信息時代事業(yè)單位檔案管理建設策略

文/山東省菏澤市經濟開發(fā)區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局 姚秀花

信息技術的大范圍覆蓋推動了社會經濟進步與企業(yè)工作效率的提高?，F(xiàn)階段，將信息技術融入事業(yè)單位檔案管理有利無弊，單位還應主動融入信息技術中，制定可行性方案進而推動信息化檔案管理的發(fā)展。本文就信息時代環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理檢測策略提出可行性方案。

一、信息時代事業(yè)單位檔案管理概述

（一）檔案管理信息化?；谛畔⒒瘯r代下，事業(yè)單位檔案管理需要各部門的配合、協(xié)調，融入信息技術從而實現(xiàn)計算機輸送、數(shù)據傳輸，對信息資源展開數(shù)字化處理，檔案管理達到網絡化。只有這樣，才能確保檔案信息資源的科學配置與信息分享。

（二）檔案管理信息化的重要作用。伴隨著社會經濟的進步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理已經難以滿足事業(yè)單位檔案管理要求，檔案管理信息化將實現(xiàn)信息資源共享，確保檔案儲存完整性，延長儲存時間；部分檔案信息數(shù)據與原件可以通過信息技術修復，計算機技術備份有效避免了原有數(shù)據資源的丟失。另一方面，電子檔案搜集也比傳統(tǒng)人工資料搜集更加快速，檔案查找更加便利?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在設備與技術方面基本實現(xiàn)了信息化，只要有檔案信息化管理體制保證即可。

二、信息化時代事業(yè)單位檔案管理方案措施

（一）優(yōu)化檔案管理體制。事業(yè)單位想要確保檔案管理信息化，其前提條件是優(yōu)化檔案管理體制?；谑聵I(yè)單位主體來說，檔案管理有著完善的法律制度，檔案管理應立足于具體狀況制定完善的制度推動檔案管理趨向規(guī)范化、標準化，將檔案管理融入社會經濟建設中，進而推動工作效率的提高。此外，也可以把該項內容與單位績效審核結合，管理人員注重信息技術的融入，給予高度重視，為檔案管理體制優(yōu)化創(chuàng)造條件。同時，也保證檔案管理發(fā)揮作用價值，進而促進事業(yè)單位檔案工作信息化?；诠芾砣藛T而言，通過檔案管理制度有助于自身行為的約束，調動工作熱情與責任感，做好各環(huán)節(jié)控制；例如：檔案資料搜集、整合、使用、查找等。優(yōu)化檔案管理體制也可以推動檔案工作規(guī)范化，協(xié)調各單位制度，比如：制度方案編制過程中根據單位績效審核，把檔案信息化與單位激勵制度、職稱評定結合，挖掘管理人才，激發(fā)管理人員創(chuàng)新意識、積極性，提高檔案管理效率。

（二）創(chuàng)新信息化管理理念。事業(yè)單位創(chuàng)新管理理念集中體現(xiàn)于提高信息化水平，管理人員要勇于打破傳統(tǒng)滯后的管理形式，立足于具體狀況協(xié)調檔案科學化問題，重點把理念創(chuàng)新應用到實際管理中，提高服務認知，主動服務，融入到單位、社會調研中，掌握人們對信息的需求，確保檔案內容完善，凸顯檔案資源價值。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員也要提升信息安全認識，協(xié)調好檔案開放與保密關系。另一方面，創(chuàng)新理念適時對檔案管理創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)一成不變的想法與管理方法，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。

（三）做好與領導的交流。因為事業(yè)單位檔案管理信息化涵蓋內容較多，例如：設備選擇，由網絡系統(tǒng)研發(fā)融入計算機、掃描機、復印機、光盤等設備構件中，經濟投入較高。該過程中要注重檔案管理人員與領導的交流，準備有關檔案信息化管理憑證、材料，例如機械設備檔案、產品檔案、科技檔案等，領導應給予高度重視，意識到檔案信息化管理的價值意義進而實現(xiàn)管理理念創(chuàng)新，擴大檔案信息推廣力度，確保決策合理并給予經濟支持，促進檔案信息化管理效率的提升。

（四）注重檔案信息化設備引進。事業(yè)單位信息化管理包含儲存、搜集、應用等多項環(huán)節(jié)，并且各環(huán)節(jié)之間相互牽制、不可缺一。因此，檔案設備的引進應完整、充分，滿足信息化需求，把各種類型、載體檔案信息妥善儲存，為后續(xù)檔案資料查找提供便利條件。此外，推動檔案信息走向數(shù)字化，促進檔案信息數(shù)據庫、多媒體數(shù)據庫建立、引進多媒體設備實現(xiàn)電子檔案管理模式，提高數(shù)字檔案業(yè)務管理先進性以及網絡公開，擴大服務范圍。與此同時，挖掘有價值的檔案資料，要有電子版材料以及紙質檔案的儲存，做好電子版材料備份，提升管理質量。

三、結語

綜合分析，檔案資料儲存著單位重要信息以及職工個人信息，具有較大價值作用；同時關乎事業(yè)單位的未來發(fā)展。因此，進行檔案信息化建設是有必要的，是提高檔案管理質量、效率以及單位發(fā)展的主要途徑與正確選擇，事業(yè)單位應給予高度重視，制定可行性方案從而保證檔案管理的有效性。