做好水利工程檔案管理工作方法初探

文/阿拉爾市檔案館 崔莉

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，水利檔案在社會(huì)中起著十分重要的作用。水利工程在建設(shè)中，形成各種各樣的文檔材料、從建設(shè)前期到施工、驗(yàn)收、運(yùn)行這些材料在以后的保養(yǎng)和維護(hù)中起到非常重要的作用，具有非常重要的查考價(jià)值。因此，做好水利工程檔案是十分重要的。

一、集中統(tǒng)一管理是檔案齊全、完整的重要保證

建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。配備專(zhuān)職的水利檔案人員，在各施工單位業(yè)務(wù)部門(mén)指定兼職檔案人員。在歸檔制度中，應(yīng)對(duì)各項(xiàng)文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，看是否齊全完整，無(wú)論是在工程哪個(gè)階段，都能從源頭上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、針對(duì)檔案特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變觀(guān)念、科學(xué)管理

阿拉爾市市域范圍內(nèi)共有3座水庫(kù)，分別是多浪水庫(kù)、勝利水庫(kù)和上游水庫(kù)。2015年，多浪水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程開(kāi)始動(dòng)工，庫(kù)外引渠改擴(kuò)建工程形成的文件資料涉及面比較廣、內(nèi)容也比較繁雜，并且涉及部門(mén)和人員較多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，檔案資料就可能遺漏。多浪水庫(kù)整修加固工程施工要求相對(duì)比較急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難完成。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求此項(xiàng)工程的檔案管理人員首先了解水庫(kù)整修加固建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取了跟蹤收集、分階段方法：

跟蹤收集主要適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案工作人員主動(dòng)到水庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地收集檔案資料；分階段收集工作適用于建設(shè)周期比較長(zhǎng)的工程。2015年多浪水庫(kù)整修加固，直至2016年完工三分之二，屬于跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及工程建設(shè)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，這樣能保證工程檔案原始資料收集的連續(xù)性、完整性。

三、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

水利工程建設(shè)要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目建議、可行性研究、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、投入運(yùn)行等多個(gè)階段，不僅涉及設(shè)計(jì)、監(jiān)理等部門(mén)，還涉及基礎(chǔ)和主體工程、機(jī)電工程等多個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，是技術(shù)、工藝等的綜合運(yùn)用。因此從事水利工程檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案。為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專(zhuān)職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)，按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求作詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。

四、做好檔案資料的收集、歸檔和開(kāi)發(fā)利用

2010年和田河垮堤，導(dǎo)致農(nóng)一師阿拉爾市攔河閘水利工程受損嚴(yán)重，下游十二團(tuán)職工住宅及農(nóng)田受到嚴(yán)重影響，為了保豐收，利水情，師市黨委、市政府責(zé)成市水利部門(mén)針對(duì)此情況拿出搶修攔河閘措施，水利施工人員通過(guò)對(duì)攔河閘水利工程檔案的調(diào)閱，迅速設(shè)定方案，抽調(diào)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)、測(cè)量、匯圖數(shù)據(jù)的匯總，拿出了最佳方案，第一時(shí)間交給政府部門(mén)，政府部門(mén)根據(jù)水利部門(mén)的方案針對(duì)和田河水途徑十二團(tuán)河道的現(xiàn)狀，及時(shí)做出了搶險(xiǎn)方案，并快速實(shí)施，使十二團(tuán)的災(zāi)情降到最低，農(nóng)田損失面積得到最大的控制，這些都是水利工程檔案作用的彰顯。