國(guó)土信息檔案管理有效分析與展望

文/廣西壯族自治區(qū)桂林市國(guó)土資源檔案館 唐卉

一、國(guó)土資源檔案系統(tǒng)化管理的意義與重要性

國(guó)土資源檔案包括地礦檔案、地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案等，傳統(tǒng)的檔案信息管理是依托紙質(zhì)檔案為主，因此原有的國(guó)土資源檔案管理大多都是以文書(shū)檔案為主，圖片和影像檔案為輔。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的不斷完善，以土地為主的不動(dòng)產(chǎn)資料信息準(zhǔn)確與否，不僅直接關(guān)系到民眾的切身利益，而且還直接影響到區(qū)域性可支配資源和不可再生資源的有效利用。因此，基于不動(dòng)產(chǎn)資源為主的地籍檔案信息目前在國(guó)土資源檔案管理中占據(jù)了較大的比重。

隨著多媒體技術(shù)的深度應(yīng)用，紙質(zhì)文檔信息的管理中，資料保管缺失和信息精準(zhǔn)度不足的弊病已經(jīng)被依托現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)誕生的電子檔案所取代。在這些檔案中，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息不僅有較為詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明，而且還有經(jīng)由精密儀器甚至是衛(wèi)星照片所確定的不動(dòng)產(chǎn)圖片或者影像信息。在這些精準(zhǔn)的立體信息數(shù)據(jù)支持下，國(guó)土資料檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全息數(shù)字管理，在檔案系統(tǒng)化管理中顯現(xiàn)出高科技、高質(zhì)量、高水準(zhǔn)的特點(diǎn)。

二、國(guó)土信息檔案管理有效分析誤區(qū)

盡管?chē)?guó)土信息檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向計(jì)算機(jī)多媒體信息化管理實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型，但筆者對(duì)部分國(guó)土信息檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研之后發(fā)現(xiàn)，目前國(guó)土信息檔案管理以及精準(zhǔn)化分析中的確存在一些隱患。

（一）國(guó)土信息原始檔案數(shù)據(jù)不清晰。所有的國(guó)土信息檔案在從紙質(zhì)檔案向電子檔案進(jìn)行升級(jí)的過(guò)程中，參照的基本信息大多是紙質(zhì)檔案信息，在這些信息整理的過(guò)程中，涉及土地資源的具體歸屬，特別是一些不動(dòng)產(chǎn)信息在整理的過(guò)程中存在著使用權(quán)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了部分國(guó)土信息檔案的原始數(shù)據(jù)與現(xiàn)有數(shù)據(jù)之間存在較大的差異，在相關(guān)信息沒(méi)有完全明確的情況下，部分地區(qū)的國(guó)土管理部門(mén)要么采取暫緩錄入登記的方式，要么采取“一戶(hù)多籍”的情況。在筆者看來(lái)，這些方式都是不正確的，暫緩登記信息，不利于上級(jí)國(guó)土部門(mén)對(duì)區(qū)域性環(huán)境內(nèi)的國(guó)土信息，尤其是不動(dòng)產(chǎn)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的資源掌控，而“一戶(hù)多籍”更容易引起不必要的社會(huì)糾紛。

（二）國(guó)土信息檔案管理分類(lèi)不明確。雖然按照國(guó)土信息的檔案分類(lèi)管理，檔案信息的指向性在類(lèi)別中已經(jīng)比較明確，但是由于極少數(shù)工作人員專(zhuān)業(yè)能力偏弱，對(duì)于國(guó)土信息檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)確，造成了不能對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行有效分析，從而出現(xiàn)了檔案信息與所屬分類(lèi)完全不符的現(xiàn)象。這種情況或許對(duì)國(guó)土資源的使用者并不會(huì)造成太大的影響，但是對(duì)于區(qū)域性范圍內(nèi)制定長(zhǎng)期土地資源使用規(guī)劃會(huì)造成嚴(yán)重的影響。華北某市的國(guó)家級(jí)高新技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)在完成規(guī)劃、啟動(dòng)征地項(xiàng)目的過(guò)程中出現(xiàn)延期3個(gè)月的不良后果，就是因?yàn)椴糠謾n案信息分類(lèi)有誤，不動(dòng)產(chǎn)信息存在較大漏洞所致。

三、國(guó)土信息檔案管理有效分析渠道與措施

梳理國(guó)土信息檔案管理中所存在的弊端可以發(fā)現(xiàn)，從表面上來(lái)看是國(guó)土信息檔案管理體系不完善所致，其實(shí)本質(zhì)上是工作人員沒(méi)有將國(guó)土信息檔案的有效管理上升到意識(shí)形態(tài)的層面上去重視。為了進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)土信息檔案管理工作，特別是規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的有效使用情況，必須有的放矢，加強(qiáng)國(guó)土信息檔案管理，確保分析過(guò)程精準(zhǔn)，分析措施正確。

（一）立體化規(guī)范國(guó)土信息檔案管理工作。原始檔案信息固然是信息檔案中必不可缺的重要資料，但這絕非是國(guó)土檔案中的唯一信息源，尤其是涉及不動(dòng)產(chǎn)交易過(guò)程中檔案信息存在變更的情況下，國(guó)土信息檔案必須從多個(gè)角度、多渠道來(lái)采集相關(guān)信息，確保信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)的同時(shí)，還要讓信息的基本屬性精確。客觀環(huán)境允許的情況下，檔案管理工作可以尋求基層地方政府的協(xié)助，這樣便于在土地確權(quán)、不動(dòng)產(chǎn)登記工作中優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)與相關(guān)基礎(chǔ)架構(gòu)，確保經(jīng)過(guò)整理之后準(zhǔn)備納入統(tǒng)一管理中的存檔信息具備排他性特征。

（二）全方位加強(qiáng)國(guó)土信息檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。國(guó)土信息檔案數(shù)字化管理，不僅需要熟悉國(guó)土信息業(yè)務(wù)的相關(guān)知識(shí)，更需要從業(yè)人員具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能熟練、精準(zhǔn)地操作相關(guān)程序。因此政府相關(guān)部門(mén)，特別是國(guó)土管理機(jī)構(gòu)，要結(jié)合國(guó)土信息檔案管理工作的實(shí)際需要定期或者不定期對(duì)從業(yè)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德培訓(xùn)，這樣才能進(jìn)一步提升國(guó)土信息檔案管理工作的程序化，確保國(guó)土信息檔案管理在全國(guó)不動(dòng)產(chǎn)信息已經(jīng)完成初級(jí)聯(lián)網(wǎng)的情況下做到調(diào)閱及時(shí)、查閱精準(zhǔn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，國(guó)土信息檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致且長(zhǎng)期的工作，要想確保其延續(xù)性和精準(zhǔn)性，不能盲目偏信原始資料，也不能以閉門(mén)造車(chē)的態(tài)度武斷規(guī)劃相關(guān)資料。以事實(shí)為基礎(chǔ)，以程序化管理為框架，才能讓國(guó)土信息檔案管理工作體現(xiàn)出其應(yīng)有的價(jià)值。