對電子文件檔案管理工作的思考

文/邯鄲市中心醫(yī)院 谷利英

隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應用，相對于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理帶來便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。人們積極應對信息化，不僅要關注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩(wěn)妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術基礎上的運動新規(guī)律。電子文件需要全新的管理形式，下面，是筆者對文件在實行電子檔案化管理方面的思考。

一、電子文件檔案的優(yōu)越性

在電子文件的優(yōu)勢方面，不能否認，新形勢下電子文件的便捷度與高效率的廣泛應用給傳統(tǒng)的紙質文件帶來了一種沖擊。

首先，操作簡便、自動分類組合、便于管理，是電子文件的顯著特點，在管理上徹底顛覆了以往手工檢索、分卷管理、人工分類存檔調動的格局。并且其容量小，虛擬存在的方式大大節(jié)省了庫房等儲存空間，同時電子檔案還有利于遺漏文件的補漏增缺，傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。檔子檔案的管理可以彌補這個遺憾，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下健，修改一下檔案目錄就可以了。也避免了紙質文件將隨時間與數(shù)量累積儲存，一旦存儲不當導致?lián)p毀將無法復原的隱患。其次，檢索迅速、資源共享，是相對于現(xiàn)代化模式下電子文件最有利的優(yōu)勢。以往紙質檔案資料，因其重要性，借閱需要經(jīng)過申請手續(xù)，并且需到指定資料存儲地點進行人工檢索。但在信息化辦公系統(tǒng)中，資料庫是內(nèi)部相關部門共享的，可以依照規(guī)定通過內(nèi)部網(wǎng)直接檢索并且對文檔信息進行拷貝儲存。電子文件不受地域與空間的制約，可以同時異地進行檢索、瀏覽、編輯與應用。為人類生活創(chuàng)造了以往難以想象的效率空間。

電子檔案有利于檔案的保密。過去查閱檔案時是整卷查找。查閱人可以看到整卷內(nèi)容?，F(xiàn)在電子檔案管理，查閱人只需輸入需要查找文件的編目就可以了，無法接觸其他文件，從而達到文件的保密要求。

二、電子文件檔案區(qū)別于傳統(tǒng)歸檔方式

（一）電子文件檔案歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網(wǎng)絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失和病毒的破壞；傳統(tǒng)紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，在管理中使得電子檔案流程性更為突顯。

（二）對電子文件在保管及分類、編目方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；而傳統(tǒng)紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

三、電子文件檔案與紙質文件檔案的轉化與共存

在現(xiàn)代化社會中，因為電子文件獨有的便捷性與效率性特點，決定了其自出現(xiàn)開始就將與紙質文件共存于世。但是在實踐當中我們不難發(fā)現(xiàn)，兩者之間具有相互的共性、異性，同時也有相互的轉化性。

在科技迅猛發(fā)展的當今社會，優(yōu)勝劣汰并非單純在于新舊理念交接問題，而是因為舊式的處理方法已無法滿足當今高精確、高質效的作業(yè)需求。先有了紙質文件之后，根據(jù)辦公利用等方面的所需形成了相應的電子版本，在現(xiàn)代化趨勢下，人們通常把紙質文件進行掃描和輸入，以成電子文件作為執(zhí)行依據(jù)。這不僅僅局限于網(wǎng)絡辦公，更主要的是符合現(xiàn)代快節(jié)奏、高壓力的辦公效率。時代的交替，使計算機技術引領下的信息化辦公取代了以往效率低下的辦公模式。

電子文件可以實現(xiàn)實際工作生活當中隨時應用到所有需要應用的信息資料，跨越了時間和空間的限制，大幅提升了辦公效率。但正因為網(wǎng)絡信息資源具有其開放性和共享性，且一旦文件被篡改，電子文件又缺乏其本身的證據(jù)保留性，因此，網(wǎng)絡信息安全問題成為電子文件安全性與完整性的一項重大威脅。當體驗了電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶的現(xiàn)代化體驗之后，人們逐漸發(fā)現(xiàn)，最傳統(tǒng)的紙質文件儲存方式竟是目前信息化發(fā)展社會當中，最穩(wěn)妥、最實際的資料儲存方式，其依然是占據(jù)著整個社會并起主導作用的文件模式。所以，人們把電子文件利用現(xiàn)代化設備進行輸出，轉變成為紙質文件，以進行有效遞交與長期保存。

但有些時候，文件被歸檔后需要進行紙質、電子兩種文檔類型一起儲存，在業(yè)務流轉與應用當中，紙質與電子兩種版本又同時出現(xiàn)，且被同時利用。這種模式被稱作為“雙軌制”，是一種更加全面、更加深入、更加進步的應用與管理形式。

四、加強技術防范，消除泄密隱患

紙質檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎部分。這個基礎必須夯實。作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發(fā)利用檔案信息資源作貢獻。同時，隨著科學技術的發(fā)展，電子檔案異軍突起，已有超越紙質檔案的趨勢。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，應對高科技的挑戰(zhàn)，已是當務之急。凡涉密網(wǎng)絡一定要與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離；定期進行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。筆者以本單位工作實際為例，在內(nèi)外網(wǎng)密級文件管理上，按規(guī)定做到專機專用，使涉密計算機不聯(lián)網(wǎng)、涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密，內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不轉載到外網(wǎng)上或其他公共網(wǎng)，也不在涉密與非涉密計算機之間互用。涉密移動盤不上聯(lián)網(wǎng)計算機，硬盤帶數(shù)據(jù)的變舊電腦須統(tǒng)一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關系，使檔案的保密利用工作取得較好的成效。

五、要加強電子檔案的開發(fā)利用

電子檔案的開發(fā)是現(xiàn)代檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)保密的重要標志之一，也是目前檔案工作的中心環(huán)節(jié)。衡量一個單位檔案工作的標準，不只是看它收集了多少有價值的檔案和加工整理的情況、保管工作如何，更重要的是看它所收藏檔案的信息傳遞和信息開發(fā)，將信息資源快速、準確、完整地提供給所需要的單位。特別是檔案信息部門更應該發(fā)揮自身的優(yōu)勢，明確自身的職責，做到電子檔案利用與紙質檔案利用的互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案利用質的飛躍，并且還需更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動為主動，變靜態(tài)為動態(tài)，加強各單位之間業(yè)務的橫向聯(lián)合，從而使信息資源得到充分的開發(fā)與利用，以適應信息社會的要求，發(fā)揮檔案部門的職能作用。