探討新時期機關單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

文/云南省昭通市政協(xié)辦公室 王德英

在機關單位的管理工作中，檔案管理作為一項基本性工作，對機關單位其他工作起到參考性作用，其不僅能夠有效的提供參考資料，而且在積極規(guī)范單位的各項工作中能提供重要的憑證。因此，強化和創(chuàng)新機關單位檔案工作的實質性管理，一方面可以提高工作效率，另一方面也可以對檔案資源進行科學合理的開發(fā)。

一、當前機關單位檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀分析

檔案管理的重要性對于機關單位而言是顯而易見的。機關單位檔案管理工作并不只是存檔、歸檔類的簡單性工作，而是要全面反映單位發(fā)展歷程，檔案管理與其他工作相輔相成，其工作質量對機關單位未來的發(fā)展建設有重要影響，是管理內容中不可忽視的工作環(huán)節(jié)。

（一）對檔案管理工作不夠重視。結合機關單位檔案管理工作的具體情況以及實際發(fā)展，對檔案管理重要性的認識程度不夠是當前機關單位普遍存在的弊端，無論是單位管理部門還是檔案管理員都沒有正確認識到檔案管理工作對單位的經濟效益和社會效益，在管理職責和年度考核上也沒有將檔案管理列入考核指標，使得檔案管理工作流于形式，沒有實質性的工作內容，更成了單位工作的管理漏洞。同時，就當前機關單位的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作人員的工作意識不夠，應付心態(tài)嚴重，使得這項工作失去了本來的意義，嚴重影響了機關單位的工作效率以及檔案管理工作的提升。

（二）對于檔案管理工作的管理手段相對較為落后。當前單位只注重檔案收集、整理以及保管等基礎片面性工作，普遍以為只要做到保證檔案不丟失、不破損就是盡到了責任義務，從根本上忽視了對檔案資源的再次開發(fā)與利用。不同行業(yè)、不同部門的檔案均是記錄發(fā)展歷程的重要寶貴財富，通過對這些檔案資源的合理開發(fā)利用，可以提高單位的發(fā)展進程，促使單位不斷進步。但由于檔案管理手段的落后致使寶貴的檔案資源充當了擺設，使得檔案管理工作缺乏連貫性，更使檔案管理工作長期滯后，得不到快速進步與發(fā)展。

（三）對檔案管理人員隊伍建設力度不夠。對于機關單位的檔案管理工作而言，檔案管理人員的業(yè)務素質高低與檔案管理工作的質量是相輔相成的，縱觀當前現(xiàn)狀，檔案管理人員普遍不是專職人員，對檔案管理工作不能做到堅守崗位，缺乏專業(yè)性以及綜合素質能力，并且單位在管理經費方面投入力度不夠，不能切實保障檔案管理人員的專業(yè)性培訓力度，致使檔案管理人員素質良莠不齊，檔案管理工作效率低下。

二、機關單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

檔案管理在機關單位中起著較為重要的作用，在新時期科技飛速發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能適應新時期的發(fā)展，存在許多弊端，甚至阻礙了檔案管理工作的全面科學發(fā)展。因此如何對機關單位的檔案管理進行創(chuàng)新與發(fā)展，是當前需要重視的問題。

（一）完善檔案管理的規(guī)章制度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質。一方面，完善檔案管理的規(guī)章制度是提高機關單位檔案管理工作最直接的方法，從工作實際出發(fā)，對癥下藥，建立相應的管理制度。從制度上改進，不僅可以促進檔案管理工作規(guī)范高效地運作，而且對于促進檔案管理工作科學合理的發(fā)展提供了理論支撐。另一方面，提升檔案管理人員的專業(yè)性與素質修養(yǎng)是健全檔案管理機制最有效的途徑，從崗位職責和工作能力兩方面加強隊伍建設，增強責任感，樹立正確的職業(yè)道德，增強檔案管理工作的理論與實踐性認識，實現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展。

（二）在檔案管理工作中充分運用現(xiàn)代信息技術。現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展，特別是網絡技術的廣泛應用對于目前檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)、新的要求。因此，如何將現(xiàn)代信息技術運用到檔案管理工作當中是一項迫切需要解決的問題。為了提高檔案資料的整理力度，將運用檔案管理軟件落實到工作實處顯得尤為重要。建立數(shù)字化管理，將原本傳統(tǒng)紙質化的檔案資料實現(xiàn)信息化，并結合網絡應用快速篩選檔案資料中重要的決策信息。借助于先進的檔案管理手段，機關單位檔案管理水平將實現(xiàn)質的飛躍。

（三）創(chuàng)新檔案管理運作模式，實現(xiàn)機關單位對檔案的現(xiàn)代化管理。首先要做到檔案資料有固定存放空間并對其實施現(xiàn)代化管理，大力應用網絡技術，在進行網絡監(jiān)控的同時還應對檔案的存放環(huán)境進行設置，從而解決檔案存放環(huán)境的安全性問題。其次，建立數(shù)字化檔案管理模式，快速檢索檔案目錄與內容，利用專門的檔案管理軟件對檔案資源提供篩選系統(tǒng)，進行統(tǒng)一規(guī)整。第三，實現(xiàn)檔案上網功能，建立檔案局域網絡，發(fā)揮網絡便捷性與快速性的優(yōu)勢，使檔案的現(xiàn)代化管理不再只是空談。

三、結語

綜上所述，現(xiàn)代社會的高速發(fā)展，各行各業(yè)都在適應社會發(fā)展，調整各自的發(fā)展方向。機關單位作為具有公共服務性質職能的單位，更需要走在變革創(chuàng)新的前列，適應現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，跟上快節(jié)奏的現(xiàn)代社會步伐，當前機關單位檔案管理工作還存在許多問題，從而制約了單位內部的協(xié)調發(fā)展，因此為了適應新形勢的發(fā)展，加強對機關單位的檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方法，做到與時俱進，以此來提高我國在新時期機關單位檔案管理的內容與層次。