隨著社會的進步，教育的模式也隨之有了長足的發(fā)展。檔案管理工作在初中教學(xué)管理工作中扮演著愈加重要的角色，做好檔案管理能夠促進教師完成各自分內(nèi)的工作，較為準確地反映出學(xué)校教學(xué)的真實狀況，對學(xué)校接下來的教學(xué)計劃有很重要的參考作用。因此當(dāng)下相關(guān)教學(xué)管理部門的重要任務(wù)就是，建立健全檔案管理工作制度與章程，使其更具有系統(tǒng)性和符合科學(xué)性，為我國的教育事業(yè)發(fā)展起到一定的推動作用。

一、現(xiàn)階段初中檔案管理中檔案收集工作存在的問題

（一）缺乏完善的檔案收集工作體系。由于我國在檔案管理工作方面的起步相對較晚，所以在很多方面都有所缺失。在之前的教學(xué)中，相關(guān)教育部門不能正確意識到初中教學(xué)中檔案管理的重要意義，導(dǎo)致我國教育在檔案管理中的成績不是很好，即使現(xiàn)在教育部門意識到其重要意義，并投入大量財力、物力、人力資源，但是目前檔案管理的現(xiàn)狀都令人擔(dān)憂。在缺乏正確技術(shù)指導(dǎo)的情況下，在整體上檔案收集工作仍存在很多漏洞，工作松散，甚至檔案丟失的情況也時有發(fā)生。如果不能及時對這種局面進行大力整頓，則會對整個教學(xué)過程造成不利的影響，使得教學(xué)效率得不到提高，整個教育體系將停滯不前。

（二）校方領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案收集工作不夠重視。我國現(xiàn)階段在檔案管理工作上的現(xiàn)狀是，校方領(lǐng)導(dǎo)并沒有從本質(zhì)上認識到檔案管理工作的重要性，有些學(xué)校的檔案管理工作只是走形式而已，把所有檔案收集到一塊，隨意記錄一下，只是為了應(yīng)付檢查而做的表面功夫，實質(zhì)上并沒有實際指導(dǎo)意義。此外，還有一些學(xué)校照搬其他學(xué)校的檔案管理模式，并沒有考慮兩校之間的具體差異，導(dǎo)致檔案管理工作難以順利進行，不符合本校的實際情況，從而使得檔案管理工作效果不佳。

（三）缺乏專業(yè)的檔案收集工作人員。由于我國教育體系本身就不夠完善，而且各地學(xué)校的教育水平也參差不齊，所以很多學(xué)校的檔案管理人員是非本專業(yè)的人員，由于其沒有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作混亂。再加上檔案管理人員在工作的過程中得不到定期的培訓(xùn)，其工作技能無法及時更新，導(dǎo)致該學(xué)校的工作水平達不到全國同等級學(xué)校的平均水平。而且由于檔案管理人員的技能不過關(guān)，會導(dǎo)致檔案丟失或者保密工作出現(xiàn)問題，對學(xué)校整體上的教學(xué)管理工作產(chǎn)生不好的影響，更嚴重的情況甚至?xí)绊懻w的教學(xué)工作。

二、現(xiàn)階段我國初中檔案管理中檔案收集工作的改進建議

（一）制定嚴格的檔案收集工作。首先，學(xué)校應(yīng)該從上到下全面重視檔案管理工作，尤其要重視檔案收集工作。引進檔案管理的專業(yè)人才，讓其對之前的工作人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，加強其技能并認真學(xué)習(xí)《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，提高其職業(yè)素質(zhì)。其次，學(xué)校應(yīng)該認真分析自身的實際情況，可以借鑒其他學(xué)校的檔案管理方法，但是不能原樣搬來就使用，“取其精華，棄其糟粕”將其他檔案管理方式與學(xué)校自身特點結(jié)合，建立合理的檔案管理工作制度，改變工作中散漫的現(xiàn)狀，嚴格規(guī)范其工作流程，避免造成檔案的丟失。最后，要在全校范圍內(nèi)加強檔案管理工作的宣傳，使得全校師生都參與到檔案收集工作中來，逐漸形成良好的檔案管理的工作氛圍，有利于檔案管理工作的逐漸完善，對我國的教學(xué)工作產(chǎn)生良好的影響。

（二）明確指出檔案收集范圍。為了使檔案收集工作規(guī)范、有條理，收集的檔案資料應(yīng)該有嚴格的格式要求，比如，文本格式、所用的寫作工具（規(guī)定的紙筆），而且要保證字跡清晰、圖像完整，對查閱的人有一定的參考價值。對于學(xué)校舉辦的重大活動或者進行的各類考察工作，都應(yīng)該進行收集。學(xué)校應(yīng)發(fā)布相關(guān)文件，明確檔案收集的范圍。

（三）檔案科學(xué)分類收集。首先，檔案的收集方法大概可分為三種：平時收集、定期收集、年終收集。在各個活動結(jié)束時及時收集活動的材料，并進行整理。另外兩種就是選擇規(guī)定的日期對檔案進行收集，檢查收集的資料是否有遺漏，進行徹底的清查，以保證檔案文件的完整性。其次，將文件進行科學(xué)分類，如，文本檔案、實物檔案、影響檔案等，或者對一系列相關(guān)的檔案進行收集，其中則可能包括很多種類的文件，但具有系統(tǒng)性，也是較為合理的收集方式。

（四）保障檔案收集工作效果。要想提高檔案收集工作的效率，前提是檔案收集通道順暢，而要達到這一點要求，則需要對學(xué)校的檔案收集及時、完整，這就要求檔案管理人員對學(xué)校發(fā)生的事件提高關(guān)注度，因為有些檔案需要自己主動去收集資料，以防項目舉辦者遺忘重要的檔案資料，若得到檔案資料，則需要及時進行核對，防止文件的遺漏，充分發(fā)揮其主觀能動性，積極參與到學(xué)校的重大事項，使得工作效率提高，同時保證檔案收集工作的完整性，對之后其他人查閱提供良好的資料支持，對教學(xué)效率的提高有很大幫助。

三、總結(jié)

總而言之，對于初中檔案管理工作來說，只有發(fā)展好檔案收集工作，保證檔案資料的真實性和完整性，才能對學(xué)校之后的教學(xué)計劃起到重要的指導(dǎo)作用，更好地服務(wù)于一線教學(xué)工作。其中最重要的是有規(guī)范的檔案管理制度，以保證檔案資料可以準確地分類，在正確的指導(dǎo)下，將檔案的價值發(fā)揮到最大，更好地為學(xué)校教學(xué)工作作出貢獻。