文/山東省威海市第一中學(xué) 孫玉玲

自黨的十八大以來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展有了質(zhì)的飛躍，得益于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理不僅更加科學(xué)化而且更加便捷化。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，檔案的管理工作必須加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，其中以信息化為核心的檔案管理體系建設(shè)成為各單位檔案管理的關(guān)注重點(diǎn)。

一、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

目前中學(xué)的檔案管理也越發(fā)重視信息化管理體系的建設(shè)，它的必要性主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：

（一）建立檔案信息化管理系統(tǒng)能夠大大提高檔案管理的效率。學(xué)校的檔案資料不僅包括學(xué)校的行政檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、文書(shū)檔案，同時(shí)還包括設(shè)備儀器檔案、基建檔案、各種榮譽(yù)檔案等等。隨著學(xué)校的發(fā)展，檔案的內(nèi)容不斷增多，過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅耗費(fèi)人力，同時(shí)效率低下，人為誤差率高，而采用信息化的檔案管理模式可以減少人力成本，有效縮短檔案管理的時(shí)間，大大提高了檔案管理的效率。

（二）中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展和國(guó)家戰(zhàn)略的必然要求?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及為各行各業(yè)提供了諸多便利，不僅使信息的傳播速度加快，同時(shí)也打通了很多無(wú)形的屏障，實(shí)現(xiàn)了信息資源的開(kāi)放和共享。近年來(lái)，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程逐漸加快，很多部門(mén)的檔案資源系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通，學(xué)校作為重要的教育機(jī)構(gòu)，是政府、教師、學(xué)生、家長(zhǎng)及相關(guān)社會(huì)企業(yè)之間的樞紐，只有盡快構(gòu)建和完善檔案信息化管理系統(tǒng)才能更有效地和各部門(mén)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)信息資源的共聯(lián)和共享，發(fā)揮出自身更大的社會(huì)價(jià)值。

二、中學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

目前，在中學(xué)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)程中還面臨如下的問(wèn)題：

（一）檔案信息化管理軟硬件的融合還存在欠缺。信息化檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，不僅包括各種硬件設(shè)施，如檔案存放環(huán)境及相關(guān)設(shè)施、辦公的設(shè)備、維護(hù)設(shè)施等，同時(shí)還包括各種軟件設(shè)施，如管理軟件系統(tǒng)，人力資源等等。在中學(xué)檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)硬件很到位，可是軟件有問(wèn)題；或者是管理隊(duì)伍很優(yōu)秀，但是管理設(shè)施和管理?xiàng)l件較差的問(wèn)題，這些都是檔案信息化管理系統(tǒng)軟硬件沒(méi)有很好融合的表現(xiàn)。某些環(huán)節(jié)之間的不匹配、不協(xié)調(diào)嚴(yán)重影響了檔案信息化管理效能的發(fā)揮。

（二）在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，相關(guān)的管理制度不完善。檔案管理的內(nèi)容和事項(xiàng)很多，涉及很多部門(mén)及人員，沒(méi)有完善的檔案管理制度就會(huì)使管理難度增大：一方面，體現(xiàn)在檔案管理部門(mén)在與各部門(mén)人員互動(dòng)過(guò)程中，沒(méi)有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給管理人員增加了很多重復(fù)性工作。另一方面，對(duì)檔案管理部門(mén)自身來(lái)說(shuō)，管理制度的漏洞也在一定程度上導(dǎo)致了某些工作人員消極怠工、責(zé)任心不強(qiáng)、工作漏洞百出的現(xiàn)象，管理制度沒(méi)有很好地對(duì)相關(guān)人員和工作進(jìn)行合理的規(guī)范。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的有效策略

（一）完善檔案信息化管理制度。完善的檔案管理制度能夠保障檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施，可以從檔案的信息化管理流程、檔案的格式規(guī)范、檔案的工作職責(zé)、員工評(píng)選及績(jī)效考核等等方面進(jìn)行一系列制度的構(gòu)建。信息化管理制度的構(gòu)建和完善不能與實(shí)際工作脫節(jié)，比如在工作中一旦發(fā)現(xiàn)沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)可以參考，這時(shí)就需要管理部門(mén)引起注意，及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善；對(duì)于一些制度不再符合實(shí)際工作的情況，管理部門(mén)要及時(shí)進(jìn)行制度的更新。實(shí)際工作的開(kāi)展和制度的構(gòu)建完善應(yīng)該是相輔相成的運(yùn)行機(jī)制：一方面，管理制度必須從實(shí)際工作中提煉出來(lái)。另一方面，又要對(duì)當(dāng)下的工作起到規(guī)范和指導(dǎo)的作用。通過(guò)構(gòu)建并完善一套檔案信息化管理制度來(lái)有效地保障檔案管理工作的高效實(shí)施。

（二）強(qiáng)化檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施，促進(jìn)軟硬件各部分的相互融合。學(xué)校檔案管理部門(mén)要根據(jù)自身情況，通過(guò)分析當(dāng)下的檔案信息化建設(shè)找出自身的短板，盡快彌補(bǔ)。對(duì)于信息化管理硬件的環(huán)境設(shè)施，檔案管理部門(mén)要盡量爭(zhēng)取學(xué)校資金進(jìn)行改造和優(yōu)化，保證工作的合理開(kāi)展。在信息化管理軟件方面，管理部門(mén)要和軟件商進(jìn)行充分的溝通，制定一套切實(shí)的、具有可操作性的檔案管理軟件，同時(shí)在日常工作開(kāi)展的過(guò)程中，及時(shí)就軟件出現(xiàn)的問(wèn)題與軟件廠商進(jìn)行交流和溝通，定期對(duì)軟件進(jìn)行更新升級(jí)。此外，檔案管理部門(mén)還要盡快打造一支精銳的管理隊(duì)伍，通過(guò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、實(shí)踐操作指導(dǎo)、結(jié)對(duì)子、績(jī)效評(píng)優(yōu)等各種形式來(lái)提高管理人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)，將人員凝聚起來(lái)，形成一種良好向上的工作氛圍，發(fā)揮出人力資源的強(qiáng)大軟實(shí)力。

四、結(jié)語(yǔ)

在中學(xué)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)該不斷完善制度，強(qiáng)化軟硬件設(shè)施，在整體上提高檔案信息化建設(shè)和管理的水平，在當(dāng)下和未來(lái)發(fā)揮出更大的效能。