文/衡陽(yáng)市衡東縣水利局人事股 陳燕

水利事業(yè)單位的人事管理，在聘用制下產(chǎn)生了較大變化，應(yīng)本著公正、公平、公開的原則，建立透明化的人事管理體制機(jī)制。這就要求在水利事業(yè)單位人事檔案管理中，明確檔案的重要意義，全面真實(shí)地反映職工情況，這樣才能更加容易找到能夠脫穎而出的人才以及更方便為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。所以處在人事檔案管理崗位上，應(yīng)積極探索人事檔案管理方法，以便能夠適應(yīng)水利事業(yè)單位人事制度改革的需要。

一、明確檔案目標(biāo)范圍

人事檔案對(duì)于水利事業(yè)單位職工來說是其最為主要的說明書，必須要全面完整地反映職工在各個(gè)方面的狀況，包括政治面貌、社會(huì)經(jīng)歷、思想表現(xiàn)等，具體而言是履歷、組織評(píng)審、入黨、入團(tuán)、考核情況、職稱、工資等等。隨著水利事業(yè)單位人事改革的持續(xù)深入，上述分類逐漸暴露出分類單一的問題，無法適應(yīng)人才多樣化需求，所以為了真實(shí)反映職工情況，明確檔案分類目標(biāo)范圍非常重要，在具體工作中除上述幾個(gè)分類外，側(cè)重再將教育、科研、成果等納入檔案統(tǒng)計(jì)范圍。

重點(diǎn)明晰職工知識(shí)結(jié)構(gòu)，工作能力特點(diǎn)，全面真實(shí)地反映職工的全貌以及近況，以便更好地為人力資源戰(zhàn)略提供決策支持依據(jù)。同時(shí)要保證檔案資料的多樣性，單純的文字描述有一定的局限性，為此可以重視聲像、圖形等信息的收集歸檔，建立動(dòng)態(tài)跟蹤系統(tǒng)，將職工的近況用圖形、聲像等信息表示出來。這樣有一個(gè)好處，檔案管理人員可以隨時(shí)掌握職工近況，方便納入人事檔案中，這樣在一定程度上可以降低人事調(diào)查的工作難度。

二、管理規(guī)范提升價(jià)值

一方面，應(yīng)提高人事檔案歸檔的效率，按照相應(yīng)管理制度，制定人事檔案歸檔目標(biāo)，基于上文的檔案目標(biāo)范圍，全面調(diào)查收集資料素材，一個(gè)月內(nèi)完成檔案并歸入檔案袋。入檔案袋的材料，應(yīng)裝訂整齊，目錄齊全，分類清楚，編排有序，保證新材料規(guī)整。

另一方面，新造冊(cè)人事檔案應(yīng)精煉、完整、真實(shí)、實(shí)用，非檔案目標(biāo)范圍內(nèi)的材料應(yīng)剔除。這樣才能保證檔案規(guī)整，但保證檔案規(guī)整只是基本前提，檔案要有價(jià)值必須要采取一定措施，廣泛宣傳人事檔案的重要意義，這要求以相關(guān)法律法規(guī)為基準(zhǔn)，明確檔案管理行政職權(quán)以便檔案管理不受外在因素干擾，同時(shí)要明確個(gè)人知情權(quán)，職工有權(quán)利知曉個(gè)人檔案的具體內(nèi)容，以便對(duì)個(gè)人的工作近況有一個(gè)充分的了解，進(jìn)而結(jié)合其他的人事管理制度、績(jī)效考評(píng)等來不斷提高自身。這需要單位全體明確人事檔案的重要意義，管理層要認(rèn)識(shí)到檔案是人力資源管理中科學(xué)決策的依據(jù)，職工要認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案是在面對(duì)人事調(diào)整、工資變動(dòng)、晉升、內(nèi)聘等工作的主要憑證，所以要廣泛宣傳人事檔案的價(jià)值意義。

三、加強(qiáng)管理信息化

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，對(duì)于人事檔案的價(jià)值利用有著極大的限制，不管是保管還是檢索效率都比較低。隨著辦公自動(dòng)化的普及，計(jì)算機(jī)成為人事檔案管理中的重要工具，但是不能說這就是信息化，頂多只是實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化自動(dòng)化。因?yàn)榭梢钥吹叫畔⒐聧u的存在，聘用制下，水利事業(yè)單位人才流動(dòng)是很正常的現(xiàn)象，2000多人的單位，無論內(nèi)聘、外聘、還是勞務(wù)派遣，無論編制內(nèi)還是編制外，只要發(fā)生流動(dòng)，就需要重新調(diào)查，登記造冊(cè)，雖然必要，但是效率低，現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代，信息共享非常關(guān)鍵。所以為打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)人事檔案的順利流通與快速更新，應(yīng)利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，并使其成為單位辦公系統(tǒng)的子系統(tǒng)，檔案管理人員隨時(shí)將職工檔案資料錄入系統(tǒng)，分門別類存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且有條件的可以在紙質(zhì)檔案中加入條形碼，方便快速提取檔案。基于人事檔案管理系統(tǒng)，建立單位內(nèi)部資源共享渠道，使普通人事檔案（一般為非保密檔案）能夠快速流通，同時(shí)對(duì)于保密資料設(shè)定安全密碼與訪問權(quán)限。

四、創(chuàng)新管理模式

人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化必須要有相應(yīng)的管理模式的配合。一方面，要建立相應(yīng)的人事檔案管理制度，集思廣益，制定適合本水利事業(yè)單位的人事檔案管理制度如《檔案保管制度》《檔案工作人員職責(zé)》《檔案利用制度》等。基于這些制度開展年度立卷歸檔工作，做到各種檔案分類準(zhǔn)確，名目清楚，不混不雜。

另一方面，由于聘用制下人員流動(dòng)增多，人事檔案需求更加多樣化，同時(shí)聘用制直接將身份管理的屬性降低，水利事業(yè)單位職工人事檔案中的內(nèi)容不再那么神秘，保密內(nèi)容降低，可利用的范圍也不再局限于人事部門。

五、結(jié)束語(yǔ)

水利事業(yè)單位人事檔案管理在聘用制下發(fā)生了較大變化，這種變化給人事檔案管理帶來了較大的挑戰(zhàn)，為此，身為檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，提升自己的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)。以此為基礎(chǔ)，建立相應(yīng)的人事檔案管理制度，創(chuàng)新管理模式，結(jié)合當(dāng)前的先進(jìn)電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理信息化，打破信息孤島，明確檔案管理的職權(quán)范圍，擴(kuò)大檔案內(nèi)容范圍，真實(shí)全面地反映職工現(xiàn)狀，為科學(xué)決策提供依據(jù)。