關(guān)于公文處理程序規(guī)范化問題的探討

文/中國水產(chǎn)科學(xué)研究院淡水漁業(yè)研究中心 李?yuàn)櫭?狄瑜 徐奕

近年來，人們對辦公室工作效率和工作質(zhì)量的評判標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不同于以往大概估算的考核方式，現(xiàn)在采取的是一種量化辦公室工作的形式，通常用公文處理的速度和質(zhì)量來作為考核標(biāo)準(zhǔn)，這就對公文處理程序的規(guī)范化程度提出了新的要求。

一、公文處理程序規(guī)范化的意義

（一）公文處理程序規(guī)范化的概念。通常公文處理程序規(guī)范化主要包括兩個(gè)方面：發(fā)文處理和收文處理的規(guī)范程序。發(fā)文處理程序主要是對下級傳達(dá)信息用的，包括文件撰寫與審核、用印登記、發(fā)送文件、實(shí)施情況等；收文處理程序主要承接上級旨意，落實(shí)各項(xiàng)工作，包括文件的接受登記、傳送給各部門、督促落實(shí)的情況等。兩種都涉及需要對公文進(jìn)行整理，有的還要登記在冊，以備后期查用。

公文處理的程序規(guī)范化操作，是當(dāng)前辦公室人員辦公的基本行為準(zhǔn)則。這樣做可以盡量避免公文積壓、拖拉等現(xiàn)象，加快文件處理的速度，以此來保證信息在組織內(nèi)快速、無障礙地流轉(zhuǎn)，使得領(lǐng)導(dǎo)層能作出及時(shí)、準(zhǔn)確的決策。

（二）公文處理程序規(guī)范化的意義。1.縮短公文處理時(shí)間。有了嚴(yán)格規(guī)范的程序化操作，就能使辦公人員分工明確，各司其職，按照規(guī)章程序辦事，熟練操作后就能夠跳過不必要的工作環(huán)節(jié)，提高文件處理的效率。如有些類型的公文是不用登記的，辦公人員若熟悉工作流程，就可以節(jié)省寶貴的時(shí)間，用在其他公文處理上。2.公文處理質(zhì)量有保證。文件處理的質(zhì)量如何，除了與辦公人員的素質(zhì)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)有關(guān)以外，與公文的程序也有很大關(guān)系。比如有的公文可以不用登記在冊，若辦公人員事事墨守成規(guī)，件件公文都要進(jìn)行登記，工作量就會(huì)無形中增加很多，也會(huì)影響后期的公文查找，甚至造成公文流轉(zhuǎn)速度低下、辦結(jié)滯后等現(xiàn)象。3.有助于信息的上下溝通。在組織里，公文及時(shí)接收、登記、落實(shí)，對外會(huì)影響組織與外部信息的溝通交流；對內(nèi)會(huì)影響組織內(nèi)成員之間的信息互通、領(lǐng)導(dǎo)的及時(shí)決策。因此按照程序處理公文，能降低辦公人員隨意操作的可能性，保持信息流通渠道的暢通，提升信息的流轉(zhuǎn)速度。4.提高決策質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)，往往需要大量的參考資料作為支撐和依據(jù)，這其中就包括上級下達(dá)的文件，下級上傳的意見。公文處理程序規(guī)范化可以及時(shí)地、分門別類地匯總這些信息，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供必要的依據(jù)保障和政策支持，使得領(lǐng)導(dǎo)層能夠做出符合民意的決策，減少政策的執(zhí)行阻力，進(jìn)而在樹立領(lǐng)導(dǎo)威信、維護(hù)組織形象等方面，發(fā)揮不可忽視的影響力。

二、公文處理程序規(guī)范化的改進(jìn)措施

（一）公文處理程序規(guī)范化存在的問題。雖然組織內(nèi)部對公文處理的程序都有明確的規(guī)定，但是在實(shí)際的工作中，辦公人員仍或多或少地存在一些問題，常見的有以下兩種：1.部分辦公人員隨意壓縮工作環(huán)節(jié)。公文處理的環(huán)節(jié)，是環(huán)環(huán)承接的，隨意刪減壓縮環(huán)節(jié)，容易導(dǎo)致公文信息傳達(dá)不暢通，影響辦公效率。比如有的辦公人員不重視公文校對環(huán)節(jié)，對措辭、錯(cuò)別字、排版格式等未進(jìn)行商榷，直接下發(fā)公文，會(huì)導(dǎo)致公文的不規(guī)范，影響組織的威信以及接收單位的工作落實(shí)情況。2.部分辦公人員顛倒工作順序。公文處理的程序環(huán)節(jié)是一個(gè)完整的體系，每一個(gè)環(huán)節(jié)的安排都有特定的含義。如果隨意顛倒順序，就容易引起信息傳達(dá)的混亂，削弱公文的價(jià)值。比如，發(fā)文公文一般都需要先撰寫審核，再讓領(lǐng)導(dǎo)簽字確定，如果忽視了正常的程序，先讓領(lǐng)導(dǎo)簽字確定，再去一遍又一遍更改稿件，無形中不僅增加了辦公人員自身的工作量，也會(huì)擠占領(lǐng)導(dǎo)的寶貴時(shí)間，更有甚者，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)疑辦公人員的辦公素養(yǎng)和技能。

（二）提升公文處理程序規(guī)范化程度的措施。1.提高辦公人員規(guī)范化操作的意識。定期組織辦公人員進(jìn)行辦公程序規(guī)范化的培訓(xùn)交流活動(dòng)，增強(qiáng)辦公人員的思想意識，將培訓(xùn)的技能和知識，內(nèi)化于心，外化于行，切實(shí)提高公文處理的效率和質(zhì)量，降低工作中出現(xiàn)失誤的機(jī)率。2.完善相關(guān)的規(guī)章制度。通過制定嚴(yán)格的收發(fā)公文制度，來規(guī)范辦公人員的工作行為，降低工作的隨意性，避免文件積壓過多、發(fā)文過多執(zhí)行不力等情況。同時(shí)，也要制定獎(jiǎng)勵(lì)制度，通過單位之間、個(gè)人之間的總結(jié)評比，來提升辦公人員的工作積極性，促使辦公人員自覺主動(dòng)嚴(yán)格地履行收發(fā)文的程序。3.提升人員的辦公技能。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們的通訊溝通手段多樣，對辦公人員的操作也提出了新的要求，這就要求辦公人員必須熟悉計(jì)算機(jī)操作，熟練運(yùn)用各類辦公軟件。這需要辦公人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，通過參加培訓(xùn)、交流，自學(xué)等方式，不斷學(xué)習(xí)辦公技能，提高辦公效率，以適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的新要求。4.加大辦公設(shè)備的投入。公文處理程序規(guī)范化的落實(shí)，還需要有先進(jìn)的軟硬件設(shè)備做支撐。加大辦公室辦公設(shè)備投資，置辦必備的計(jì)算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)、辦公電話等硬件設(shè)備，運(yùn)用業(yè)務(wù)協(xié)同平臺（OA）系統(tǒng)等辦公軟件，已經(jīng)成為當(dāng)下辦公必不可少的基礎(chǔ)條件。這些系統(tǒng)及設(shè)備的更新和維護(hù)，有助于節(jié)省公文的收發(fā)時(shí)間，加快公文信息的流轉(zhuǎn)，提升公文處理的速度，從而促使政策的有效制定和落實(shí)。

三、總結(jié)

公文處理程序規(guī)范化程度，是辦公室工作效率和質(zhì)量的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，它既能規(guī)范辦公人員的行為，減少人為隨意性，又能提高公文處理的速度，為領(lǐng)導(dǎo)層作決策提供大量的信息，促使決策的科學(xué)合理化。因此進(jìn)一步深化公文處理程序規(guī)范化程度，需要辦公人員不斷學(xué)習(xí)提高技能，也需要組織的高度重視和大力配合。只有這樣才能使公文處理程序真正做到規(guī)范化，在組織中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和影響力。