淺析紙質(zhì)和電子檔案并存背景下的檔案工作策略

文/朔黃鐵路發(fā)展有限責(zé)任公司 狄強(qiáng)軍

一、紙質(zhì)檔案的簡單概述

（一）紙質(zhì)檔案的含義。紙質(zhì)檔案實質(zhì)上就是以紙張作為載體，然后在上面進(jìn)行信息記錄的一種檔案形式，最后都會存儲到指定的地方，以方便查閱和使用。紙質(zhì)檔案種類繁多，主要包括公文、圖紙、信札、戶籍、賬冊、契約、證書、書稿、日記、筆記和家譜等，這些紙質(zhì)檔案都可作為原始檔案使用，并能夠應(yīng)用于各大領(lǐng)域。紙張是我國古代的四大發(fā)明之一，對我國文化事業(yè)發(fā)展起著不可代替作用，所以紙質(zhì)檔案在紙張發(fā)明時就已經(jīng)存在，具有很長歷史，是我國最重要和最原始的檔案形式，在檔案體系中占主要地位。

（二）紙質(zhì)檔案的特點。紙質(zhì)檔案的特點主要包括易損壞、無法再生和需要保密等，具體如下：第一，易損性。紙質(zhì)檔案與電子檔案不同，紙質(zhì)檔案由紙張制作而成，而紙張本身容易撕碎或被外界力量所破壞，所以如果不進(jìn)行有效管理、保存和保養(yǎng)，很容易發(fā)生破損，影響檔案的使用。第二，無法再生。很多紙質(zhì)檔案記錄的是最原始的信息，而且部分檔案具有屬實性，即必須是某人的字跡才具有有效性，例如地契、日記和信札等，所以一旦損壞就不可再制造出來，因為字跡是很難模仿的，在法律上也不允許模仿。第三，需要保密。紙質(zhì)檔案一般都是最原始的檔案記錄，能夠提供最原始的證據(jù)，不管什么時候都能夠當(dāng)作證據(jù)使用，所以是各大企業(yè)或政府部門等重點關(guān)注的對象，也是他們進(jìn)行管理的重要依據(jù)，所以要對其進(jìn)行保密。

二、電子檔案的簡單概述

（一）電子檔案概念。電子檔案簡單而言就是以計算機(jī)磁盤等電子設(shè)備為載體，將需要備案的信息及數(shù)據(jù)記錄其中的一種檔案形式，主要是通過電子圖像及文件集合成電子檔案，通常以案卷為單位。

（二）電子檔案特點。第一，信息的非人工識讀性。即檔案中的很多信息不需要人工去識別和讀取，而是由電子設(shè)備進(jìn)行。第二，信息存儲的高密度性。電子檔案很多都有專門的電子設(shè)備存儲和管理，并且電子檔案都進(jìn)行了密碼封鎖，即對記錄檔案的電子數(shù)碼進(jìn)行加密，沒有權(quán)限的人是不能讀取檔案的。第三，信息與載體之間的可分離性。因為檔案信息是通過人工錄入到電子設(shè)備云存儲系統(tǒng)中的，而設(shè)備的存儲系統(tǒng)是可移動和拆除的，可以通過網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)線等將存儲系統(tǒng)中的檔案信息轉(zhuǎn)移到其他存在空間，也可以直接打印成紙質(zhì)版檔案，所以信息與載體是可以分離的。第四，多種信息媒體的繼承性。多數(shù)電子設(shè)備能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)及多媒體操作，所以電子檔案也能夠?qū)崿F(xiàn)多媒體操作，因此具有多種信息媒體的繼承性。第五，系統(tǒng)依賴性。雖然信息與載體能夠分離，但也需要存儲到另一個電子系統(tǒng)中。

（三）電子檔案類型。第一，文本文件。主要以文本形式保存的電子檔案。第二，命令文件。需要執(zhí)行命令才能打開的電子檔案。第三，圖像文件。以圖像形式保存的電子檔案。第四，數(shù)據(jù)文件。主要以數(shù)據(jù)形式記錄的電子檔案。

（四）電子檔案的用途及應(yīng)用要點。1.用途。虛擬檔案用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)等方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。2.應(yīng)用要點。第一，應(yīng)該構(gòu)建一個公共的，獨立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的實體和虛擬的檔案信息化管理。第二，電子檔案涉及的“檔案源”。包括：電子化的實體檔案，例如照片、掃描件、影像等，檔案化的電子信息，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫等。第三，電子信息必須具備檔案的屬性?！爸苯有纬傻那逦?、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。第四，電子信息必須要經(jīng)過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案的比較

（一）歸檔的時限不同。電子檔案一般在辦理結(jié)案后就需要及時歸檔，最晚也要在一周期統(tǒng)一歸檔，以防止文件漏歸等問題發(fā)生，從而提高電子檔案的歸檔率及完整性，另外及時歸檔也是促進(jìn)電子檔案發(fā)展的重要突進(jìn)，符合電子檔案自身特點，使電子檔案利用效率得到提高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在使用時則需要消耗大量的人力及物力，所以在檔案歸檔時間上沒有電子檔案快，降低了檔案歸檔效率。

（二）存儲空間比較。紙質(zhì)檔案能夠提供最為原始的信息，但信息容量卻很小，加之容易損壞和不可再生等，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的存儲時間及空間受到極大的限制。而電子檔案則只需要一個存儲系統(tǒng)便能存儲很多的信息，其信息容量遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，例如多媒體電腦、掃描儀等，都可以利用光盤、移動硬盤等進(jìn)行海量信息存儲，在需要時也可以移動到更大的存儲系統(tǒng)中。

（三）完整性問題比較。紙質(zhì)檔案因文件形式簡單，所以在信息方面可以保證其原始性，但在完整性方面卻很難保證，因為在使用和歸檔中，會受到時間及空間的限制，部分紙質(zhì)檔案會出現(xiàn)丟失，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案不完整。電子檔案存儲與電子設(shè)備硬盤或?qū)ｉT的存儲系統(tǒng)，很少出現(xiàn)檔案丟失，但如果電子設(shè)備出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)漏洞等，就會造成電子設(shè)備所有數(shù)據(jù)丟失，存儲在其中的檔案也會全部丟失，所以一般都需要進(jìn)行備份。

（四）利用方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用方式比較趨向于服務(wù)型，一般都被利用到檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列服務(wù)、檔案副本制發(fā)、檔案證明制發(fā)、檔案目錄信息服務(wù)等。而電子檔案則比較趨向于實用型，但使用時需要滿足一定條件，例如需要注冊和登錄才能在電子系統(tǒng)中查閱自己想要的檔案信息，如果所查信息不在自己權(quán)限范圍內(nèi)，還需要提高自己的權(quán)限。

（五）對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性不同。紙質(zhì)檔案對計算機(jī)的依賴性很小，只有記錄條目時才使用計算機(jī)，其他檔案工作都需要人工實施，例如檔案歸納、整理等。而電子檔案則基本依賴于計算機(jī)，幾乎所有檔案工作都離不開計算機(jī)。

（六）安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，因此電子檔案的安全性受到威脅。紙質(zhì)檔案的保存比較簡單，只要將其鎖入倉庫或文件柜，一般不會受到破壞或丟失。

四、分析電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的可能性

在電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展中，我們可以看到如今電子信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛用于檔案收集中，雖然電子檔案用途廣，但并不能說明紙質(zhì)檔案就被完全替代，兩者均有其便利性，兩者是可以同時存在的，紙質(zhì)檔案相當(dāng)于是電子檔案的備份，雖然說電子檔案的現(xiàn)代化理念比較先進(jìn)，但是先進(jìn)的電子信息技術(shù)還是無法取代紙質(zhì)檔案在社會中的地位。檔案是記錄歷史的主要方式，它記錄著人類的歷史、自然的歷史，以及社會的發(fā)展。在記錄這一種實質(zhì)上，電子檔案與紙質(zhì)檔案并沒有什么不同，通常情況下，我們感覺電子檔案記錄信息比較方便，但習(xí)慣讓我們感覺紙質(zhì)檔案更放心，對于管理電子檔案與紙質(zhì)檔案上，應(yīng)該相互協(xié)調(diào)，用最有效的方法去管理、簡化它。

五、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案工作策略

（一）建立混合文件管理系統(tǒng)。我們所說的混合文件管理系統(tǒng)，指的是電子檔案與紙質(zhì)檔案能夠同時儲存的檔案協(xié)調(diào)方式。如果要管理系統(tǒng)完成不同格式文件的集成化管理，就需要在文件管理系統(tǒng)中建立獨立的電子文件夾，建立電子文件加時要注意文件內(nèi)部元素的協(xié)調(diào)，在檔案儲存過程中，用科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)使得文件內(nèi)各元素保持密切聯(lián)系，方便信息的儲存。針對同一文件，如果需要在不同的載體使用時需要有相同的檔案號，還需要把選擇的載體類型明確記錄，最后把電子檔案與紙質(zhì)檔案的儲存地址分別記錄。混合文件管理系統(tǒng)，可以很好地實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存，能方便實現(xiàn)各種載體的檔案上傳，也不會影響電子檔案接收其它的數(shù)據(jù)及文件。這套管理系統(tǒng)有文件銷毀 功能，對于一些需要銷毀的文件，可以直接通過定期設(shè)置來完成，這套系統(tǒng)還有自動解密、借閱等多種能力，即使類型與載體不同的檔案，也都能在這一套管理系統(tǒng)中完美共融，不像傳統(tǒng)方式，還需要對紙質(zhì)檔案與電子檔案根據(jù)情況差異化解決。通常高校中需要的管理系統(tǒng)就是典型的混合文件管理系統(tǒng)，因為學(xué)校的辦公系統(tǒng)功能以及學(xué)校各方面的載體文件檔案形式不一，借助于這套系統(tǒng)可以實現(xiàn)高校檔案系統(tǒng)的高效管理及利用。

（二）建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口。想要電子檔案與紙質(zhì)檔案同儲存于一個系統(tǒng)，就需要一個接口，這個接口就是我們所說管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口：其一，有標(biāo)準(zhǔn)接口才能真正實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案共存，即使再多的信息也能實現(xiàn)動態(tài)化管理，有效了解檔案的使用情況，這樣的話，管理系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，就能馬上發(fā)現(xiàn)并以最快速度解決問題。其二，利用標(biāo)準(zhǔn)接口，我們可以直接實現(xiàn)電子文件形成保存或者銷毀，這樣的話就只需要一個檔案管理系統(tǒng)，從而完成文件歸檔工作。歸檔過程中，針對相同答案確是不同載體的情況下，需要使用同一個歸檔號，并選用同一種分類規(guī)范，真正一體化管理電子、紙質(zhì)檔案。電子文件入檔需要系統(tǒng)生成相應(yīng)的，日期、全宗號、文件頁碼等一些重要信息，而這些都是需要系統(tǒng)自動完成的，隨后在電子文件打印出來之后，用歸檔章印在紙質(zhì)檔案上方，同樣這一點也是由系統(tǒng)自動完成，而相關(guān)的工作人員只需要在紙質(zhì)檔填寫裝盒號就完成了，不需要再像以往那樣逐項填寫，這也大大提升了相關(guān)工作人員的工作效率。所以說標(biāo)準(zhǔn)借口，對于加強(qiáng)電子、紙質(zhì)方案集成化管理效率是一座里程碑。

（三）建立健全電子檔案與紙質(zhì)檔案一體化服務(wù)平臺。一體化檔案服務(wù)體統(tǒng)，簡單說就是統(tǒng)一將解凍文件管理、結(jié)果控制文件的管理服務(wù)，從而實現(xiàn)不同用戶的多元化需求，同時這也是提高文件管理效率的好方法，可以一定程度上實現(xiàn)結(jié)果管理。有關(guān)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步進(jìn)行需要更深入的分析、探討，真正將檔案信息的各種形式合理利用起來，使得用戶能夠在最短時間內(nèi)尋找到想要閱讀的檔案文件，即使分處不同資源類型及形式，也能很好完成信息服務(wù)，通過建立健全檔案融合服務(wù)平臺、用戶配置文件的通知標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站，建立一個能夠全面發(fā)展的一體化服務(wù)，一方面可以為用戶提供方便高效的在線咨詢服務(wù)，也能實現(xiàn)移動遠(yuǎn)程的用戶服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺就是一個幫助用戶遠(yuǎn)程控制，查詢預(yù)約以及特殊服務(wù)的功能，即使對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺了解不多的，也可以輕松實現(xiàn)文件瀏覽網(wǎng)絡(luò)資源以及服務(wù)電子檔案全文搜索等快捷服務(wù)。借助于權(quán)限管理系統(tǒng)，可以讓用戶與文件信息更緊密，這樣一來在用戶需要借助網(wǎng)絡(luò)信息資源導(dǎo)航進(jìn)行資源導(dǎo)航時，就可以簡單地根據(jù)用戶角色的不同來高速、準(zhǔn)確的確定所需內(nèi)容，在這種模式下，用戶可以通過咨詢機(jī)構(gòu)，來達(dá)成電子檔案與紙質(zhì)信息檔案的綜合一體化管理。從而更加有效的幫助用戶解決麻煩，從側(cè)面也減輕了相關(guān)工作人員的工作量，提升了工作效率。

六、結(jié)語

總而言之，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在很多共同點，兩者是相互影響、相互促進(jìn)的關(guān)系，因為紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，很多電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展而來，并延用了紙質(zhì)檔案的一些管理方法，只是存在的形式不同，所以紙質(zhì)檔案與電子檔案是能夠并存的。電子檔案與紙質(zhì)檔案同時也存在的很多不同點，所以在促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時需要提前了解紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點及應(yīng)用范圍，同時還需要對兩者進(jìn)行比較，以便于找出最佳了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理方法及檔案工作策略。故此，上文基于紙質(zhì)檔案、電子檔案及兩者之間的比較，分析了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存下的檔案工作策略。